Запросы в Access

Импортирование, экспортирование и присоединение других таблиц

Обмен данными в Access

Копирование таблиц в другие базы данных:

q Открыть вкладку Таблицы.

q Выбрать нужную таблицу.

q Команда Правка—Копировать.

q Закрыть текущую БД и открыть ту БД, в которую копируем таблицу.

q Команда Правка—Вставить. В диалоговом окне Вставка таблицы определить режим копирования: переключатель Только структура означает создание пустой таблицы с такой же структурой; переключатель Добавление данных в таблицу означает копирование в уже существующую таблицу (запрашивается имя принимающей таблицы).

Access может импортировать данные из разнообразных источников и присоединять таблицы в других форматах, т.е. работать с базами данных в их исходных форматах. Компания Microsoft выбрала имя "Access" (англ. "доступ"), чтобы подчеркнуть гибкость этого приложения в работе с различными БД.

Существует два способа использования в Access данных, хранящихся в других форматах: 1) импортировать в БД Access, где они хранятся в формате Access;
2) присоединить таблицу, хранящуюся в другом формате, и работать с нею, не изменяя формата. Существуют также гибкие возможности и для записи файлов в формате, отличном от форматов Access.

Присоединение не допускает: изменение структуры таблицы, добавление ключевых полей в связанную таблицу...

Импорт:

q Для импорта: Файл—Внешние данные—Импорт; для связывания: Файл—Внешние данные—Связь с таблицами.

q В первом сл. появится диалоговое окно Импорт, в др. - Связь.

q В списке Тип файлов выбрать источник данных.

q В списке Папка выбрать импортируемый файл.

q Кн. Импорт (при присоединении - кн. Связь). При импортировании появится дополнительное диалоговое окно, в котором можно выбрать, какие строки и столбцы необходимо импортировать.

Экспорт:

q В окне БД выбрать таблицу или запрос, где хранятся нужные данные.

q Команда Файл—Сохранить как/экспорт, появится диалоговое окно Сохранение объекта.

q Выбрать режим Во внешнем файле или базе данных, кн.ОК, появится диалоговое окно Сохранение объекта.

q В списке Тип файлов выбрать формат экспортируемого файла.

q В списке Папка выбрать папку, где будет храниться файл.

q Кн. Экспорт.

Сохранение таблиц в формате HTML.Это новая возможность версии Access 97 - создание файла в коде HTML (Hyper Text Markup Language - язык разметки гипертекста), который используется для обмена информацией во всемирной глобальной сети Word Wide Web. HTML-файлы, созданные с помощью Access, можно размещать на Web-серверах, делая их доступными через сеть Web или интрасеть.

Команда Файл—Сохранить в формате HTML запускает мастер публикации в Web.

В Access для построения запроса к базе данных используется метод QBE (Query By Example - построение по образцу) - метод создания запросов, изобретенный IBM в 1970-е годы. Запросы обеспечивают простой доступ к определенному подмножеству полей и записей одной или более таблиц.

При открытии запроса в режиме конструктора, панель инструментов настраивается для работы с запросами.