Отчеты во многом похожи на формы и позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на, экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.
Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом:
1. Создать почтовые наклейки;
2. Добавить эмблему или рисунок;
3. Сгруппировать записи по дате исполнения;
4. Вычислить итоговые значения;
5. Представить данные на диаграмме.
Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса, являющихся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре.
Отчеты можно создавать:
1. Автоматически (автоотчеты)втоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.
Для создания автоотчета необходимо: на панели объектов окна База данныхщелкнуть по ярлыку Отчеты,затемСоздать. Появится диалоговое окно Новый отчет. В списке диалогового окна Новый отчетвыделите один из элементов: Автоотчет: в столбецили Автоотчет: ленточныйВ поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов БД, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.
В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.
2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов. Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Чтобы создать простой отчет необходимо:
1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчетыи нажмите кнопку Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет
2. В списке диалогового окна Новый отчетвыделите элемент Мастер отчетов. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нужно определить, какие поля включить в отчет. Далее нужно следовать инструкциям мастера.