Создание презентаций в PowerPoint

Запуск PowerPoint.Запустить PowerPoint можно последовательным выбором команд: Пуск ÞПрограммы ÞMicrosoft Office PowerPoint.

Окно PowerPoint.После запуска программы открывается окно, содержащее пустую презентацию и область задач в правой части экрана (рисунок 1). В окне PowerPoint имеются элементы управления, как в окнах папок и других приложений из пакета MS Office (строка заголовка с элементами управления окном, строка меню окна, панели инструментов Стандартная и Форматирование, строка состояния). Кроме того, имеются элементы управления, присущие только PowerPoint. К их числу относятся кнопки режимов просмотра (над строкой состояния); вкладки Слайды и Структура (которые позволяют переключаться между режимами отображения презентации в виде структуры или миниатюр слайдов); область Заметки к слайду (предназначена для ввода заметок докладчика), а также некоторые элементы панелей инструментов и области задач. Размер любой из зон можно изменить, перетащив ее границы. По умолчанию используется Обычный режим, в котором выполняются основные действия по разработке презентации.

Рисунок 1 – Вид окна PowerPoint после запуска

В правой части окна PowerPoint располагается область, на которой представлены команды, характерные для определенной задачи. С помощью области задачи можно быстро получить доступ к нужным командам, не обращаясь к меню окна или к панелям инструментов. PowerPoint отображает ту или иную область задачи в зависимости от ситуации. Например, после запуска программы появляется область задачи Приступая к работе, содержащая команды, которые используются при создании презентации. При добавлении нового слайда появится область задач Разметка слайда, содержащая стандартные макеты слайдов. Если нужная область задач отсутствует на экране, можно отобразить ее, воспользовавшись в области задач списком Другие области задач. Если область задач не нужна, можно убрать ее с экрана, освободив тем самым место для работы. Для этого можно воспользоваться кнопкой ´ в области задач или в меню окна Вид снять флажок с команды Область задач (эта же команда используется для отображения области задач, если ее нет на экране).

Справочная система PowerPoint. При необходимости получения справочных сведений во время работы над презентацией можно использовать ресурсы, аналогичные справочной системе Wordа.

Способы создания презентации.Приступая к разработке презентации, можно:

· прибегнуть к помощи мастера Автосодержания (если у разработчика нет никаких идей, кроме тематики презентации);

· воспользоваться стандартными шаблонами оформления слайдов (если содержание презентации готово, но требуется помощь в ее оформлении);

· начать с нуля (если содержание, и внешний вид презентации определены);

· модифицировать готовую презентацию (если содержание и дизайн презентаций схожи).

В таблице 1 содержится список вариантов создания презентации, представленных в области задач Создание презентации. Кроме того, в области задач Создание презентации имеются дополнительные возможности создания презентаций с использованием информации, имеющейся у пользователя на компьютере, и с использованием материалов Интернет.

Таблица 1 – Способы создания презентации

Режимы просмотра презентации. PowerPoint предоставляет четыре режима для создания, упорядочивания и просмотра презентации, переключение между которыми осуществляется с помощью команд в меню окна Вид (или с помощью кнопок внизу окна):

· Обычный;

· Сортировщик слайдов;

· Показ слайдов;

· Страницы заметок.

Режим Обычный позволяет работать с презентацией тремя различными способами: со структурой или миниатюрами слайдов на вкладке Структура, со слайдом на вкладке Слайд и с заметками в области Заметки к слайду. На вкладке Структурапрезентация изображается в сокращенном виде: только заголовки слайдов и содержащийся в них текст. Справа отображается окно для просмотра текущего слайда. Оно позволяет отслеживать ход заполнения слайда текстом, чтобы вовремя перейти на новый слайд. Использование области Структура помогает осуществлять редактирование содержания презентации и перемещать маркированные пункты списка или слайды целиком. Например, чтобы изменить порядок слайдов или пунктов маркированного списка, нужно выбрать значок слайда (или маркер) и перетащить его в другую позицию. Вкладка Слайды используется для создания и редактирования отдельных элементов слайда: текста в рамках, объектов (графика, звук и т.п.), дополнительных текстов, фигур, собственных рисунков и т.д.. Область Заметки к слайду предназначена для ввода заметок докладчика. Переход с одного слайда на другой осуществляют при помощи вертикальной полосы прокрутки, а также клавишами управления курсором.

