Запросами на изменение называются запросы, которые за одну операцию изменяют или перемещают несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:
· запросы на удаление,
· запросы на обновление,
· запросы на добавление записей,
· запросы на создание таблицы.
Первоначально запросы на изменение базы данных создаются как запросы-выборки. Затем в режиме конструктора запросов выбирается тип запроса, при этом в бланке запроса появляются дополнительные строки настройки запроса (Удаление, Обновление, Добавление).
· Запросы на удаление удаляют группу записей из одной или нескольких таблиц. При удалении записей с помощью запроса на удаление отменить операцию невозможно. Поэтому, прежде чем выполнить такой запрос, необходимо просмотреть выбранные для удаления данные. Для этого откройте запрос в режиме конструктора и на панели инструментов нажмите кнопку Вид и просмотрите запрос в режиме таблицы. Перед удалением записей рекомендуется делать резервные копии данных. Таким образом, если были удалены не те записи, их можно восстановить из резервных копий.
· Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах, т.е. изменять значения полей во всех или в группе записей таблиц в соответствии с заданными условиями. Перед обновлением данных также можно предварительно просмотреть результаты обновления полей таблицы, нажав кнопку Вид в режиме конструктора запросов.
· Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец другой таблицы. В запросе на добавление могут использоваться условия отбора. Добавление записей возможно также, если некоторые поля из одной таблицы не существуют в другой.
· Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Форма является удобным средством для просмотра содержимого БД, а также для ввода новых данных илиредактирования существующих. Форма обычно отображает поля одной строки таблицы или запроса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и уменьшить количество допускаемых ошибок ввода. Для этого форма снабжается:
· форматами ввода;
· условиями проверки вводимых данных;
· масками ввода для ввода стандартизованной информации;
· пояснительным текстом;
· группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.
Форма содержит следующие разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы и примечание.
Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати — в верхней части первой страницы.
Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких.
Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати — на последней странице после области данных.
Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.
Нижний колонтитул может содержать дату, номер страницы и любые другие сведения, которые должны отображаться в нижней части каждой страницы. Нижний колонтитул появляется только при печати формы.
При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели элементов.
В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.
С формой можно работать в 3-х основных режимах:
· в режиме конструктора;
· в режиме формы;
· в режиме таблицы.
Формы, присоединенные к данным, можно открывать также в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа анализа данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
Основные виды форм:
· простая форма по одной таблице;
· простая форма по связанным таблицам;
· простая форма на основании запроса;
· форма со списком или с полем для списка;
· составная форма;
· форма-меню с кнопками управления.
· форма в виде сводной таблицы.
Составная форма содержит главную форму и подчиненные ей формы. Подчиненныеформы позволяют решать следующие задачи:
- отображать отношения один-к-одному или один-к-многим между таблицами или запросами, например, в главной форме выводят только категорию товаров, а в подчиненной - полный список товаров, относящихся к этой категории.
- обновлять записи в разных таблицах с помощью одной формы.
При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет подчиненной формы.
Допускается вставка в главную форму нескольких подчиненных форм.
Возможна вставка в главную форму двух вложенных друг в друга подчиненных форм. Это означает, что в форму вставлена подчиненная форма, которая сама содержит подчиненную форму. Для ссылки на значение элемента управления подчиненной формы используют выражение.
Если для свойства формы “Допустимые режимы” задано значение "Все", то в режиме формы для главной формы допускается вывод подчиненной формы, как в режиме формы, так и в режиме таблицы. Для перехода в режиме формы из подчиненной формы в главную следует щелкнуть мышью на любом поле в главной форме. Для перехода из главной формы в подчиненную следует щелкнуть мышью на любом месте подчиненной формы (или выбрать имя подчиненной формы в раскрывающемся списке "Переход к полю" на панели инструментов).
Примечания
1.Для отказа от данных только что введенных в запись необходимо 2 раза нажать клавишу «Esc».
2.В режиме конструктора форму можно преобразовать в отчет, если выполнить команду ФАЙЛ/Сохранить как отчет.
