ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИИ

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

ОРГАНИЗАЦИЯ и УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ НАЛИЧНЫХ

ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИИ

Денежные средства представляют собой средства организации в отечественной и иностранной валютах, находящиеся в кассе организации, на расчетных, валютных и других счетах в банках на территории страны и за рубежом, в легко реализуемых ценных бумагах, а также в платежных и денежных документах.

Все организации, должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков, а для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие обязано иметь кассу, которая представляет собой специально оборудованное и изолированное помещение.

Получение наличных денежных средств из банков в кассу осуществляется посредством заполнения организацией чеков и расходуется на указанные в них цели.

Прием, выдачу наличных денежных средств, порядок оформления кассовых документов регламентирует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ от12 октября 2011 года №373-П (далее Положение).

В кассах организаций на конец рабочего дня могут оставаться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых руководителями этих организаций.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель лимит остатка наличных денег рассчитывают по формуле:

Остаток наличных денежных средств сверх установленных лимитов должен сдаваться на расчетные счета организации в банках в соответствии с п. 1.4. Положения.

Сверх установленных лимитов наличные денежные средства в кассах могут храниться только:

для выдачи заработной платы;

выплат социального характера;

выдачи стипендий;

в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

По истечении 5 рабочих дней неиспользованные суммы наличных денег сдаются в учреждения банков. В последующем они выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами РФ и банковскими правилами.

В случае установления факта наличия в кассе сверхлимитных денежных средств на организацию могут быть наложены штрафные санкции в соответствии с Кодексом об административных нарушениях РФ (далее КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г № 195-ФЗ.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Росстатом (ранее Госкомстатом) РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ. Номера форм документации по учету кассовых операций:

В связи с этим в бухгалтерии при ведении кассовых операций используются следующие до­кументы:

1.ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (форма № КО-1) – для приема наличных денег в кассу.

2. РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (форма № КО-2) – для выдачи наличных денег из кассы.

3. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ РАСХОДНЫХ И ПРИХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ (КО-№3).

4. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ – для контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций (ведется ежедневно и всегда).

5. ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ – для выдачи заработной платы.

6. КАССОВАЯ КНИГА (ВКЛАДНОЙ ЛИСТ КАССОВОЙ КНИГИ) (форма КО-4)– должен сшиваться ежеквартально.

7. ОТЧЕТ КАССИРА – для учета всех операций по кассе за день.

8. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)

8. ДЕНЕЖНЫЙ ЧЕК НА ПОЛУЧЕНИЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ с расчетного счета в кассу.

9. ОБЪЯВЛЕНИЕ НА ВЗНОС НАЛИЧНЫМИ из кассы на расчетный счет.

10. ЖУРНАЛ ОРДЕР № 1, ВЕДОМОСТЬ № 1 – для отражения всех операций по кассе за отчетный пери­од (месяц, квартал).

К оформлению приходных и расходных кассовых ордеров предъявляются следующие общие требования:

операции по ним должны производиться только в день составления;

заполнение документов должны быть четким и ясным, выполняться чернилами, шариковой ручкой, электронной вычислительной машиной;

подчистки, помарки, исправления в этих документах не допустимы.

Порядок работы кассира при получении приходных и расходных кассовых ордеров состоит в следующем:

проверка на документах наличия и подлинности подписей главного бухгалтера и руководителя организации (на расходном ордере) или подписей лиц, на это уполномоченных;

проверка полноты и правильности оформления документов;

проверка наличия указанных в кассовых документах приложений.

Денежная наличность в кассу может поступать в результате возврата подотчетными лицами неиспользованных сумм; поступления выручки за проданную продукцию, товары и оказанные услуги; погашения убытка, причиненного организации; снятия с расчетного счета в учреждении банка по чеку и т.д.

Поступление денежной наличности в кассу оформляется приходными кассовыми ордерами (форма №КО-1), подписанными главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Лицо, сдавшее наличные денежные средства в кассу, получает на руки квитанцию к приходному кассовому ордеру, в которой содержатся: сумма прописью, основание внесения, дата и подписи главного бухгалтера и кассира. Квитанция заверяется печатью или штампом кассира.

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Прием наличных денег от физических лиц и предприятий оформляется приходным кас­совым ордером. Суммы операций записывают в ордере не только цифрами, но и прописью. Приходный ордер представляет собой бланк, который разделен на две части. Левая часть – сам приходный ордер, правая часть – квитанция. (Среди бланков, выданных Вам, найдите приходный ордер).