В режиме Сортировщик слайдов слайды отображаются в виде миниатюр, которые можно легко перегруппировать, изменив тем самым порядок следования слайдов в презентации. Чтобы поменять местами один или несколько слайдов, нужно выбрать их и перетащить в новое место. В этом режиме можно также вставлять, удалять и копировать слайды, задавать время показа слайдов и выбирать способ их смены. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив их и выполнив команду Показ слайдов ÞПросмотр анимации. Если заголовки слайдов плохо различимы, можно убрать изображение, чтобы прочитать заголовок. С этой целью можно воспользоваться инструментом (Отобразить форматирование) на панели инструментов Стандартная или щелкнуть на миниатюре слайда, удерживая клавишу Alt. Двойной щелчок на слайде позволит отобразить его в обычном режиме.

Режим Показ слайдов предназначен для демонстрации слайдов на экране компьютера. Работая над презентацией, можно в любой момент переключиться в этот режим и просмотреть, как будут выглядеть слайды в процессе показа. Для выбора способа управления показом презентации необходимо выполнить в меню окна команду Показ слайдов Þ Настройка презентации и установить соответствующий переключатель в области Показ слайдов:

· управляемый докладчиком (полный экран) – используется по умолчанию; при этом слайды занимают весь экран; докладчик получает полный контроль над презентацией (может проводить ее вручную по щелчку мыши или автоматически через определенное время, останавливать презентацию для записи замечаний, записывать во время показа речевое сопровождение и т.п.);

· управляемый пользователем (окно) – показ слайдов проводится в стандартном окне со специальными меню и командами, обеспечивающими возможность самостоятельного просмотра презентации пользователем;

· автоматический (полный экран) – презентация проводится в автоматическом режиме, который возобновляется после 5 минут простоя; такой подход используют на выставочном стенде или собрании, где зрители могут менять слайды, осуществлять переходы по гиперссылкам, но не могут изменять презентацию (при выборе этого варианта автоматически устанавливается режим непрерывный цикл до нажатия клавиши «Esc»).

Прервать показ слайдов можно в любой момент, нажав клавишу Esc.

Режим Страницы заметок предназначен для ввода заметок докладчика, обладает большими возможностями по сравнению с работой в области Заметки к слайду (например, позволяет вставлять в заметку кроме текста и графические изображения).

Вставка слайдов в презентацию.Вставить слайды можно следующими способами:

1) для вставки в презентацию нового пустого слайда использовать команду из меню окна Вставка Þ Создать слайд или кнопку (Создать слайд) на панели инструментов Форматирование; при этом в области задач появится панель Разметка слайда, позволяющая выбрать один из 27 стандартных макетов; для вставки нового слайда на вкладках Структура (Слайд) нажать клавишу Enter;

2) для вставки копии уже имеющегося в презентации слайда выполнить команду из меню окна Вставка Þ Дублировать слайд, предварительно выделив нужный слайд; копия слайда будет расположена сразу после его прототипа;

3) для вставки копии слайда из другой презентации использовать команду из меню окна Вставка Þ Слайды из файлов; при этом, в диалоговом окне Поиск слайдов, использовать кнопку Обзор и выбрать презентацию, в которой содержится нужный слайд, в поле Выберите слайды отметить нужные слайды и щелкнуть по кнопке Вставить, при этом можно использовать два режима отображения слайдов: в виде уменьшенных копий и с заголовками слайдов (для выбора нужного режима использовать кнопки в правой части окна);

4) для создания презентации на основе текстового документа Word выбрать команду Вставка Þ Слайды из структуры; в этом случае PowerPoint преобразует абзацы текста в отдельные слайды презентации, учитывая при этом стили заголовков.

