Контроль - это процесс, обеспечивающий достижения целей организации.
Анализ трёх основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.
Предварительный контроль.
Планирование, создание организационных структур позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля осуществляется до фактического начала работ.
Реализуются определённые правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения выполнения планов. Необходимо их строгое соблюдение потому как - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Для этого пишутся чёткие должностные инструкции, эффективно доводятся формулировки целей до работников, сам директор салона «Твой стиль» является достаточно квалифицированным менеджером. Всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается путем тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей, а так же производится отбор наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, установлен минимально допустимый уровень образования и стаж работы, после чего директор проверяет документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.
Повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников помогает путь установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проводятся психологические тесты, многочисленные собеседования с работниками в период и перед наймом на работу. Предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступить к фактическому исполнению своих обязанностей.
Текущий контроль.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Директор регулярно производит проверку работы подчинённых с помощью:
- анкет. Анкет выдается клиенту, где клиент может отметить свое мнение о предоставленной услуге.
- ведется обсуждение с работниками о наличии возникающих проблем .
Если директора не устраивает полученные результаты после проведения работы то он сообщает работникам о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Это позволяют руководителю выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.
Заключительный контроль.
Заключительный контроль производится либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, во первых: эта процедура позволяет получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Когда руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, измеряется результативность и выдаются соответствующие вознаграждения “для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением”.
В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Далее устанавливаются стандарты, то есть цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля. Директор устанавливает временные рамки в которых должна быть выполнена работа, и конкретные критерии, по которым оценивается степень выполнения работы.
В последующем измеряются результаты, позволяющие установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Если необходимо, то производится заключительная корректировка. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.
Для того чтобы система контроля действовала эффективно, сведения доводятся до работников, куда входят установленные стандарты, и достигнутые результаты.
Предложения по улучшению. По результатам проведённой исследовательской работы, я могу сделать следующие рекомендации:
-Улучшить систему контроля распределения времени сотрудников;
-Доработать программную систему, чтобы сотрудники могли легко и быстро отмечать когда они начали и когда закончили работать над конкретной работай. Это позволит избежать заполнения отчётов «по-памяти» и даст точные данные о задействованности сотрудников в проектах. Так же подобная доработка избавит сотрудников от необходимости, помнить когда и чем они занимались.
-Ввести систему ежемесячных бонусов.
-Прописать операционную цепочку и должностные инструкции для сотрудников, с целью упорядочивания выполнения этапов каждого из заказов.
