Структура отчета

Режим Конструктора

Режим Просмотра образца

Режим Предварительного просмотра

Если в окне База данныхдважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени существующего отчета, то на экране появится отчет в режиме Предварительного просмотра. На рис. 6.17 изображена панель инструментов Предварительный просмотр, а в табл. 6.1 перечислены кнопки панели инструментов и соответствующие им команды меню в режиме Предварительного просмотра.

Режим Просмотра образца применяется при разработке отчета для быстрого просмотра полученной структуры отчета. В этом режиме в отчете отображается лишь часть данных, что значительно ускоряет процесс загрузки данных в отчет для просмотра.

Если отчет открыт в режиме Конструктора, то, чтобы перейти в режим Просмотра образца на панели инструментов Конструктор отчетов, нажмите стрелку справа от кнопки Вид и в раскрывшемся списке выделите элемент Образец. Чтобы вернуться в режим Конструктора и продолжить правку отчета, нажмите кнопку Вид, отображенную теперь на панели инструментов Предварительный просмотр.

Разработку структуры отчета, изменение его внешнего вида, добавление и удаление элементов можно производить только в режиме Конструктора отчетов. Панель элементов, отображаемая в этом режиме, позволяет создавать элементы управления. При этом некоторые элементы управления можно создать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом.

К разрабатываемому отчету можно применить один из предлагаемых Access автоформатов, позволяющих быстро настроить внешний вид отчета. Более того, Access 2002 позволяет создавать свои собственные автоформаты и применять их к другим отчетам.

Чтобы открыть отчет в режиме Конструктора, выделите нужный отчет в окне базы данных и выберите команду Вид, Конструктор(View, Design View) или нажмите на кнопку Конструктор(Design) в окне базы данных.

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Разделы отчета включают:

1. заголовок отчета. Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут выводиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка отображается только на первой странице.

2. примечание отчета; Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавляется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета примечание будет отображено только внизу последней страницы.

3. область данных отчета. Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

4. верхний и нижний колонтитулы страниц отчета.

Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или удалить из отчета с помощью соответствующей команды меню Вид в режиме Конструктора.

Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета. Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчетабудет отмечена флажком. В этом случае команда Вид, Заголовок/примечание отчетапозволяет удалить области заголовка и примечания из отчета.