Разработка дизайна презентации и изменение цветового оформления слайдов.Цветовые схемы слайдов включены в шаблон оформления, причем одна из них используется по умолчанию, т.е. является основной для данного шаблона. Цветовая схема состоит из восьми цветов, необходимых при оформлении слайда для цветового выделения фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок.

Для просмотра всех цветовых схем шаблона и дальнейшего выбора одной из них необходимо в меню области задач выбрать пункт Дизайн слайда Þ Цветовые схемы. Цветовая схема текущего слайда будет отображена в области задач как выделенная. Цветовую схему можно применить к одному слайду, нескольким выбранным слайдам или ко всем слайдам.

Чтобы изменить цветовую схему слайдов необходимо:

· выполнить последовательно команды в области задач Дизайн слайда Þ Цветовые схемы Þ Изменить цветовые схемы;

· выбрать на вкладке Специальная в группе Цвета схемы цвет, который следует изменить, и нажать кнопку Изменить цвет (после изменения цветовой схемы в галерею области задач Дизайн слайдов Þ Цветовые схемы добавится новая цветовая схема, для каждого шаблона оформления презентации можно задать до 16 цветных схем);

Чтобы изменить цвет, текстуру, узор или рисунок фона слайда необходимо:

· выполнить команду в меню окна Формат Þ Фон;

· щелкнуть по кнопке списка и выбрать один из восьми цветов, входящих в цветовую схему шаблона оформления (если подходящего цвета нет, то следует нажать кнопку Другие цвета и далее выбрать нужный цвет);

· выбрать для изменения заливки слайдов строку Способы заливки, перейти на одну из вкладок Градиентная, Текстура, Узор или Рисунок (для восстановления цвета фона и заливки, используемых по умолчанию, использовать кнопку Авто);

· применить внесенные изменения к текущему слайду или ко всем слайдам сразу.

Ввод текста.На слайд можно добавлять текст четырех типов:

· текст в рамке (чтобы вставить текст в рамку, нужно щелкнуть внутри нее и набрать текст),

· текст в надписях (чтобы вставить текст вне рамки, нужно использовать инструмент (Надпись), расположенный на панели Рисованиеили команду из меню окна Вставка Þ Надпись);

· текст в автофигурах (чтобы добавить текст в автофигуру, нужно щелкнуть в ней и набрать текст; текст закрепляется за фигурой, т.е. перемещается и вращается вместе с ней; чтобы не закреплять текст, нужно вставить его с помощью инструмента Надпись);

· текст WordArt (чтобы вставить текст WordArt нужно использовать соответствующую кнопку на панели Рисование).

Для изменения внешнего вида шрифта нужно использовать команду из меню окна Формат Þ Шрифт или соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование.

Способы вставки рисунков в презентацию.В презентации, как и в другие документы приложений MS Office, можно вставлять рисунки несколькими способами:

· для вставки на слайд рисунка из коллекции рисунковMicrosoft нужно выполнить команду из меню окна Вставка Þ Рисунок Þ Картинки, воспользоваться кнопкой(Добавить картинку) на панели Рисование или сразу активизировать панель Коллекции клипов в списке области задач, на которой предусмотрено удобное средство поиска изображений (можно ввести запрос в поле Искать и нажать кнопку Начать; в списке Просматривать выбрать зону поиска, в списке Искать объекты выбрать тип объекта); при этом рекомендуется использовать систему справки Советы по поиску клипов, где можно узнать, как вставлять в коллекцию рисунки, как обновлять и как настроить ее для своих целей;

· для вставки на слайд рисунков и сканированных фотографии из других приложений, нужно выполнить команду Вставка Þ Рисунок Þ Из файла или воспользоваться кнопкой (Добавить рисунок) на панели Рисование;

· для вставки на слайд сканированных фотографий, нужно выполнить команду Вставка Þ Рисунок Þ Со сканера или камеры (изображение откроется в приложении Microsoft Photo Editor, где его можно изменить);

· для вставки на слайд собственных рисунков нужно использовать инструменты панели Рисование.

Внедрение и связывание объектов при создании презентаций.ОС Windows позволяет при создании презентаций:

· создавать файлы, содержащие несколько разных типов данных;

· обеспечивать совместную работу нескольких приложений при подготовке одного файла;

· переносить и копировать объекты между приложениями.

При создании презентаций среди встроенных объектов могут быть объекты, созданные средствами самого приложения, и объекты, созданные другими программами. При создании презентаций широко используется технология OLE (Object Linking and Embeding – связывание и внедрение объектов), позволяющая устанавливать взаимосвязь между программами.

Внедрение или связывание объекта в презентацию можно осуществить следующим образом:

· скопировать объект (например, рисунок из графического редактора, таблицу или диаграмму из приложения Excel);

· вставить объект в PowerPoint, используя в меню окна команды Правка Þ Специальная вставка Þ Вставить или Связать (например, Лист Microsoft Excel (объект)).

Кроме того, использование меню окна Правка Þ Специальная вставка позволяет выбрать нужный формат объекта для размещения его на слайде.

Анимация и способы смены слайдов. Анимацией называется звуковое и визуальное оформление, которое можно добавить к тексту или другому объекту (например, к диаграмме или рисунку) или к слайду в целом. Анимация, способы смены слайдов и другие средства используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, а также делает презентацию более привлекательной.

Добавление эффектов анимации к элементам слайда и настройка параметров анимации. Добавление эффектов анимации к элементам слайда осуществляется в обычном режиме после выбора нужного слайда (или слайдов) на панели Слайды следующим образом:

· используется готовая схема анимации;

· применяется специальная анимация.

Чтобы применить готовую схему анимации к выделенным слайдам, необходимо выполнить команду Показ слайдов Þ Эффекты анимации. В результате в области задач отобразится панельДизайн слайдов Þ Эффекты анимации,в списке которой можно выбрать подходящую схему анимации.

Для разработки специальной схемы анимации следует воспользоваться командой Показ слайдов Þ Настройка анимации. В результате в области задач отобразиться панельНастройка анимации. Далее можно добавлять эффекты анимации отдельно к каждому элементу слайда. Для этого необходимо выделить требуемый элемент (например, заголовок слайда, элемент списка, рисунок, диаграмму и т.д.) и щелкнуть кнопку Добавить эффектв области задач. В открывшемся меню можно выбрать один из следующих пунктов:

· – если определенным визуальным эффектом должно сопровождаться появление текста или объекта на слайде;

· – если требуется применить анимационный эффект к тексту или объекту, уже находящемуся на слайде, т.е. дополнительно выделить его, с тем чтобы привлечь внимание слушателей;

· – если определенным визуальным эффектом должно сопровождаться удаление (исчезновение) текста или объекта со слайда.

Внимание! При добавлении эффектов анимации к отдельным элементам объектов, созданных в других программах, необходимо импортированные объекты разгруппировать на отдельные элементы, преобразовав их в объекты PowerPoint.

По мере добавления эффектов анимации, объекты отмечаются на слайдах непечатаемыми пронумерованными маркерами. В области задач Дизайн слайдов Þ Эффекты анимации с помощью соответствующих полей со списками можно выбрать из стандартного ряда значений необходимые параметры настройки анимационного эффекта (способ запуска, направление, скорость и др.). Можно задать и дополнительные параметры анимационного эффекта, выбрав пункт Параметры эффектов.

Добавление переходов между слайдами и установка параметров переходов. Существуют два различных способа создания переходов между слайдами:

· создание гиперссылокна другие слайды или на другие объекты (документы на локальном компьютере или Web-страницы в Интернете);

· размещение на слайдах управляющих элементов, например, кнопок (если щелчком «мыши» активизировать кнопку, то произойдет переход на заданный слайд).

