Создание СУ в первую очередь предполагает создание модели СУ, являющейся описанием системы и отображающей определенную группу ее свойств. Таким образом, модель СУ всегда дает принципиально неполное, ограниченное представление о системе. Требования к свойствам модели СУ, в том числе и к полноте описания системы, зависят от целей и задач исследования. Обычно рассматривают описание системы с трех точек зрения: структурной, функциональной и информационной.
Структурное описание дает представление о строении системы. Структура обычно понимается как совокупность элементов и связей между ними. Элемент системы является первичным для системы понятием и его описание осуществляется с помощью средств, которые не принадлежат самой системе. Структура имеет ограниченный уровень глубины описания, т.е. элементы системы выбраны таким образом, с такой степенью детализации, чтобы обеспечить решение поставленной задачи исследования. В качестве элементов структуры могут быть выбраны различные типы объектов (или сущности), которые характеризуют не конкретный экземпляр объекта, а его тип или класс. При составлении структурного описания в простейшем случае определяют список элементов (их перечень и атрибуты) и список связей между ними. Описания атрибутов (свойств или функций) объекта делают его уникальным. Например, элементами структуры управления могут быть типы должностных лиц (директор, начальник отдела, служащий, бухгалтер и т.д.), типы подразделений предприятия (администрация, бухгалтерия, отдел кадров, производственный отдел и т.д.) или типы документов (письмо, приказ, распоряжение, договор, заявление, справка, инструкция и др.). Атрибутами элементов СУ являются их наиболее характерные свойства или функции, например, атрибутами должностного лица могут быть перечни его прав и обязанностей, адрес и телефон, координаты расположения его рабочего места и т.д., в качестве атрибутов документа можно использовать его реквизиты. Для более полной идентификации связей структуры управления им также присваивают атрибуты. В системах управленческой деятельности выделяют различные уровни представления структуры и рассматривают организационные, функциональные и технические структуры, которые отличаются составом элементов и характером связей. Организационная структура СУ представляет описание состава элементов и их функций, связей между элементами и характер связей. Функциональная структура СУ дает описание функций управления в подструктурах системы, состав функций управления и их взаимосвязь, характер и степень автоматизации. Техническая структура СУ определяет состав и взаимосвязи средств технического обеспечения (ТО) СУ, к которым в СУД относятся средства оргтехники, компьютеры и их периферийные устройства (принтеры, сканеры, плоттеры, дигитайзеры и т.п.), средства связи (факсы, модемы, телефоны, линии связи и т.п.) и другая техника.
Функциональное описание СУ предназначено для определения поведения исследуемой системы по отношению к другим системам и к внешней среде. Функциональное описание СУ представляет собой описание изменений состояний системы во времени при изменении управляющих воздействий с учетом изменений внешней среды.
Информационное описание позволяет получить представление о зависимости структурных и функциональных свойств СУ от вида и характера информации, способов ее получения, образования и передачи. Важным объектом исследования при составлении информационного описания являются информационные связи в структуре СУ. В частности, дается описание информационного обеспечения (ИО), под которым понимается совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и организации их применения в условиях функционирования АС.
В процессе создания СУ решаются задачи анализа и синтеза системы. Под анализом понимается процесс разъединения (декомпозиция) системы на части, определение свойств этих частей и их взаимосвязей. Под синтезом понимается процесс объединения (композиции) частей системы в целое при условии выполнения заданных свойств. Как правило, трудоемкость решения задачи синтеза значительно выше, чем трудоемкость решения задачи анализа. Процесс проектирования СУ может быть представлен как последовательность решения задач анализа и синтеза. Одной из главных задач анализа является структурный анализ СУ, так как структура системы определяет основные свойства моделируемого объекта.
