Дополнительная сортировка

Добавление записи к списку

Форматирование списка

Если список состоит из текста и чисел, то его можно отформатировать с помощью команды «Автоформат»:

a) в меню «Формат» выбрать пункт «Автоформат»;

b) выбрать один из предлагаемых вариантов;

При использовании диалогового окна команды «Форма» новая запись заносится в конец списка.

a) Если же потребуется вставить какую-то запись внутри списка, то нужно предварительно выделить строку, перед которой будет выставлена новая строка,

b) выбрать затем из меню «Вставка» пункт «Строки». При этом перед выделенной строкой появится вставленная пустая. В нее можно ввести необходимые данные.

c) После вставки новой строки все расположенные ниже записи смещаются вниз на одну строку.

17.6. Сортировка, фильтрация, подсчёт итогов

Сортировка списков может производиться по определенному типу, который вы определяете сами.

Сортировка выполняется следующим образом:

a) Выделите любую ячейку в списке,

b) из меню «Данные» выберите пункт «Сортировка». Появится диалоговое окно «Сортировка диапазона».

c) Щелкните на кнопке со стрелкой в группе «Сортировать по».

d) Увидите список заглавных строк. Выбрав соответствующий пункт из этого списка, вы дадите команду Excel расставить все записи в соответствии с порядком значений помещенных в ячейки данного столбца.

e) Установки «по возрастанию»и «по убыванию» определяют порядок сортировки. Вариант по возрастанию означает сортировку по возрастающим числам; по буквам от А до Я, и по датам, и времени. При сортировке по убыванию значения располагаются в обратном порядке.

f) В поле «Затем по» выбирается установка для вторичной сортировки.

Для дополнительной сортировки необходимо выполнить следующее:

a) Щелкните на кнопке «Параметры» чтобы осуществить более детальную

сортировку;

c) В окне «Параметры сортировки» опция «Учитывать» регистр обеспечит учет при сортировке прописных и строчных букв;

d) Группа кнопок «Сортировать»позволяет сортировать как вдоль, так и поперек списка;

e) Сортировка по первому ключу позволяет выполнить пользовательскую сортировку по месяцу, дню, или по другому списку, созданному на закладке «Списки» диалогового окна «Параметры». Это окно активизируется с помощью команд «Сервис», «Параметры»;

17.8. Выбор элементов списка с помощью «Автофильтра»

Выполните следующие действия:

a) в меню «Данные»выбрать пункт «Фильтр» и подпункт «Автофильтр»;

b) в заглавной строке каждого столбца появляются маленькие кнопки - стрелки. Щелчок на кнопке приводит к появлению списка, содержащего несколько команд, а также перечень всех элементов этого столбца.

c) при выборе пункта в списке «Автофильтра»все остальные записи остаются на своих местах. Они просто скрыты.

Для восстановления всего списка необходимо выполнить:

a) в меню«Данные» выбрать пункт «Фильтр»;

b) в подпункт «Показать все» или в раскрывающемся списке «Автофильтры» выбрать опцию «Все».

17.9. Дополнительные возможности «Автофильтра»

Если надо просмотреть в списке записи, содержащие наибольшее или наименьшее значения следует:

a) в списке «Автофильтра»выбрать пункт «Первые 10».

b) Наложить соответствующее условие.

17.10. Получение сводной информации с помощью команды «Итоги»

С помощью команд Excel можно извлекать нужную информацию даже из бесконечных таблиц. Список должен быть систематизированным, чтобы записи с общим контекстом были сгруппированы в блоки.

Простейший способ получения итоговой информации — это использование команды «Итоги» из меню «Данные».