Добавить эффект анимации при переходе между слайдами в режиме сортировщика слайдов или в обычном режиме можно следующим образом:

· выделить нужные слайды;

· активизировать панель Смена слайдов (выбрав в области задач пункт Смена слайдов, или выполнив команду из меню окна Показ слайдов Þ Смена слайдов, или выбрав инструмент Смена слайдов на панели инструментов Сортировщик слайдов в соответствующем режиме);

· отметить на панели Смена слайдов в списке Применить к выделенным слайдам нужный вариант эффекта перехода (эффект будет воспроизводиться автоматически после его выбора), установить скорость показа эффекта (медленно, средне, быстро) и условия перехода (по щелчку «мыши» или автоматически), при этом если установлены оба флажка По щелчку мышииАвтоматически, то следующий слайд появится по щелчку «мыши» или автоматически по истечении интервала, заданного в поле Смена слайдов (в зависимости от того, что произойдет раньше), если сброшены оба флажка, то следующий слайд появится только после выбора в контекстном меню команды Далее;

· задать интервалы времени показа слайдов при автоматическом режиме переходов между ними в режиме репетиции, для активизации которого использовать команду Показ слайдов Þ Настройка времени; для перехода к очередному слайду на панели инструментов Репетиция нажать кнопку смены слайда , а чтобы запомнить полученные значения времени показа, по его завершении нажать кнопку Да;

· применить переход ко всем слайдам, а не только к выделенным, нажав кнопку Применить ко всем;

· просмотреть эффекты перехода выбранного слайда, нажав в области задач Смена слайдов кнопку Просмотр.

Добавление управляющих кнопок на слайды.В PowerPoint включены некоторые готовые к использованию управляющие кнопки, которые можно добавить на слайды, назначив соответствующую гиперссылку на объект. На управляющих кнопках изображены значки, которые служат для создания интуитивно понятных обозначений для перехода к нужному слайду. В PowerPoint также имеются управляющие кнопки для воспроизведения фильмов и звуков.

Добавление управляющих кнопок на слайд можно осуществить следующим образом:

· выполнить команду Показ слайдов Þ Управляющие кнопки и выбрать требуемую кнопку (например, назад, далее, в начало или в конец);

· изменить размер кнопки, используя маркеры границ;

· установить в окне Настройка действия на вкладках По щелчку мышиили По наведении указателя мышипереключатель Перейти по гиперссылке, из списка выбрать нужный элемент;

· нажать кнопку ОК.

Способы запуска презентации.Для запуска презентации нужно выполнить любое из приведенных ниже действий:

· перейти в режим Показ слайдов;

· выполнить команду Показ слайдов Þ Начать показ;

· выполнить команду Вид Þ Показ слайдов;

· нажать клавишу F5.

Сохранение презентации.Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней командой Файл Þ Сохранить или использовать кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте командой Файл Þ Сохранить как. Можно в диалоговом окнеСохранение документа выбрать различные форматы сохраняемых файлов:

· если в качестве типа файла выбирается значение Презентация (устанавливается по умолчанию), то файлу презентации присваивается расширение .ppt;

· если в качестве типа файла выбирается значениеДемонстрация PowerPoint, то файлу презентации назначается расширение .pps (двойной щелчок на значке такого файла в окне папки приведет к запуску презентации в режиме показа слайдов);

· если в качестве типа файла выбирается значение Шаблон презентации, то презентация, сохраненная в виде шаблона, имеет расширение .pot;

· если в качестве типа файла выбирается значениеВеб-страница, то файлу презентации назначается расширение .htm (презентация такого типа предназначена для публикации и просмотра в сети Интернет).

Контрольные вопросы

1. Что такое компьютерная презентация?

2. Как выполнить запуск PowerPoint?

3. Какие существуют способы создания презентаций? В чем особенности режимов Обычный и Сортировщик слайдов?

4. Какие существуют способы показа презентаций?

5. Для чего предназначена область задач?

6. Что такое анимация? Как назначить анимацию отдельным элементам слайда?

7. Что такое переход слайдов? Как установить параметры перехода?

8. Какие дополнительные анимационные эффекты можно применить к тексту и к другим объектам слайда? Каков порядок их установки?[1]

9. Какое расширение имеет файл презентации, демонстрация PowerPoint, шаблон презентации?

10. Как подготовить презентацию для публикации в сети Интернет?

11. Как подготовить раздаточные материалы?