ЛЕВАЯ ЧАСТЬ БЛАНКА заполняется следующим образом: в самой верхней строке пишет­ся на­звание предприятия, которое получает деньги (или ставится штамп предпри­ятия). Ставится по­рядковый номер ордера (нумерация приходных ордеров начинается с 1-го числа нового года), число, месяц и год заполнения. Записывается кор­респондирующий счет (т.е. СЧЕТ ПО КРЕДИТУ КОТОРОГО ПРОИСХОДИТ ДАННАЯ ОПЕРАЦИЯ). Графу «Код целевого назначения» заполняют, если в кассу организации поступили средства целевого финансирования. За­тем вносится название органи­зации или фамилия, имя и отчество лица, от которых при­ни­маются день­ги. В строке «Основание» указывают содержание хозяйственной операции, в результате которой поступили деньги. Указывается сумма получен­ных денег прописью. По строке «Приложение» указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу. В нижних строчках расписывает­ся кассир и глав­ный бухгал­тер.

ПРАВАЯ ЧАСТЬ БЛАНКА – квитанция – заполняется аналогичным образом. ВАЖНОЕ УСЛО­ВИЕ ЕЕ ЗАПОЛНЕНИЯ – СООТВЕТСТВИЕ ВСЕХ ДАННЫХ КВИТАНЦИИ С ДАННЫМИ В ПРИХОДНОМ ОРДЕРЕ. В нижней час­ти квитанции ставится печать предприятия (штамп).

Сумма операций пишется от начала строки с большой буквы. Отметим, что если в стро­чках, где указывается сумма прописью, остаются пустые места, то до конца этих строчек ста­вятся прочерки.

После заполнения кви­танция отрезается, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и отдается лицу, от которого приняты деньги. Приве­дем несколько примеров заполнения приход­ного ордера (Нумерацию приходных ордеров начнем с номера 21).

ПРИМЕР 1. Мы получаем 10.01.2013г. от индивидуального предпринимателя 60 000 руб. за выполнен­ные нами услуги (деньги получены через Кашину Е.А.). В этом случае в графе "от кого" пишется название организа­ции и обязательно ука­зывается лицо, через которое мы получаем деньги.

Заметим также, что сумма оплаты за услуги облагается налогом на добавленную стоимость (НДС) - 18%. Если НДС не облагается, то прописывается «В том числе без налога (НДС)».

Приходный кассовый ордер будет выглядеть так:

Выдача наличных денежных средств из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (формы №КО-2) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег) с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации.

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Для выдачи наличных денег из кассы в бухгалтерии используется расходный кассо­вый орд­ер.

РАССМОТРИМ ПРИНЦИП ЗАПОЛНЕНИЯ РАСХОДНОГО ОРДЕРА.

В самой верхней строчке указывается предприятие, которое выдает деньги. Ставит­ся но­мер орде­ра (расходные ордера начинают нумероваться с 1-го числа каждого года), дата его составления, коррес­пондирующий счет (т.е. СЧЕТ, ПО ДЕБЕТУ КОТОРОГО ПРО­ИСХОДИТ ДАННАЯ ОПЕРАЦИЯ) и сумма (цифрами) выда­ваемых денег. Записывает­ся фами­лия, имя, отчество того, кому мы вы­да­ем деньги, и основание выдачи, т.е. для чего и на какие цели. Записы­вается выдаваемая сумма прописью. Расходный ордер подпи­сывает руководитель пред­приятия и главный бухгалтер. Ниже кассовый ордер заполняет тот, кому выдаются деньги. Он пишет получа­емую сум­му прописью, ставит число, распи­сывает­ся и указывает документ, удо­стоверяющий его личность (паспорт, удостове­рение с фотографией). Кассир при выдаче денег обязан проверить соответствие этих записей с записями самого документа. В самой нижней строке ордера рас­пи­сывается кассир.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и хранят в архиве организации в течение 5 лет.

ПРИМЕР1. Мы выдаем 6000 рублей штатному сотруднику Петренко М.С. на ко­ман­дировочные расходы в подотчет. Дата выда­чи 10.01.2013 г. Расходный ордер будет выглядеть так:

Унифицированная форма № КО-2

Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88

Выдать Петренко Михаилу Сергеевичу_________________________________________________

фамилия, имя, отчество

Основание под отчет, на командировочные расходы _____________________________________________________________

Сумма Шесть тысяч-------------------------------------------------------------------------------------------------

прописью

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾_ руб. 00 коп.

