Правила форматирования списка

Создание списка

Структура списка

Список состоит из трех основных структурных элементов:

a) Записи (каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента).

Пример, список работников фирмы с включенными пунктами:

1) ФИО;

2) Город, область, село и т.п. проживание;

3) Улица, бульвар, переулок и т.п.;

4) Телефон и т.д.

b) Поля - это отдельные элементы данных в записи. Каждое поле в записи

может стать объектом поиска или сортировки.

Пример, телефонный номер - это поле в записи.

c) Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки — это метки (названиями) соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Для облегчения работы со списком можно выделять заглавную строку с помощью форматирования. В списке Excel каждая ячейка в столбце - это поле, каждая строка - это запись.

Для того чтобы создать список необходимо выполнить следующее:

a) cформируйте заглавную строку. В каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи.

b) щелкните на любой из ячеек заглавной строки, а затем из меню «Данные» выберите пункт «Форма». На экране появится диалоговое окно, содержащее поля названия и количество, которых соответствует созданным заголовкам столбцов.

c) вводите данные в каждую графу диалогового окна. Для перехода из графы в графу можно пользоваться клавишей «Tab». Закончив ввод, щелкните на кнопке «Добавить»;

d) Данные из граф диалогового окна будут перемещены в соответствующие поля записи списка. После этого можно ввести следующую запись. Затем снова щелчок на кнопке «Добавить» - и еще одна запись помещена в список.

Внимание: Пользоваться кнопкой «Удалить» следует очень осторожно. При выполнении этой команды удаляется запись и строка, которую она занимает. Соответственно все нижнее строки смещаются, заполняя освободившееся пространство. Если записи пронумерованы, то выполняется перенумерация этих записей.

Командные кнопки диалогового окна пункта «Форма» позволяет управлять записями:

a) Добавить - добавить запись;

b) Удалить - удалить выбранную запись;

c) Вернуть - отменить любое изменение, сделанное в выбранной записи;

d) Назад - возврат к предыдущей записи;

e) Далее - переход к следующей записи;

f) Критерии- поиск записей в соответствии с заданными критериями

Постарайтесь следовать следующим правилам:

a) заглавную строку дополнительно отформатировать (выделить другим цветом, обвести ее рамкой, изменить шрифт на полужирный или курсивный);

b) создавайте записи, у которых в соответствующих полях располагаются данные только одинаковой природы (во всех записях в полях, расположенных под заголовком«Фамилия»,должны находиться именно фамилии);

c) в списках можно использовать формулы;

d) можно использовать выделение заглавными буквами. В этом случае Excel может выполнять поиск и сортировку также и по заглавным буквам.

При составлении списков Excel не следует:

a) отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строками, содержащими пунктирные линии, составленные из символов дефиса и тому подобное;

b) не разделяйте также заголовки столбцов в заглавной строке пустыми столбцами;

c) начинать поле с пробелов, что может привести к проблемам при сортировке и поиске;

d) размещать на листе со списком другие данные. Если это придется сделать, отделите список от другой информации пустой строкой и пустым столбцом. Это позволит программе определить, где заканчивается список и начинается что-то другое. Лучше размещать список на отдельном листе, а все остальное на других листах.