Вычисляемые поля используются для вывода результатов вычислений в формах. Для включения его в форму следует использовать текстовое поле. Выбрав этот элемент на панели элементов, надо поставить курсор на нужное место формы. При этом будет создан элемент, состоящий из двух частей — имя поля и значение поля. Чтобы ввести выражение для вычисления значения поля, следует выделить соответствующий элемент, щелчком правой кнопки мыши вывести на экран контекстное меню, выбрать в нем строку «Свойства», в появившемся окне «Поле» перейти на закладку «Данные» и в строке «Данные» ввести требуемое выражение. Оно может вводиться «вручную» либо строиться с использованием Построителя выражений. Выражение, вводимое в поле, должно начинаться со знака равенства. Для того чтобы воспользоваться построителем, следует нажать на кнопку с многоточием. Построение выражение выполняется как обычно.
Пример: Нужно, чтобы в форме Студент выводился не дата рождения студента, а его возраст. Для этого надо:
1. В режиме Конструктор создать в форме элемент вычисляемое поле, состоящее из имени поля и значения.
2. Имя поля (Надпись) изменить на «Возраст».
3. Для значения поля вызвать с помощью контекстного меню диалоговое окно Свойства.
4. В строке Данные ввести формулу для вычисления возраста (рис 45).
Рисунок 45. Запись формулы для вычисления возраста
Рисунок 46. Форма с вычисляемым полем Возраст
Под отчетом в Access понимается любой выходной документ: список (например, студентов), письмо, адрес, печатающийся на конверте, традиционный отчет. Для создания отчетов используются генераторы отчетов. Отчеты позволяют:
· производить группировку данных;
· вычислять многоуровневые, промежуточные и общие итоги по отдельным полям;
· вводить в отчеты вычисляемые поля;
· выводить в отчеты данные из разных источников;
· включать в отчеты данные, отобранные по разным критериям;
· использовать различные формы представления информации;
· качественно оформлять выводимые данные.
Отчеты имеют много общего с формами. Однако они в отличие от форм не предназначены для ввода и правки данных в таблице. Они только позволяют выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, в файл (рис. 47). Чаще всего отчеты используют для вывода информации на печать. Для документов, даже одинаковых по содержанию, могут использоваться разные приемы оформления в зависимости от того, куда осуществляется вывод информации.
Источниками для получения отчетов могут быть таблицы, запросы, а также записи, отобранные с помощью фильтров.
Рисунок 47. Схема формирования отчетов
Различают отчеты анкетной и табличной формы. При анкетной форме данные об одном объекте (студенте, сотруднике, товаре) размещают один под другим, слева указывается название атрибута поля, справа – его значение. После вывода информации об одном объекты выводится информация о следующем объекте.
Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названиями атрибутов в заголовках столбцов. Данные о каждом объекте представляются в одной строке.
Рисунок 48. Табличная форма отчета
Рисунок 49. Анкетная форма отчета
Табличные документы могут включать одну таблицу или несколько таблиц (обычно разной структуры). Документ может занимать одну или несколько страниц в зависимости от объема и выбранного способа оформления. В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы, которые несут разную смысловую нагрузку (рис.50). В реальном документе некоторые разделы могут отсутствовать.
Рисунок 50. Структура отчета
Заголовок отчета и Примечание отчета относятся ко всему документу. Заголовок и Примечание могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно, либо выноситься на отдельные листы.
Для каждой страницы выделяют верхний и нижнийколонтитул (в колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.), основной областью является область данных.
Кроме того, в документе может быть обеспечена группировка данных, причем эта группировка может быть многоуровневой. В этом случае для каждого уровня группировки могут быть созданы разделы заголовка и примечания группы. Группировка обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых значений для каждой группы (суммы, количества элементов в группе). При этом возможно получение итоговых документов, содержащих только итоговые значения, детальных документов, содержащих только детальные строки и смешанных, содержащих как детальные строки, так и итоговые.
Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче сведений о студентах в анкетной форме, в конце документа можно подсчитать количество студентов. Документы, которые содержат информацию из баз данных, называются фактографическими. Кроме них, можно создавать документы, которые содержат текстовую информацию, в которую включаются данные из БД (письмо). Такие документы называются документографическими.
