q Выбрать поле, которое предполагается использовать как ключевое
q Команда Правка—Ключевое поле или соответствующая кнопка на панели инструментов
Замечание:
1. Длина имени не должна превышать 64 символа, может содержать пробелы, но не может содержать . ![ ] и не может начинаться с пробела.
2. Если в таблице не определены ключевые поля, то после ввода имени таблицы появится дополнительное окно с рекомендацией задать ключевое поле, при ответе «Нет» таблица сохранится без ключевого поля.
Как и во всех мастерах Microsoft Office, в мастере таблиц в ряде диалоговых окон следуют вопросы, ответы на которые используются для выполнения задания:
выбрать тип таблицы в списке Образцы таблиц;
в появившемся окне (Образцы полей) выбрать поля (щелчком) для вставки в новую таблицу; затем кн. Далее.
С помощью мастера БД создаются простые таблицы (для выполнения несложных операций: инвентаризация товара, учет служащих и работ), необходимые для решения задачи и устанавливаются связи между ними:
q Файл—Создать БД---вкладка Базы данных
q Выбрать нужный мастер из предложенного списка
q После запуска мастера в диалоговом окне Файл новой базы данных указать имя новой БД
q Далее последует набор диалоговых окон, зависящий от вида выбранной БД, ответы в которых заканчиваются кн. Далее.
СозданиеБД знаменуется появлением Главной кнопочной формой - разновидности главного меню, облегчающего использование БД, которую можно увидеть, если включить режим запуска БД в последнем (шестом) диалоговом окне мастера
Реорганизация структуры таблицы:
q Изменить имя поля, тип или описания можно в режиме Конструктор.
q Для удаления поля выделить его (щелкнуть слева от названия поля) и кл. <Delete> или выполнить команду <Правка—Удалить строки>
q Для вставки поля поместить указатель туда, где должно появиться новое поле, и набрать команду <Вставка—Строки> или кл.<Insert>.
q Для перемещения поля на новое место выделить его и , удерживая нажатой кн. мыши, переместить строку на нужное место.
Добавление данных. Открыть таблицу в режиме <Таблица>, ввести данные в поля, кл. <Tab> используется для перемещения в следующее поле.
Ввод данных в поля МЕМО. Для комфортной работы с такими полями (видеть все данные) следует нажать комбинацию кл. <Shift+F2>, когда курсор находится в данном поле. Затем - ОК.
Добавление данных в поля объектов OLE. Для вставки объекта OLE (документ текстового процессора, электронную таблицу, звуковые или видеоклипы):
q В соответствующем приложении Windows выделить нужные данные
q Выполнить команду Правка--Копировать
q Перейти в Access, поместить курсор в поле объекта OLE соответствующей записи
q Выполнить команду Правка—Вставить.
Редактирование данных. В Access нельзя редактировать поля:
q Поле счетчика, т.к. значения в этих полях увеличиваются и сохраняются автоматически.
q Недоступные поля. Когда свойство поля <Доступно> установлено как Нет или свойство Заблокировано установлено как Да .
q Поля в некоторых типах запросов, а именно те поля, которые устанавливают связи более чем с одной таблицей; итоговые значения в некоторых запросах.
q Вычисляемые поля, т.к. они вычисляются на основе других полей.
Замечание:
Для ввода и редактирования удобны формы, которые обычно отображают одну запись.
Стандартную форму можно создать следующим образом:
q В окне БД выбрать нужную таблицу.
q Кн. Новый объект на панели инструментов.
В результате будет создана новая форма с тем же именем, что и таблица.
Удаление записи:
q Поместить курсор в любое место удаляемой записи.
q Выполнить команду <Правка—Выделить запись>.
q Кл. <Delete> или команда <Правка—Удалить запись>.
q В диалоговом окне подтвердить или отменить удаление.
Можно расширять, сужать, передвигать столбцы, прятать, фиксировать, все изменения влияют только на внешний вид таблицы, внутренний порядок данных не изменяется.
Изменение ширины столбца. Указатель мыши на правой границе столбца принимает вид двунаправленной стрелки, щелкнуть кн. Мыши и переместить границу столбца.
Изменение высоты строки. То же самое проделать с указателем мыши слева между двумя записями. Или выполнить командуФормат—Высота строки.
Перемещение столбца. Щелкнуть на заголовке столбца, затем повторным щелчком подцепить столбец и переместить в другое место.
Скрыть столбец. Щелкнуть на заголовке столбца, выбрать команду Формат—Скрыть столбцы.
1. Для нахождения множества записей, удовлетворяющих определенному критерию (например, все записи о товарах конкретного производителя), то следует обратиться к запросу.
2. Длянахождения конкретной записи следует выполнить шаги:
q Открыть нужную таблицу и активизировать поле (щелкнуть в любом месте), по которому будет осуществляться поиск.
q Выполнить команду <Правка—Найти>, появится диалоговое окно <Поиск в поле>.
q В строке <Образец> ввести фрагмент текста, который нужно найти.
q В списке <Совпадение> выбрать пункт <С любой частью поля> (для поиска подстроки), <Поля целиком> (поиск записи, где содержимое поля целиком совпадает с содержимым строки поиска), <С начала поля> (для поиска по началу содержимого поля).
q Отключение флажка <Только в текущем поле> означает поиск по всем полям.
q Чтобы найти первое вхождение искомого текста, щелкнуть по кн. <Найти>. Для поиска следующего вхождения - <Найти далее>.
Замечание:
Если часто приходится искать поля, которые не являются ключевыми, следует создать индексы для этих полей для ускорения поиска
