СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS

Выполнение запросов на создание таблицы, добавление и удаление записей

Примечания

Открытие запроса в режиме конструктора

Открытие или запуск запроса

В режиме конструктора можно открывать различные запросы: запрос на выборку, перекрестный запрос и запрос на изменение. Запрос на выборку и перекрестный запрос также можно открыть в режиме таблицы для просмотра результатов.

Запрос на изменение нельзя открыть в режиме таблицы. Однако в этом режиме можно выполнить предварительный просмотр данных, которые будут задействованы в запросе на изменение.

1. В окне базы данных щелкните значок Запросы в списке Объекты.

2. Выберите запрос , который требуется открыть, и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных.

· Если форма, отчет или страница доступа к данным основаны на запросе, то открыть этот запрос для изменения макета можно прямо из формы, отчета или со страницы доступа к данным. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку .

· Если в последний раз запрос был сохранен в режиме SQL, то в этом же режиме он будет отображен при следующем открытии запроса с помощью кнопки Конструктор на панели инструментов окна базы данных.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. Для предварительного просмотра записей, которые будут затронуты при выполнении запроса, нажмите кнопку Вид на панели инструментов и проверьте записи. Для получения сведений о предварительном просмотре нажмите кнопку . Для возврата в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

3. Для выполнения запроса нажмите кнопку Запуск на панели инструментов.

Примечание. Чтобы прервать выполнение запроса, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

Для получения дополнительных сведений о просмотре результатов выполнения запросов на создание таблицы, добавление и удаление записей нажмите кнопку .

Для получения сведений о просмотре результатов выполнения запроса на обновление нажмите кнопку .

Sub HelpPopup(sFile,sID) L_SecurityT1_ErrorMessage="Отображение этой процедуры невозможно, так как в обозревателе установлен" L_SecurityT2_ErrorMessage="слишком высокий уровень безопасности или неправильно установлен элемент управления ActiveX Ouactrl.ocx." L_SecurityE1_ErrorMessage="- Установите в обозревателе более низкий уровень безопасности" L_SecurityE2_ErrorMessage="- Если это сообщение появляется и после установки более низкого уровня" L_SecurityE3_ErrorMessage=" безопасности, обратитесь к системному администратору для выяснения" L_SecurityE4_ErrorMessage=" причин неправильной установки элемента управления ActiveX" L_SecurityE5_ErrorMessage=" Файл Ouactrl.ocx находится в той же папке, где установлен пакет Microsoft Office." sSecurityMSG=L_SecurityT1_ErrorMessage & chr(13) & L_SecurityT2_ErrorMessage & chr(13) & chr(13) & L_SecurityE1_ErrorMessage & chr(13) & L_SecurityE2_ErrorMessage & chr(13) & L_SecurityE3_ErrorMessage & chr(13) & L_SecurityE4_ErrorMessage & chr(13) & L_SecurityE5_ErrorMessage L_App_DialogTitle="Справка Microsoft Office" On Error Resume Next r=oua.HelpPopup(sFile,sID) If Err0 Then Msgbox sSecurityMSG,48,L_App_DialogTitle End Sub

Теоретический материал

СУБД Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.

СУБД Access позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули.

Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы - это поле. Столбецсодержит однотипную информацию.

· Длина имени таблицы - не более 64 символов.

· Длина имени поля - не более 64 символов.

· Количество полей в одной таблице - не более 255.

· Количество записей - неограниченно.

· Суммарный объем информации во всей БД - не более 1 гигабайта.

· Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):

1. ТекстовыйКороткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

2. Поле MemoДлинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 65 536 символов.

3. ЧисловойОбщий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых дан­ных. Длина - 8 байт. Точность – 15 знаков.

4. Дата/времяЗначения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

5. ДенежныйДенежные значения. Числа представляются с двумя знаками по­­с­ле запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

6. СчетчикАвтоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.

7.Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

8. Поле объекта OLEОбъекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Micro­soft Access через элемент управления в форме или отчете. Максимальный объем информации объекта OLE -1 Гбайт.

9. Гиперссылка. Поле, в котором сохраняются адреса гиперссылок, позволяющих переходить к файлам, фрагментам файлов или веб-страницам. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 знаков

Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

Первичный ключ - это специальный тип индекса, который однозначно иденти­фицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько полей, но зна­че­ние первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.

Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требую неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.