Приложение ____________________________________________________________________________________________________________________

Руководитель организации Директор _______________ ____Соловьев_____________

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер ___________ ___Кузнецова ________

подпись расшифровка подписи

Получил Шесть тысяч ¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

сумма прописью

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾ руб. 00 коп.

“ 10 января 2013г. Подпись Петренко

По паспорту 56 71 № 456290, выданному ОВД Индустриального района г.Перми 12.03.2000г.__________________________________________________________________________________________

наименование, номер, дата и место выдачи документа,

удостоверяющего личность получателя

Выдал кассир ____________________________ Петрова

подпись расшифровка подписи

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. День­ги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день их составления. При­ходные и расходные кассо­вые ордера не выдаются на руки лицам, вносящим или полу­ча­ющим денежные средства.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для ведения аналитического учета движения денежных средств в кассе организации используются регистры аналитического учета.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и т.п. до передачи в кассу организации. Форма может заполняться автоматизированным способом.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежках регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов после их выдачи.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Журнал регистрации кассовых ордеров разделен на две половины. В одной части учитывают­ся приходные ордера, в другой – расходные. Для каждого кассового ор­дера записывается дата составления, порядко­вый номер, сумма и основание для выдачи или приема денег. Журнал ведут в течение года, затем передают в архив, где он хранится 5 лет.

Наличные расчеты

Типовые проводки и первичные документы

Цели, на которые можно направить наличную выручку

Расходовать наличную выручку из кассы можно только на:
– заработную плату, стипендии и другие выплаты работникам (в том числе социального характера);
– командировочные расходы;
– оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
– возврат покупателям или заказчикам ранее оплаченных наличными авансов;
– выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Об этом сказано в пункте 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Причем этот перечень закрытый. Поэтому компания не может направить свою наличную выручку, на выдачу займа (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Однако штрафов за нецелевое использование организацией наличной выручки законодательство не предусматривает. В то же время при проверке кассовой дисциплины банк, скорее всего, укажет вам на нецелевое использование наличной выручки. Дело в том, что в противном случае саму кредитную организацию могут оштрафовать по статье 15.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях – за то, что она не проконтролировала своего клиента. Штраф по этой статье грозит должностному лицу банка и составляет от 2000 до 3000 руб.

В такой ситуации, есть два варианта. Первый: нужно сначала сдать наличную выручку в банк, потом снять со счета необходимую сумму и только затем выдать деньги. Второй: перевести деньги по безналичному расчету. Например, на банковскую карту или на специально открытый для этого счет.

Лимит расчетов наличными

Несет ответственность за расчеты с превышением установленного лимита: покупатель, заплативший наличными сумму более 100 000 руб.

Расчеты наличными с компаниями и предпринимателями

Если юридическое лицо или предприниматель рассчитываются наличными, им нужно выдать как кассовый чек, так и квитанцию от приходного кассового ордера. Одного кассового чека в данном случае недостаточно. Дело в том, что пункт 13 Порядка ведения кассовых операций требует, чтобы прием наличных денег оформлялся приходным кассовым ордером, отрывную квитанцию от которого нужно передать покупателю. Подписать ее должен либо главный бухгалтер, либо другой работник организации, уполномоченный соответствующим распоряжением руководителя.

Порядок оприходования денег из кассы ККТ

Выручку, которая принимается через ККТ, в течение дня разрешено хранить в контрольно-кассовой машине. В конце дня эта выручка поступает в общую кассу. Это должно быть оформлено следующими документами.

1. Z-отчет (контрольные показания со счетчиков ККТ). Это последний чек, который кассир-операционист пробивает в конце дня.

2. Запись в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4). Кассир-операционист делает ее на основании показаний Z-отчета. В графах журнала указываются данные об остатках на начало и конец дня, а также сумма пробитой за день выручки. Кроме того, в журнале кассира-операциониста положено отражать выявленные в конце дня излишки денег.

3. Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6). Этот документ заполняют по данным журнала кассира-операциониста. Справку кассир должен сдать в общую кассу предприятия.

4. Сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации (форма КМ-7). Этот документ оформляет кассир главной кассы организации. В нем он указывает общую сумму выручки, поступившей за день во все кассовые машины организации. Основанием для заполнения отчета являются справки-отчеты, сданные всеми кассирами-операционистами.

5. Приходный кассовый ордер. Выручка, поступившая из всех ККТ, приходуется в общую кассу именно по этому документу.

6. Запись в кассовой книге. В кассовую книгу переносится информация из приходного кассового ордера.

Оформление возврата денег

Кассир ККТ должен:
– забрать у покупателя неиспользованный чек и подписать его у директора или заведующего;
– составить совместно с администрацией предприятия акт по форме № КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
– погасить неиспользованные чеки (подписью руководителя или заведующего) и наклеить их на лист бумаги;
– записать в графу 15 журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных за день нулевых чеков;
– сдать в бухгалтерию Z-отчет, акт возврата денежных сумм и лист с неиспользованными чеками.

При этом применять функцию ККТ «Возврат» законодательство не обязывает. Эта функция носит вспомогательный характер и встречается не во всех кассовых аппаратах. Она помогает систематизировать данные о не использованных в течение дня чеках. Кассир может применить ее в двух случаях. Во-первых, когда выдает деньги по купленным за наличные товарам, которые возвращены в день покупки. А во-вторых, когда аннулирует ошибочно пробитые чеки. На сумму каждого не использованного за день чека кассир пробивает так называемый возвратный чек. Кроме того, сумма всех возвратных чеков отражается в фискальном Z-отчете. Однако в фискальную память ККТ она не заносится. И соответственно на показатель дневной выручки не влияет.

Возврат подотчетных средств

Если фирма выдает наличные денежные средства подотчетному лицу. При приобретении товаров часть средств остается неиспользованной и подлежит возврату в кассу. На эту сумму выбивать подотчетному лицу не нужно. Ведь организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять кассовую технику при наличных денежных расчетах в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Об этом гласит пункт 1 статьи 2 закона о ККТ.

Понятия «товар», «работа», «услуга» раскрываются в статье 38 Налогового кодекса РФ. Товаром признается любое имущество, предназначенное для реализации. Работой является деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и удовлетворяют потребностям фирм и граждан. Под услугой понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения. Исходя из этих определений, фирма, приняв неиспользованные денежные средства от подотчетного лица, не реализовала товары, не выполнила работы и не оказала услуги. Таким образом, в такой ситуации необходимости в применении контрольно-кассовой техники и выдаче кассового чека нет (письмо МНС России от 16 сентября 2004 г. № 33-0-11/585@).

Заем наличными деньгами

Не нужно применять ККТ и при предоставлении займа наличными деньгами. Организация-заемщик никаких товаров (работ, услуг) заимодавцу не продает, а лишь приходует в кассу наличные денежные средства, полученные по договору займа, которые к тому же по истечении определенного времени обязана вернуть (п. 1 ст. 807 Гражданского кодекса РФ). В результате применять кассовый аппарат при получении заемных денежных средств в кассу организации никакой необходимости нет. Похожая позиция изложена и в письме МНС России от 5 мая 2004 г. № 33-0-11/320 «О применении контрольно-кассовой техники».

Компания не оприходовала полученную наличность

Чтобы обосновать в суде справедливость штрафа, налоговым инспекторам необходимо доказать хотя бы один из следующих фактов. Во-первых, наличная выручка не совпадает с данными о продажах. Одно из неоспоримых доказательств неоприходования денег – это несоответствие между суммой наличных и данными о проданных через кассу товарах. Чтобы его найти, они должны сравнить документы о реализации продукции (накладные, товарные отчеты и т. п.) с первичными кассовыми документами. Во-вторых, обнаружена разница между показаниями ККТ и кассовой книги. Тут инспектор сверяют показания контрольно-кассовой техники с данными кассовой книги организации.

В законодательстве неоприходованными признаются наличные денежные средства, которые не поступили в общую (главную) кассу организации. Это следует из Порядка ведения кассовых операций, а также из статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кассир выдал сдачу из денег, не пробитых по кассе

Кассир должен помнить: пусть уж лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели обнаружатся излишки. Даже за 10 лишних рублей налоговики выписывают компании штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Неучтенные деньги всегда расцениваются как сокрытие выручки. Есть законный способ хранить в кассе определенное количество лишних денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить наличие разменного фонда. Образец приказа ниже.

