В Microsoft Access применяется несколько способов конструирования баз данных (табл. 1.1).
При создании полей таблицы необходимо задавать их типы. Основные типы данных приведены в табл. 1.2.
Таблица 1.2
Тип данных
Используется
Размер
Текстовый
Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.
До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы. Позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов необходимо определить свойство Размер поля.
Поле МЕМО
Длинный текст или числа, например пометки или описание.
До 64 тыс. символов.
Числовой
Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используется денежный тип). Для определения числового типа следует определить свойство Размер поля.
1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.
Дата/время
Даты и время.
8 байт.
Денежный
Значения валют. Используется для предотвращения округлений во время вычислений. Может содержать до 15 символов в целой части числа и 4 — в дробной.
8 байт.
Счетчик
Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.
4 байта.
Логический
Поля, содержащие только одно или два значения, таких, как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено.
1 бит.
Объекты OLE
Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звук и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта.
До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).
Гиперссылки
Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылкой может быть либо путь UNC или URL.
До 64 тыс. символов.
Мастер
подстановок
Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов Даниных для их определения загружается мастер.
Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно имеет длину 4 байта.
Для создания макета таблицы в режиме Конструктора необходимо:
К1. Переключиться в окно базы данных, щелкнув по нему мышью или нажав F11 на клавиатуре.
Рис. 1.2. Объекты базы данных
К2. На вкладке Объекты нажать кнопку Таблица (рис. 1.2) и затем дважды щелкнуть мышью по разделу Создание таблицы в режиме конструктораиливыделить раздел Создание таблицы в режиме конструктора и нажать кнопку Конструктор.
G
Примечание 1. Можно нажать кнопку Создать и выбрать способ создания таблицы.
К3. На экране появится макет таблицы в режиме конструкторе (рис. 1.3), в котором необходимо задать структуру всех полей. Для этого надо описать каждое поле таблицы. Приведем пример заполнения параметров поля № звонка:
4 в столбце таблицы Имя поля ввести название поля № звонка (операция 1);
4 щелкнуть по первой ячейке столбца Тип данных. При этом в правой части ячейки появится кнопка . Щелкнуть по ней мышью, чтобы открыть список форматов данных, и выбрать тип Счетчик (операция 2);
Рис. 1.3. Пример заполнения полей таблицы в режиме конструктора
4в нижней части окна содержатся вкладки Общие и Подстановки. С помощью вкладки Общие можно изменить параметры поля — задать, например, размер поля (операция 3), а вкладка Подстановки позволяет установить шаблон для ввода данных в таблицу. Справа от вкладки выводится информация по заполнению полей вкладки. Эти действия повторяются для всех полей, входящих в таблицу.
G
Примечание 2. Необходимо определить ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были установлены, то при сохранении таблицы будет выдан запрос на их создание.
К4. Установка ключевого поля (операция 4) сводится к:
4 выделению имени поля (например, № звонка), которое предполагается сделать ключевым;
В результате слева от имени поля появится знак ключа. Аналогичным образом можно несколько полей сделать ключевыми.
К5. Для сохранения таблицы (операция 5) нажать кнопку Сохранитьна панели инструментов, а затем в диалоговом окне Сохранение документа ввести имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.
Итак, описан способ создания макета таблицы в режиме Конструктор таблиц. Если для установки ключевого поля применяется Мастер таблиц, то необходимо задать тип используемых в ключевом поле данных. Некоторые из них приведены в табл. 1.2.
Аналогичным образом можно создать несколько таблиц в БД. Чтобы база данных работала как единое целое, необходимо обеспечить связи между таблицами с помощью ключевых полей. Для этого применяется операция создания логической схемы БД, которая сводится к реализации следующих действий.
2. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы добавить все таблицы, между которыми должна быть установлена связь. Для этого сначала необходимо выделять имя каждой таблицы и нажимать кнопку Добавить.
3. Закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.
4. Выделить ключевое поле в первой таблице и с помощью мыши перетащить его на ключевое поле второй таблицы. Таким же образом устанавливаются связи между всеми таблицами.
5. В появившемся диалоговом окне указать способ обеспечения целостности связей и нажать кнопку ОК.
После этого можно приступать к наполнению таблиц данными.
В Microsoft Access применяется несколько способов ввода данных в таблицу. Ввод данных можно выполнять в режиме таблицы, с помощью форм, путем импортирования информации из других баз данных или файлов. Рассмотрим применение форм для заполнения таблиц. Формы в Microsoft Access можно создать тремя различными способами:
1. При помощи автоформы на основе таблицы или запроса.
2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.
3. Вручную в режиме конструктора.
Наиболее простым способом создания формы является применения команды Автоформа из меню Вставка. При этом создается форма, которая содержит все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей. Для создания формы необходимо:
1. В диалоговом окне База данных нажать кнопку Таблицы в разделе Объекты.
2. Выделить таблицу в поле справа (например, Товары, рис. 1.4).
3. Применить команду Автоформа из меню Вставка.
Рис. 1.4. Выбор таблицы для создания формы
В результате получим форму (рис. 1.5) для заполнения данными таблицы Товары. Для перемещения между записями используются кнопки в поле Запись. После закрытия формы данные заносятся в таблицу.
. Щелкнуть по ней мышью, чтобы открыть список форматов данных, и выбрать тип Счетчик (операция 2);
на панели инструментов Конструктор таблиц;
на панели инструментов, а затем в диалоговом окне Сохранение документа ввести имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.
на панели инструментов.
