Печать переменных данных требует создания шаблона и наличия базы данных о клиентах. Шаблон обычно создается в программном приложении в виде макета страницы, а данные клиентов берутся в основном из обычных баз данных компьютера. Информация базы данных может управляться и меняться до формата наиболее подходящего программе печати переменных данных.
Самое главное при печати персонализированных документов - база данных, в которой как раз и содержится персональная информация. И именно при работе с базами чаще всего совершаются самые обидные ошибки.
В большинстве случаев для их изготовления используют программу Miсrosoft Excel, которая многие вещи умеет делать автоматически: например, преобразовывать даты в числа и наоборот, изменять введенные номера на единицу и вставлять полученное число в следующую строку, «вмешиваться» в орфографию. Иногда это приводит к плачевным результатам. Особенно в сочетании с использованием программы Word.
Впрочем, это отнюдь не означает, что эти программы плохие. Они имеют массу уникальных возможностей. Но здесь важно понять, что надо очень хорошо знать все тонкости и тщательно перепроверять введенные данные, прежде чем отдать документ на печать. Согласитесь, будет очень обидно выкидывать тираж только из-за того, что обнаружатся ошибки в данных.
Программы печати переменных данных могут существовать как самостоятельные, быть интегрированными в RIP либо существовать как опции для обычных графических приложений.
Программы каждого типа имеют свои специфические возможности и свойства. Некоторые могут быть очень легкими в использовании, но не иметь необходимых возможностей. Другие могут быть мощными, но сложными в обращении и требующими для работы с ними квалифицированных специалистов.
Все продавцы цифрового печатного оборудования предлагают возможность печати переменных данных, но не все цифровые типографии успешно работают на этом рынке.
Если вы решили напечатать персонализированную продукцию своими силами, эта информация либо поможет вам, либо убедит все же отдать заказ специалистам.
Для начала необходимо подготовить базу данных. Если персонализация несложная, то она может быть выполнена в обычном офисном пакете Excel. Это будет простая таблица, в которую занесена вся необходимая текстовая информация. Базу необходимо делать очень аккуратно, поскольку случайный пропуск одной из ячеек может привести к «сдвигу» или пропуску информации. В результате в готовой распечатке может, например, получится фамилия одного человека, а адрес или телефон - другого. Еще хуже будет, если перепутаются должности. Был случай, когда из-за сдвига ячеек в программе Excel одного весьма уважаемого человека «разжаловали», а его помощника, наоборот, назначили на высокую должность, причем в другую компанию. Поэтому при подготовке базы данных необходимо быть очень внимательным, независимо от того, будет ли заказ выполнятся самостоятельно или на стороне.
После того, как таблица в Excel готова, можно запустить программу Word и использовать ее специальную функцию для получения документа на основе таблицы Excel, в которой на каждой странице будет постоянная информация (из Word) с вставленной в нее переменной (из Excel). Останется только распечатать этот многостраничный документ на принтере или цифровой печатной машине. Все это вполне работоспособно, но есть один нюанс: если постоянная часть информации «тяжелая» (содержит большое количество иллюстративного материала), то печататься такой документ будет очень долго, и даже если разница всего в одну букву, каждая новая страница будет отдельно посылаться на принтер и заново обсчитываться.
Если же требуется сложная персонализация с иллюстрациями разных видов, различными текстовыми полями, динамически генерируемыми областями, то уже не обойтись без специализированных средств для работы с переменными данными. Их поставляют многие компании, и они обычно привязаны к какой-либо цифровой печатной машине и изначально предназначены для использования ее функций. В машину поступает одна копия постоянной информации, а затем добавляется только отличие следующей полосы от предыдущей. В результате объем данных сокращается во много раз и время работы тоже. Хорошая цифровая машина печатает страницы с переменной информацией с такой же скоростью, как и тиражирует одинаковые.
Есть и отдельно стоящие программные продукты, например популярный PrintShop Mail. С помощью этой программы можно создать весьма сложные персонализированные документы, содержащие разные виды сочетаний как иллюстративной, так и текстовой информации. Программа создает многостраничный документ, который печатается довольно долго.
Впрочем, отдельные ее функции позволяют получить специальные команды управления растровыми процессорами, которые позволяют обойти эту проблему, и тогда печать будет идти намного быстрее. Но далеко не во всех растровых процессорах есть подобные функции (у большинства офисных устройств они отсутствуют), так что все равно придется печатать постранично.
Так что если персонализированные документы сложные, то лучше всего отдать их печатать на специальные машины профессионалам. Это в итоге окажется намного проще. Единственное, что все-таки придется сделать самостоятельно, - отладить и тщательно проверить базу данных с информацией. Даже самые опытные «цифровые печатники» этого за вас сделать не смогут. А если в базе будут ошибки, то все они «волшебным» образом окажутся в отпечатанном тираже. И предъявлять претензии в таком случае можно будет только себе.
Что можно использовать в качестве переменных данных?
Практически все, что есть в вашей БД:
- Ф.И.О клиента;
- дату рождения;
- название компании и должность адресата;
- паспортные данные;
- уникальные коды и штрих коды;
- любые графические элементы;
Первая строка содержит не сами переменные данные, а названия их "полей". Сами переменные данные располагаются в столбцах под названием полей.
После этого каждое переменное поле может быть расположено в любом месте макета постоянной части для него может быть выбран свой шрифт, цвет и т.п.
Мы рекомендуем использовать "служебные" поля переменных данных, типа "пол", для того, чтобы в тексте можно было бы автоматически выбрать нужный тип персонального обращения, например "Уважаемый" или "Уважаемая" в зависимости от значения этого поля для конкретного человека.
Прелесть data merge в том, что переменные данные могут быть любые - цифры, буквы, имена, фамилии и т.д.
Рассмотрю на примере пропуска. Там должны быть указаны номер и фамилия-имя-отчество.
Значит так.
1. Создаем файл в excel, куда забиваем все те данные, которые должны будут указываться в документе (рис. 01). Первая строка - заголовок столбцов, ну а дальше собственно сами данные. Сохраняем как Текст Юникод (*.txt).
2. Рисуем в индизе нужный пропуск. В нужном месте текстовый фрейм. Курсор в этом фрейме, идем в меню Windows->Automation->Data Merge. Далее на треугольнике в углу ->Select Data Source, указываем текстовую базу.
Щелкаем на "фамилия" - вставляется колонка с фамилиями и т.д.
Должно быть как на рисунке 02.
Если поставить флажок на превью – разумеется, будут показывать те данные, которые будут вставляться.
3. Щелкаем на кнопочке в углу, называется Create Merged Document. Появляются разные настройки, которые можно настроить, как захочется. И чтобы на одном листе было одно приглашение (тогда создается документ, количество страниц в котором равно количеству позиций в базе), и чтобы на одном листе была куча этих приглашений, в общем, всяко.
2. Рисуем в индизе нужный пропуск. В нужном месте текстовый фрейм. Курсор в этом фрейме, идем в меню Windows->Automation->Data Merge. Далее на треугольнике в углу ->Select Data Source, указываем текстовую базу.