Создание отчета

Создание отчета в Access можно выполнить различными способами. Существует шесть способов создания отчета. При этом используются следующие инструменты:

· Конструктор. Наиболее сложный способ, но он позволяет создать отчет любой структуры.

· Мастер отчетов. Предоставляет удобный способ для создания отчетов на базе одной или нескольких таблиц.

· Автоотчет: в столбец. Позволяет создать отчет, в котором все поля размещены в одном столбце.

· Автоотчет: ленточный. Предназначен для создания отчета ленточного формата, в котором все поля размещены вдоль печатного листа.

· Мастер диаграмм. Создает отчет, содержащий диаграмму.

· Почтовые наклейки. Позволяет создать отчет, который можно использовать для распечатки почтовых наклеек.

Режим конструктора являет наиболее эффективным из них, но и самым сложным в применении. В принципе, для создания большинства стандартных отчетов вполне достаточно двух мастеров Access. Самый простой способ создания отчета в Access за­ключается в использовании мастера автоотчета. Этот мастер не задает никаких вопросов – он пы­тается самостоятельно создать максимально подходя­щий отчет.

Более гибкой возможностью является использование Мастера отчетов. Именно этот Мастер наиболее часто используется при первоначальном создании документа. При любом способе создания отчета сначала выбирается источник данных, на основании которого будет сформирован отчет (таблица, несколько таблиц, запрос). Использование Мастера отчетов предполагает выполнение нескольких шагов:

1. Выбирается источник отчета.

2. Выбираются поля, которые войдут в отчет. Поля надо выбирать в том порядке, в котором они должны войти в отчет.

3. Выбираются уровни группировки. Можно выбрать несколько уровней.

4. Задается порядок сортировки. Можно выбрать несколько полей.

5. Чтобы вывести итоговые значения, надо нажать кнопку Итоги, после чего будет выведено диалоговое окно, в котором будут перечислены поля числового типа, включенные в отчет, необходимо выбрать поле и агрегирующую функцию.

6. Следующие шаги позволяют выбрать вид и стиль отчета, а также задать его имя. Если имя отчета не задано, то по умолчанию выбирается имя, совпадающее с именем таблицы или запроса. Заданное имя отчета выступает в двух ролях: как имя объекта-отчета в БД, и как название документа, выводимое в заголовке отчета. Если переименовать объект после его создания, то названия документа при этом не изменится.

Пример отчета

Рисунок 51. Фрагмент отчета, созданного мастером