Учет расчетов с подотчетными лицами

Предприятия могут выдавать наличные денежные средства из кассы под отчет своим работникам на командировочные и административно-хозяйственные расходы. Работники, получившие авансом наличные деньги, называются подотчетными лицами. Данные расходы утверждаются руководителем предприятия, а командировочные выдаются по его приказу. Размер суммы на командировочные расходы ограничиваются сроком командировки и местом ее назначения. Оплате подлежит стоимость проезда, расходы по найму жилого помещения (по фактическим расходам, подтвержденным документально), а также суточные в размере не более 700 руб.(максимум) за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. в зарубежной командировке. Сверхнормативные суммы образуют постоянные разницы, учитываемые при налогообложении.Подотчетное лицо оформляет авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов. Учет указанных расчетов ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета 71 отражается выданные суммы в подотчет и в результате перерасхода:

Дт 71

Кт 50, 55

По кредиту счета 71 отражается подтверждение произведенных расходов подотчетным лицом и возврат неиспользованных сумм аванса:

Дт 10, 26, 50, 19 «НДС»

Кт 71

Остаток счета 71 отражается в конце отчетного периода в активе баланса в разделе 2 «Оборотные активы» или в пассиве баланса в разделе 5 «Краткосрочные обязательства».

Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче.