Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.
Основные виды отчетов:
- одноколонный (простой) отчет;
- многоколонный отчет;
- табличный отчет;
- отчет с группировкой данных и подведением итогов;
- отчет по связанным таблицам;
- связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);
- отчет слиянием с документом Word (составной документ);
- перекрестный отчет.
Основные разделы отчета
- заголовок отчета (начало отчета);
- верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);
- область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);
- область данных (основная часть отчета);
- область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);
- нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);
- область примечаний (печатается в конце отчета).
В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:
-Сортировка и группировка;
- Список полей;
- Свойства.
Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках левой половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки правой половины окна позволяют задать порядок сортировки и условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.
Столбец "Поле/выражение". В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.
Столбец "Порядок сортировки". В ячейках выбирают порядок сортировки "По возрастанию" или "По убыванию" для поля или выражения в этой строке.
Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.
Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.
Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме «Конструктор»:
- команду ФАЙЛ/Настройка печати;
- нажать кнопку Дополнительно;
- в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)
Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:
- вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета;
- объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.
Для создания связанного отчета необходимо:
1. Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.
2. Открыть главный отчет в режиме конструктора.
3. Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.
4. Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати подчиненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчиненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления.
5. Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом.
Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом следует открыть бланк свойств подчиненного отчета и задать значения свойств Подчиненные поля и Основные поля. По возможности, значения этих свойств устанавливаются автоматически средствами Microsoft Access.
Примером подчиненного отчета может быть отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп, а главный отчет - это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле “N группы”. Главный отчет создается мастером на базе запроса “Факультет-группа” как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы “Студент” как отчет с группировкой.
Примечания
Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.
В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет.
