Преобразование отчета в формат документов Word и Excel
Преобразование отчетов
Вы создаете базу данных, накапливаете в ней данные, редактируете и анализируете их, используя средства Access. В какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, вы представляете их в виде отчета Access — внешне выглядящего как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен. Этот вариант не годится, когда результаты своей работы в виде отчета Access вы хотите передать кому-либо другому, кто не работает с Access или даже, возможно, вообще не имеет дела с базами данных. Самый простой вариант — напечатать отчет на принтере, и тогда формат, в котором он был создан, не будет иметь значения. Но чаще всего отчет требуется передать именно в электронном виде, например переслать по электронной почте или другим способом предоставить данные из отчета, чтобы в дальнейшем они могли быть использованы в других документах.
Для решения этой задачи Microsoft Access предоставляет целый ряд возможностей преобразования отчетов в другие форматы. Это формат документов RTF, с которым можно работать в Word и некоторых других текстовых редакторах, формат электронных таблиц Excel, страницы HTML, разнообразные текстовые форматы (файлы с расширением txt, csv, tab, asc) с возможностью сохранения содержимого отчета на выбор в кодировке Windows, MS-DOS или Unicode, специальный формат снимков отчетов (snapshot). В новой версии Access 2002 к этим форматам добавились страницы доступа к данным и XML.
Access 2002 позволяет преобразовать созданный отчет в документ Microsoft Word формата RTF. Чтобы выполнить такое преобразование:
Откройте отчет в любом режиме или просто выделите его в окне базы данных.
Выберите команду Сервис, Связи с Office, Публикация в Microsoft Word.
В результате Access 2002 создаст файл формата RTF в текущем каталоге, например в папке \Мои документы, по умолчанию используя в качестве имени файла название отчета, а затем откроет его в Word.
С помощью соседней команды меню Сервис, Связи с Office, Анализ в Microsoft Excel можно преобразовать отчет в электронную таблицу Excel. При выборе этой команды автоматически создается новая рабочая книга Excel, в которую помещается рабочий лист с представлением отчета в виде электронной таблицы. В качестве имени файла XLS используется имя отчета.
Работа с отчетами Access 2002 может происходить в трех режимах:
1. В режиме Просмотра образца,
2. В режиме Предварительного просмотра;
3. В режиме Конструктора.
Переключиться из одного режима в другой можно либо с помощью команды Образец, Предварительный просмотрили Конструкторв меню Вид в любом режиме работы с отчетом, либо с помощью кнопки Видпанели инструментов Конструктор отчетовв режиме Конструктора.
Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра отчета в Access в том виде, как он будет выведен на печать. По умолчанию из окна базы данных (при двойном щелчке по отчету или нажатии кнопки Открытьв окне базы данных) отчет открывается именно в этом режиме. Если отчет был открыт в другом режиме, то для перехода в режим Предварительного просмотра выберите команду Вид, Предварительный просмотрили нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид панели инструментов Конструктор отчетови в открывшемся списке выберите элемент Предварительный просмотр.
Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внешнего вида и структуры (макета) создаваемого отчета. В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для просмотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим Предварительного просмотра. Чтобы перейти в режим Просмотра образца, выберите команду Вид, Образецили нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид панели инструментов Конструктор отчетови в открывшемся списке выберите элемент Образец.
В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифицировать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом обычно пользуются разработчики отчетов Access. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид, Конструкторили нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Видпанели инструментов Конструктор отчетови в открывшемся списке выберите элемент КонструкторНа рис. 6.16 показан открытый в режиме Конструктора отчет, создание которого описано в разд. "Создание отчета с помощью Мастера отчетов"этой главы.
