Создание диаграмм

Сводные таблицы

Автофильтр

В Excel предусмотрена возможность просматривать только те данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям. Для отображения записей списка с использованием условий отбора, выделив столбцы, для которых устанавливается фильтр, вводится команда , , . В заголовке выделенных столбцов появляются кнопки со стрелками, которые используются для отображения в столбцах необходимых записей, содержащих определенные значения или удовлетворяющих определенным условиям отбора. Выбрав пункты Все и Условия можно задать критерий отображения записей.

На данном рисунке из базы данных с помощью Автофильтра отобраны записи с иностранным языком - английский и со средним баллом - 4.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе. Если данные отфильтрованы по одному из столбцов, то при установке фильтра для другого столбца, фильтруются только те значения, которые остались после предыдущей фильтрации.

С помощью команды на столбец можно наложить до двух условий. Если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения, то вводится команда , , .

Отменяется Автофильтр повторным вводом команды , , .

Если необходимо обобщить сведения из длинного списка, получить итоговые данные по каким-то критериям, можно создать Сводную таблицу.

Выделив любую ячейку списка и определив, какие поля и критерии нужно использовать при обобщении данных и как должна выглядеть итоговая таблица, вызывается Мастер Сводных таблиц командой , .

В диалоговом окне Мастер Сводных таблиц флажком указывается местонахождение данных, на основе которых создается сводная таблица, диапазон данных включаемых в сводную таблицу, включая и заголовки столбцов.

Затем указателем мыши внутри окна диалога перетаскиваются заголовки столбцов. В зависимости от того, какой вид должна иметь сводная таблица, заголовки столбцов перетаскиваются в соответствующие поля окна диалога. Перетащив заголовок, можно дважды щелкнуть по нему для настройки различных параметров.

Далее, указав место размещения сводной таблицы, кнопкой завершается создание сводной таблицы.

Пример сводной таблицы показан на рисунке. На этой сводной таблице из базы данных отобрано количество записей по национальностям и по годам окончания школы.

В Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе. Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек и данные сводной таблицы.

В диаграммах используются следующие элементы:

Маркер данных – объект диаграммы – кружок, точка или квадратик,

обозначающий положение точки данных;

X- ось– горизонтальная ось диаграммы, по умолчанию – ось категорий;

Y- ось – вертикальная ось диаграммы, по умолчанию – числовая ось;

Заголовок – текст, объясняющий назначение диаграммы;

Маркеры – маленькие черные квадраты, по периметру окружающие

объект. Наличие маркеров означает, что объект можно

передвигать, масштабировать, копировать или удалять;

Линии сетки – вертикальные и горизонтальные линии, облегчающие

чтение диаграммы;

Легенда – объяснение использованных цветов, узоров и значков;

Ряд данных – значения, отображенные на диаграмме в виде столбика,

точки или сектора.

Создание диаграмм упрощается благодаря Мастеру диаграмм – последовательности диалоговых окон, позволяющих создать диаграмму за четыре шага. Запускается Мастер диаграмм командой , .

Первый шаг определяет тип и вид диаграммы. Каждый из типов диаграмм предназначен для конкретного вида информации и определенным образом представляет данные. Например, для сравнения частей целого подходит круговая диаграмма, график наглядно отображает поведение функции, а динамику производства в течение года наглядно показывает гистограмма. Только автор может определить оптимальное соответствие диаграммы данным.

Второй шаг запрашивает источник данных для диаграммы - значения, имена, подписи оси X. Если диапазон данных с заголовками был выделен до вызова Мастера диаграмм, то ряды данных и имена уже занесены в поля вкладок. Если это не было сделано или что-то нужно изменить, то щелкнув по соответствующему полю можно ввести имена и значения данных непосредственно или выбрать указателем мыши, выделяя диапазон. Кнопка Добавить вкладки Ряд позволяет добавить ряды данных, и Удалить - удалить ненужные. На этом шаге сразу отображается диаграмма.

Третий шаг задает различные параметры диаграммы. Заполняя соответствующие строки вкладок, можно задать название диаграммы, названия осей, расположение легенды, подписи данных, линии сетки, добавить таблицу данных.

Четвертый шаг уточняет размещение диаграммы на отдельном листе или на имеющемся.

При работе с диаграммами вам не раз предстоит сделать выбор, начиная с типа диаграммы и заканчивая составом данных и их форматированием.