Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, в программе Excel имеются средства для автоматизации ввода: автозавершение, автозаполнение числами, автозаполнение формулами.

Автозавершение.

Этот метод используется для текстовых данных. Если при вводе текста в ячейки одного столбца есть повторяющийся текст (введенный в столбец выше), то Excel автоматически дополняет его. Нажатие клавиши ENTER подтверждает автозавершение, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без пустых ячеек.

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши непосредственно под столбиком ячеек и из появившегося контекстного меню выбрать команду Выбрать из списка, после чего выбрать нужную запись в столбце. Чтобы отключить функцию автозавершения, надо задать команду Сервис-Параметры-Правка, и убрать флажок Автозавершение значений ячеек.

Автозаполнение числами.

В правом нижнем углу рамки текущей ячейки есть черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Заполнение прогрессией.

Чтобы точно задать условия заполнения ячеек надо задать команду Правка-Заполнить-Прогрессия. В открывшемся окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение, как производить заполнение – по строкам или столбцам. Если поставим переключатель в положение Даты, то в группе переключателей Единицы можно выбрать для заполнения день, рабочий день, месяц или год.

Автозаполнение формулами.

Эта операция выполняется также, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки: относительные ссылки изменяются – при автозаполнении вниз меняется номер строки, при заполнении вправо меняется обозначение столбца. Абсолютные ссылки остаются без изменения.

Правила обновления ссылок при автозаполнении.