Законодательство не предусматривает порядка, руководствуясь которым компании оформляют свой разменный фонд. В приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы.

Нужно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России 30 августа 1993 г. № 104 (далее – Типовые правила).

При увольнении кассир возвращает разменный фонд обратно в кассу предприятия.

Ответственность за неприменение ККТ

Высший арбитражный суд (см. постановление от 31 июля 2003 г. № 16 «О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 КоАП РФ, за неприменение контрольно-кассовых машин») разрешил штрафовать по статье 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях в таких случаях:
– фирма использует кассовый аппарат, не зарегистрированный в налоговой инспекции;
– фирма использует ККМ без фискальной памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;
– если на кассовом аппарате отсутствует пломба либо заметно, что она повреждена;
– если кассир пробил чек на меньшую сумму, чем ему заплатил покупатель;
– предприятие применяет кассовый аппарат, которого нет в госреестре. При этом, если кассу исключили из реестра, фирма может на ней работать, пока не истечет нормативный срок ее эксплуатации.

Одно нарушение – один штраф

Пример: организация нарушила законодательство и не пробила через ККТ некую сумму выручки. При этом доказано, что эта сумма не была оприходована и в главную кассу организации.

Инспекторы решили предъявить компании сразу два штрафа: за неоприходование наличных денег (по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях) и за неприменение ККТ (по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Второй штраф незаконен. Дело в том, что существует статья 4.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Она гласит, что за одно незаконное действие может быть взыскан только один штраф. А в случаях, когда существует альтернатива, проверяющим предписано выбирать самое строгое наказание. Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 19 октября 2005 г. № Ф08-4976/2005-1967А таковым был признан штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Случаи, когда можно обойтись без ККТ

Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – закон о ККТ), есть четыре случая, когда можно вести расчеты наличными, не применяя кассовую технику.

Во-первых, исключение сделано для тех организаций и предпринимателей, которые ведут расчеты с населением, используя бланки строгой отчетности.

Во-вторых, ККТ разрешено не применять некоторым организациям и ИП в силу специфики их деятельности. Эта норма, в частности, распространяется на следующие виды деятельности:
– продажу газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ;
– продажу лотерейных билетов;
– продажу проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
– торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
– продажу в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;
– торговлю в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
– прием от населения стеклопосуды и утильсырья (кроме металлолома).

В-третьих, проводить наличные расчеты без применения ККТ могут организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (кроме городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, который утверждают региональные органы власти.

В-четвертых, с 21 июля 2009 года не применять ККТ вправе плательщики ЕНВД.

Компания или предприниматель платят ЕНВД. Отказ от ККТ

В этом случае кассу можно не применять. Если «Вмененщик» решит воспользоваться правом не применять ККТ, кассовый аппарат лучше снять с учета в налоговой инспекции. Порядок снятия ККТ с учета обозначен в пунктах 16 и 17 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утверждено постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470).

Продавец, отказавшийся от ККТ, должен соблюдать одно условие: по просьбе покупателя или клиента при оплате оформлять документ, подтверждающий прием денег. Это могут быть товарный чек, квитанция или другой документ, распечатанный на принтере. Документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), можно разработать самостоятельно. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты, которые прописаны в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ:
– наименование документа;
– порядковый номер документа, дату его выдачи;
– наименование (для организации), фамилию, имя, отчество (для индивидуального предпринимателя);
– ИНН;
– наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
– сумму оплаты в рублях;
– должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Выдавать такой документ нужно только по требованию, то есть закон не предусматривает выписывание подтверждающих документов всем покупателям или клиентам.

Также нужно сказать, что отказ от ККТ – дело добровольное. Если «Вмененщик» посчитает, что по каким-то причинам ему неудобно или невыгодно отказываться от применения кассовой техники, он может по-прежнему ею пользоваться. Однако воспользоваться освобождением от касс не смогут «Вмененщики», торгующие в городах крепкими алкогольными напитками (с содержанием этилового спирта более 15 процентов от объема готовой продукции). Для них обязанность использовать ККТ прописана в пункте 5 статьи 16 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Инспектора могут проверить плательщиков ЕНВД на предмет применения контрольно-кассовой техники. Но если «Вмененщик» отказался от кассы, то инспекторы будут следить за тем, чтобы покупателям по их требованию выдавались подтверждающие покупку документы.

