Как и для любого объекта базы данных в Microsoft Access, для создания отчетов может применяться два инструмента: мастера и конструктор. В Microsoft Access используются следующие мастера.
1. Мастер Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. Служат для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.
2. Мастер отчетов. Позволяет создать отчет на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и генерирует отчет на основании полученных ответов.
3. Мастер диаграмм. Служит для формирования отчетов в форме диаграмм на основе данными из доступных таблиц, запросов или других источников записей. Для создания диаграмм используют приложение Microsoft Graph. Получаемые диаграммы могут иметь глобальный характер (включают все данные из таблицы или другого источника) или носить локальный характер (отражают отдельные закономерности или итоги на основе представления отдельных записей).
4. Мастер почтовых наклеек. Позволяет создать наклейки на основе нескольких полей таблицы или запросов.
После создания отчета с помощью мастера его можно изменить в режиме конструктора.
Более гибкую процедуру формирования отчета можно реализовать в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
Рис. 1.74. Таблица Регион_поставщик_нов
Создание отчета с помощью мастера сводится к формированию структуры в интерактивном режиме и по своей сути ничем не отличается от конструирования таблиц, запросов или страниц доступа к данным. Пример создания отчета на основе таблицы Регион_поставщик_нов (рис. 1.74) с помощью мастера отчетов показан на рис. 1.75. Применена структура отчета блочная1 и выполнена группировка по полю Продукты. Итоги подведены по полю Оплачено.
Рис. 1.75. Отчет, полученный на основе таблицы Регион_поставщик_нов
Для получения интегрированных сведений о работе регионов добавим в отчет (рис. 1.75) диаграмму, которая должна содержать итоги плановых поставок каждого продукта регионами-поставщиками. Чтобы реализовать алгоритм создания такого отчета, вставим в него сначала суммарные сведения по полю План. Для этого лучше всего снова запустить мастер отчетов и на шаге задания порядка сортировки и вычислений нажать кнопку Итоги и для поля План установить флажок Sum. Затем выполнить все последующие шаги работы с мастером и переключиться в режим конструктора отчетов, нажав кнопку Вид на панели инструментов Конструктор отчетов. В результате получим макет отчета, представленный на рис. 1.76. Дальнейшие действия по внедрению диаграммы сводятся к реализации следующей процедуры.
Рис. 1.76. Макет отчета, полученный на основе таблицы Регион_поставщик_нов
Рис. 1.77. Мастер создания диаграмм (шаг 1)
Д2. Щелкнуть мышью по разделу Примечание группы 'Продукты' макета отчета для вставки графического элемента, содержащего область диаграммы. На экране откроется диалоговое окно Создание диаграммы мастера диаграмм (рис. 1.77 – выбор источника данных). В группе Показать необходимо установить переключатель Таблицы, затем в поле выбрать таблицу, на основе которой создается диаграмма. На рис. 1.77 выбрана таблица Таблица: Регион_пост_нов. Нажать кнопкуДалее.
Д3. На шаге 2 работы с мастером диаграмм — выбор полей для отражения на диаграмме — следует выбрать поля таблицы из списка Доступные поля и затем с помощью кнопки Добавить включить их в список Поля диаграммы (рис. 1.78). Нажать кнопкуДалее.
Рис. 1.78. Мастер создания диаграмм (шаг 2)
Д4. На шаге 3 (выбор типа диаграммы) выбрать тип диаграммы (рис. 1.79) и нажать кнопку Далее.
Рис. 1.79. Мастер создания диаграмм (шаг 3)
Д5. Следующий этап работы с мастером диаграмм (шаг 4 — выбор способа отображения данных на диаграмме) сводится к заданию схемы расположения полей в области диаграммы. В левой части диалогового окна Создание диаграммы (рис. 1.80) показан образец расположения полей на диаграмме, а в правой отображены кнопки полей, которые можно добавить в область диаграммы. Путем перетаскивания полей из правой части в левую можно создать необходимое пространство переменных диаграммы. Если расположение полей не соответствует предполагаемым итогам, то кнопку поля из области образца можно удалить, перетащив его мышью за пределы диалогового окна, и затем снова задать новое расположение переменных. После окончания процесса формирования информационного пространства диаграммы нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
Рис. 1.80. Мастер создания диаграмм (шаг 4)
Рис. 1.81. Мастер создания диаграмм (шаг 5)
Д6. На шаге 5 (связывание полей диаграммы и отчета) следует установить соответствие между записями (рис. 1.81), отображаемыми на диаграмме, и записями, представленными в отчете. Для перехода к следующему шагу нажать кнопку Далее.
Д7. На последнем шаге работы с мастером диаграмм необходимо задать имя отчета и способ отображения легенды. После нажатия кнопки Готово диаграмма будет внедрена в отчет. Пример полученного отчета показан на рис. 1.82.
Рис. 1.82. Отчет с отображением итогов на диаграмме
G
Примечания. 1. Если на диаграмме заданы измерения в области осей и рядов, то в области данных можно отразить только один показатель (записи для одного поля). 2. Для отражения нескольких показателей в области данных, например записей полей План и Оплачено, необходимо задать измерения только в области осей.
После окончания работы с мастером диаграмм для объекта диаграмма отчета в диалоговом окне свойств Диаграмма: Диаграмма31 (рис. 1.83) в поле Источник строк заносится запрос, основанный на выбранной базовой таблице или другом источнике записей. Запрос, указанный в свойстве Источник строк, отражает заданные в мастере диаграмм параметры отбора данных и представляет собой SQL-запрос.
на панели инструментов Конструктор отчетов.
