Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют пользователю решать свои задачи, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию на языке Visual Basic. Пользователь осуществляет работу с объектами Access, используя команды меню и кнопки управления панелей инструментов.
Для автоматизации работы пользователя при создании объектов Access используются специализированные диалоговые средства, называемые Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать или модифицировать любой объект Access.
Другим средством автоматизации работы пользователя являются, так называемые, Мастера. Практически для любых работ имеется свой мастер (Wizard), который помогает их выполнить. Как правило, Мастер предусматривает выполнение требуемой работы (создание объекта, разделение базы данных и т.п.) за несколько этапов (шагов). На каждом шаге выводится диалоговое окно, в котором пользователь должен задать те или иные характеристики требуемой работы, причем число этих характеристик минимально. Все остальное Мастер реализует по умолчанию в соответствии с заложенным в него алгоритмом.
Таким образом, система Access предоставляет значительное количество разнообразных средств для автоматизации работы пользователя при создании собственных приложений.
Все современные СУБД поддерживают ссылочную целостность. В Access она поддерживается на нескольких уровнях
· запрет на ввод значения, нарушающего ссылочную целостность
· запрет на удаление из таблицы строки, если этим будет нарушена ссылочная целостность
· возможность автоматического каскадного удаления или обновления связанных данных
Для того чтобы запустить ACCESS необходимо:
· нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола
· открыть в главном меню пункт Программы
· выбрать программу ACCESS
При запуске системы появляется окно «Microsoft Access», а справа - панель Приступая к работе, состоящая из двух частей: Office в Интернете и Открыть . Выберите раздел Открыть Если эта панель задач не открыта, то выполните команду меню Файл-Создать. Появится справа панель Создание файла
Из списка выберите необходимую команду:
1. новая база данных
2. пустая страница доступа к данным
3. проект с имеющимися данными
4. проект с новыми данными
5. из имеющегося файла
Выберем режим Новая база данных. Появится окно Файл новой базы данных, в котором надо указать имя БД и выбрать папку для ее хранения. В результате система сохранит ваш файл с расширением .mdb и откроет окно для работы с новой БД.
В результате появится новое диалоговое окно «База данных». Это особое окно ACCESS, которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать необходимый режим работы. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого объекта: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, а также раздел Группы.
Щелкнув по ярлыку мышкой, в правой части окна отображается список соответствующих объектов.
С каждым объектом БД можно работать в двух режимах.
Первый режим условно назовем режимом выполнения, так как он несколько отличается для разных типов объектов.
Второй режим – режим Конструктора. Он применим ко всем объектам и предназначен для создания и корректировки объектов.
Раздел Группы содержит одну предопределенную группу Избранное, но можно с помощью правой кнопки вызвать контекстное меню и создать новую группу. Группы предназначены для более быстрого доступа к наиболее часто используемым объектам.
Чтобы создать ярлык объекта в группе, нужно выделить этот объект, вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить в группу. В группу добавляются не сами объекты, а только ссылки на них.
В верхней части окна расположена панель инструментов, содержащая восемь кнопок: Открыть, Конструктор, Создать, Удалить (эти команды относятся к активному объекту) и 4 последние кнопки позволяют переключать режим просмотра списка объектов (крупные значки, мелкие, список, таблица).
Можно установить параметры и свойства системы, которые будут срабатывать при запуске. Для этого надо выполнить, находясь в окнеБаза данных, команду меню Сервис-Параметры. Появится окно с восемью вкладками. Можно установить: границы печатного поля, режим сжатия БД при закрытии, длину текстового поля по умолчанию, шрифт, цвет и т.п.
Сохранение и закрытие БД.
1. При создании новой БД, перед тем как дать возможность ее заполнить, программа сохраняет пустой файл на диске.
2. При изменении данных, представленных в виде таблице или в виде формы программа автоматически сохраняет сделанные изменения. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, откройте вкладку Сохранение. Установите флажок автосохранение.. В поле минут укажите нужный интервал сохранения файлов.
3. При изменении шаблона, лежащего в основе БД, сохранять данные надо вручную командой Файл-Сохранить.
4. Создание новой БД или открытие уже существующей приводит к тому, что существующая открытая база закроется. Открыть несколько баз данных одновременно можно следующим образом: запустить программу Access еще раз и открыть в ней обычным образом базу данных или открыть БД с помощью команды Windows Пуск-Документ – имя БД.
5. При создании новой базы система ее сохраняет в формате Access 2000, который хорошо подходит для небольших баз. Для преобразования больших баз в формат Access 2002-2003 выберите команду Сервис-Служебные программы – Преобразовать базу данных-Формат 2002-2003