Размер штрафа за невыдачу подтверждающего документа установлен такой же, как и за неприменение ККТ: для граждан – от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц – от 3000 до 4000 руб., для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 руб. (ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Напомним, что индивидуального предпринимателя налоговики штрафуют как должностное лицо.

Выдача бланков строгой отчетности вместо кассового чека

Бланки строгой отчетности можно применять, если одновременно выполняются два условия. Во-первых, организации и индивидуальные предприниматели могут применять бланки строгой отчетности только при наличных расчетах с населением. Для расчетов с юридическими лицами придется применять ККТ. А во-вторых, бланки строгой отчетности можно применять только при оказании услуг, а никак не при продаже товаров.

Общий порядок утверждения форм БСО устанавливает Правительство РФ. Это прописано в пункте 2 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…». Сейчас действует постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, которым утверждено Положение об осуществлении наличных денежных расчетов… Согласно этому документу, право утверждать новые бланки строгой отчетности предоставляется не только Минфину, но и другим государственным ведомствам. Кроме того, организации, оказывающие услуги, могут разрабатывать новые БСО сами. Причем утверждать эти формы в федеральных органах исполнительной власти не нужно. Об этом прямо сказано в письме Минфина России от 22 августа 2008 г. № 03-01-15/10-303.

Бланк, разработанный самостоятельно, должен содержать все обязательные реквизиты, указанные в пункте 3 Положения. Кроме того, в письме № 03-01-15/10-303 чиновники отмечают, что бланк документа может быть изготовлен не только типографским способом, но и с помощью автоматизированных систем. Это предусмотрено пунктом 4 Положения. При этом должно быть выполнено два требования. Первое – автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет. Второе требование: при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Причем организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговиков обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Положения).

Оформление БСО

Порядок действий при оформлении бланков строгой отчетности зависит от способа, которым рассчитывается клиент (гражданин). Если клиент рассчитывается наличными, то бланк строгой отчетности оформляется в следующем порядке:
– заполните бланк, за исключением места для подписи. Если отдельные графы бланка заполнить невозможно из-за отсутствия соответствующей информации у организации, то поставьте в них прочерк;
– получите от клиента деньги;
– назовите полученную сумму денег и положите их отдельно на виду у клиента;
– подпишите бланк (при наличии такого реквизита в форме бланка);
– назовите сумму сдачи и выдайте ее клиенту вместе с бланком (бумажные купюры и разменные монеты выдавайте одновременно).

Если клиент рассчитывается платежной картой, то бланк строгой отчетности оформите в следующем порядке:
– возьмите у клиента платежную карту;
– заполните бланк, за исключением места для подписи. Если отдельные графы бланка заполнить невозможно из-за отсутствия соответствующей информации у организации, то поставьте в них прочерк;
– вставьте платежную карту в специальное устройство считывания информации и получите подтверждение оплаты по платежной карте;
– подпишите бланк (при наличии такого реквизита в форме бланка);
– верните клиенту платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.

Если оплата происходит и платежной картой, и наличными одновременно (смешанная оплата), то сдачу, платежную карту и бланк строгой отчетности выдайте клиенту одновременно. Такой порядок установлен пунктом 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Независимо от способа получения оплаты при заполнении бланка строгой отчетности необходимо обеспечить заполнение не менее чем одной его копии. В противном случае бланк должен иметь отрывную часть. Из этого правила есть исключение. Если бланк разработан федеральными органами исполнительной власти (например, Минтрансом России), требования по его заполнению устанавливаются в соответствии с разработанной формой документа. Об этом сказано в пункте 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Печать на приходном кассовом ордере

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60 процентов оттиска – на квитанции, а 40 процентов – на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.».

Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Кассовые аппараты, которые можно использовать при расчетах наличными

При наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт организации и предприниматели обязаны применять модели контрольно-кассовой техники (ККТ), включенные в государственный реестр (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). В настоящее время государственный реестр ККТ ведет Минпромторг России (п. 5.7.4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 5 июня 2008 г. № 438). Ранее эти функции были возложены на Роспром (п. 5.5.4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 июня 2004 г. № 285, п. 11 Указа Президента РФ от 12 мая 2008 г. № 724), а еще ранее – на Государственную межведомственную экспертную комиссию по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 9 сентября 1993 г. № 903).

До истечения нормативного срока амортизации разрешается применять и те модели ККТ, которые были исключены из государственного реестра (п. 5 ст. 3 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом такие модели должны соответствовать эксплуатационным требованиям, которые действовали на дату их включения в государственный реестр (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470).

