Формы - используют для ввода, просмотра записей таблиц (запросов) в специально разработанных для этих целей окнах. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране и представить её в требуемом виде.
Таблицы или запросы можно выводить на экран не только в виде результирующих таблиц, но и в виде красиво оформленных форм. К формам предъявляются повышенные требования по дизайну.
Отчеты – используют для отображения информации, предназначенной для вывода на печать и в режиме просмотра на экране. Отчеты могут включать группировку данных до 3-х уровней, групповые и вычисляемые поля и оформлены соответствующим образом. Сортировка полей по количеству уровней должна соответствовать количеству уровней группировок. Группировочные поля в отчетах должны располагаться в левой части отчетов слева направо по убыванию их старшинства (т.е. 1, 2, 3).
Макросы – предназначены для автоматизации часто используемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая их которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет (используется язык высокого уровня – Visual Basic).
Страницы используются для удаленного доступа к данным, например, через Интернет или корпоративную Сеть Intranet.
При изучении электронных таблиц Microsoft Excel мы видели, что они работают с тремя типами данных: текстами, числами и формулами. Таблицы БД, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных:
· Текстовый – (до 255 символов),
· Поле МЕМО – большие объемы текста (до 65535 символов),
· Числовой
· Дата\время – для хранения календарных дат и текущего времени.
· Денежный
· Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
· Логический – для хранения логических данных (например, ДА или НЕТ).
· Поле объекта OLE – специальный тип данных предназначенный для хранения объектов OLE , например, мультимедийных. Реально в таблице хранятся только указатели на них.
· Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов WEB –Объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.
· Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
Поля БД не просто определяют структуру базы – они ещё определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Остановимся на основных свойствах полей таблиц БД на примере СУБД Microsoft Access.
· Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
· Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
· Размер поля
· Формат поля – способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
· Маска ввода – средство автоматизации ввода данных.
· Значение по умолчанию - средство автоматизации ввода данных.
· Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный или тип даты ).
· Обязательное поле
· Пустые строки.
· Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться на дублирование, что позволяет автоматически исключить повтор данных.
Следует обратить внимание на то, что в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.
