MS Access позволяет применять 3 вида фильтров для работы с таблицами: Фильтр по выделенному, Фильтр для. и Расширенный фильтр.
Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.
При установлении связи нужно определить какая таблица является главной, а какая - подчиненной.
Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.
Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.
Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.
Запрос - это средство Access для выборки данных из базы данных в форме таблицы, выполняемой по заданному условию, а также для выполнения определенных действий над табличными данными.
Условие может определять:
- порядок сортировки выводимых данных;
- фильтрацию данных;
- вычисляемые поля;
- вывод данных из нескольких связанных таблиц;
- и т.п.
Запросы по существу являются псевдотаблицами и их можно использовать также как и таблицы. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных БД. С помощью запроса создается временная таблица - динамический набор данных.С помощью запроса можно осуществить выборку данных сразу из нескольких таблиц. В Access в запросе можно использовать до 32 таблиц. В одном запросе можно проводить сортировку по 10полям.
Все запросы можно разделить на 2 группы:
· запросы-выборки;
· запросы действия.
Запросы-выборки извлекают данные из таблиц в соответствии с заданными условиями
Основные виды запросов-выборок:
· запрос-выборка по одной таблице с заданными ключами сортировки (таблицы, рассортированы только по одному ключу);
· запрос с критерием поиска;
· запрос перекрестный;
· запрос с параметром;
· запрос с вычисляемым полем;
· запрос с итогами;
· запрос к связанным таблицам.
Запросы-действия предназначены для выполнения требуемых действий над данными таблиц. Они позволяют добавлять, изменять или удалять данные. В Access существует 4 вида запросов-действия:
· запрос на удаление;
· запрос на замену (обновление);
· запрос на создание новой таблицы;
· запрос на добавление новых записей в таблицу.
При составлении запроса используется таблица описания запроса, имеющая 4 основные строки. Количество столбцов таблицы определяется количеством полей, которые в нем будут использоваться.
1-ая строка таблицы называется Поле. В ней содержатся имена полей. Поле может быть вычисляемым. Тогда в соответствующей ячейке содержится выражение для вычисления значения этого поля.
2-ая строка таблицы называется Сортировка. Она определяет способ сортировки по соответствующему полю (по возрастанию, по убыванию или без сортировки).
3-ья строка таблицы управляет Выводом на экран значения соответствующего поля
4-ая строка таблицы называется Условием отбора. Содержит критерии, по которым производится отбор записей в динамический набор данных.
При записи в таблицу условий в одну ячейку таблицы можно поместить до 1024 символов. Одно и то же поле может записываться в строку таблицы описания запроса несколько раз.
При записи в запросе условия можно объединять критерии при помощи операций И (AND) или ИЛИ(OR).