Под нормативным сроком амортизации ККТ следует понимать срок полезного использования такого оборудования по Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. ККТ относится к четвертой амортизационной группе (срок полезного использования – от пяти до семи лет включительно). Об этом сказано в письме Минфина России от 8 мая 2007 г. № 03-01-15/4-127.

Таким образом, при использовании ККТ, исключенной из государственного реестра, внимательно следите за окончанием срока ее амортизации. Это позволит заблаговременно приобрести и ввести в эксплуатацию новую ККТ.

Пример

В декабре 2003 года ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело ККМ модели АМС-100Ф (версия 017) за 11 000 руб. (без учета НДС). По приказу генерального директора организации установлен срок полезного использования ККМ – семь лет, что соответствует четвертой амортизационной группе по Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.

В этом же месяце кассовый аппарат введен в эксплуатацию. С 1 июля 2004 года данная модель ККМ была исключена из государственного реестра. Поскольку нормативный срок амортизации машины истекает в декабре 2010 года (начиная с момента ввода в эксплуатацию), до 1 января 2011 года организация вправе применять ее при наличных расчетах за реализованную продукцию.

Неисправности, при которых нельзя эксплуатировать контрольно-кассовую машину

Нельзя эксплуатировать контрольно-кассовую машину, которая:

– не печатает (печатает неразборчиво или не полностью) обязательные реквизиты на кассовом чеке;
– не печатает (печатает неразборчиво или не полностью) контрольную ленту и другие документы, предусмотренные техническими требованиями к ККМ и их фискальной памяти;
– не выполняет (выполняет с ошибками) операции, предусмотренные техническими требованиями к ККМ и их фискальной памяти;
– не позволяет извлечь из фискальной памяти данные, необходимые для налогового контроля.

Кроме того, неисправной признается ККМ, на которой установлена прикладная программа (версия программы), не допущенная для использования на данной модели. В правилах эксплуатации ККМ могут быть предусмотрены и другие неисправности, до устранения которых эксплуатация машины должна быть прекращена. Такой порядок установлен пунктом 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745. Этот документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству о ККТ.

Техническое обслуживание (ремонт) кассового аппарата

Техническое обслуживание кассовых аппаратов могут производить центры технического обслуживания (ЦТО) и поставщики ККМ. Об этом сказано в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470. ККМ должны проходить проверку исправности в ЦТО в январе–феврале каждого года. Это следует из девятого абзаца пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904. Факт проведения техобслуживания ККМ ежегодно подтверждается голографическим знаком «Сервисное обслуживание». Этот знак наносится на корпус ККМ с той стороны, которая обращена к покупателю (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470).

Техническое обслуживание ККМ может включать в себя:
– осмотр контрольно-кассовой техники;
– текущий и (или) капитальный ремонт;
– замену электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ);
– межремонтное обслуживание.

Организации и предприниматели не вправе производить техническое обслуживание и ремонт ККМ самостоятельно, с помощью других организаций или граждан, кроме ЦТО. Об этом сказано в шестом абзаце пункта 10 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95. Причем ремонт и техническое обслуживание должны выполнять только те ЦТО, где ККМ состоит на учете (подп. 11.1 п. 1 Положения, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. № 2/18-95).

Ремонт ККМ производится только с разрешения руководителя организации или его заместителя. Перед тем как ремонтировать ККМ, нужно снять показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков. Показания отражаются в акте по форме № КМ-2 и заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. Акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены комиссии и представитель налоговой инспекции. Акт нужно передать в бухгалтерию не позднее следующего дня вместе с накладной на передачу ККМ в ЦТО для ремонта. Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Вызов специалиста ЦТО необходимо зарегистрировать в журнале по форме № КМ-8. В нем же нужно зафиксировать все выполненные работы по ремонту и техобслуживанию. Журнал заполняет специалист ЦТО. Записи о приемке работ по ремонту ККМ подтверждаются подписями специалиста ЦТО и ответственного сотрудника организации. Журнал учета вызовов должен храниться у руководителя организации. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков нужно вновь зафиксировать в акте по форме № КМ-2. Кожух ККМ опломбируется маркой-пломбой, которую наклеивает ЦТО. Образец марки-пломбы утвержден Минпромэнерго России (приказ от 5 сентября 2007 г. № 351).