Проектирование баз данных

Это первый и наиболее ответственный этап. Хотя исправления всегда можно внести в БД и ее структуру, но этот процесс может занять очень много времени, тогда как проектирование позволит избежать ненужных затрат. Например, при создании таблицы всегда задается тип данных, которые будут храниться в каждом поле. В процессе разработки БД тип данных может измениться, например, с текстового на числовой, что потребует заново вводить информацию в это поле во все записи. Поэтому лучше заранее спроектировать базу данных и возможные варианты использования информации. В этой связи необходимо выделить данные, которые требуют постоянного обновления, а также определить спектр вопросов, которые придется решать при работе с данными.

Основные этапы проектирования базы данных в Microsoft Access сводятся к выполнению следующих шагов.

} Определение цели создания базы данных.

} Задание таблиц, которые должна содержать база данных.

} Определение необходимых в таблице полей.

} Задание индивидуального значения каждому полю.

} Определение связей между таблицами.

} Обновление структуры базы данных.

} Добавление данных и создание других объектов базы данных.

} Использование средств анализа в Microsoft Access.

Дадим краткую характеристику каждому из этапов.

1. Определение цели создания базы данных.На первом этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую она должна содержать, т. е. нужно очертить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных; отчеты, которые она должна выдавать; проанализировать формы, используемые в настоящий момент для записи данных; сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.), не всегда дают полное представление о структуре таблицы. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами.

3. Определение необходимых полей в таблице.Каждая таблица содержит информацию на определенную тему, а каждое поле в таблице — отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для таблицы необходимо помнить, что:

} каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

} не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

} в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

} информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, поля Имя и Фамилия, а не общее поле Имя).

4. Задание индивидуального значения каждому полю.Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных.После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки следует создать несколько таблиц, определить связи между ними, ввести небольшое количество записей в каждую таблицу и затем посмотреть, отвечает ли база данных предъявляемым требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить данные, затем создавать любые запросы, формы, отчеты, макросыи модули.

8. Использование средств анализа в Microsoft Access.В Microsoft Access существует два средства для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу и в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи и вносит в нее изменения. Анализатор быстродействия просматривает всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению и реализует их.

После ознакомления с основными этапами проектирования базы данных в Access перейдем непосредственно к их реализации. Прежде всего, рассмотрим способы создания БД.

Таблица 1.1

Методы создания таблиц