PowerPoint 2000 содержит обширные возможности по красочному оформлению cлайдов, входящих в презентацию. Но основная информативная роль принадлежит содержащемуся в них тексту. Поэтому, прежде всего, остановимся на особенностям ввода и редактирования текста. Прежде чем приступать непосредственно к вводу текста, лучше сразу установить некоторые полезные параметры настройки.
Параметры работы с презентациейможно задать, выбрав в меню Сервис пункт Параметры. При этом появляется диалоговое окно, содержащее шесть вкладок. Окно отражено на рис. 10.
Рис. 10 Диалоговое окно настройки параметров работы с презентацией
Каждая из панелей предоставляет ряд возможностей по установке параметров отображения слайдов, печати, сохранению, проверке орфографии и т.п. На что стоит обратить особое внимание при работе с PowerPoint — это на панель Сохранение, поскольку в ней находятся важные для обеспечения сохранности документа и удобства работы с ним функции, а также на панель Орфография и стиль, потому что при проведении презентации любые грамматические и орфографические ошибки, На панели Сохранение наибольший практический интерес представляют:
· Разрешить быстрое сохранение - его лучше отключить, так как оно может привести к определенным неприятностям, таким как, например, уменьшение скорости обработки документа или неадекватное восприятие действий с ним;
· Автосохранение каждые — его, наоборот, лучше включить.
На панели Орфография и стиль важнейшей командой является функцияАвтоматически проверять орфографию. По умолчанию она должна быть задана, но лучше зайти и это диалоговое окно и проверить, стоит ли флажок напротив этой команды. Если да, то в дальнейшем во время набора текста PowerPoint будет подчеркивать орфографические ошибки красной волнистой линией, что позволяет докладчику сразу обратить на них внимание и исправить во время подготовки презентации к показу.
Ввод текставPowerPoint осуществляется с клавиатуры и особых сложностей не вызывает хотя и существенно отличается от ввода текста, например, в Word. Отличие обусловлено компоновкой рабочей области, а также специфическими особенностями создания презентаций. Исходя из этого, можно отметить, что способы ввода текста в слайды таковы.
При создании презентациш на базе шаблона, включая шаблон Мастера автосодержания, при работе с Пустой презентацией, используя встроенную авторазметку, ввод текста производится в специальное местозаполнители. Разница лишь в том, что шаблоны предоставляют пользователю многоцветный дизайн и ряд предложений относительно содержания каждого слайда, а авторазметка -лишь пустой фон и резервирование места на слайде для информации, которая будет туда занесена.
PowerPoint имеет удобное функциональное свойство: он помнит все производимые с документом действия и предоставляет возможность отказа от них, а также последующего возвтрата к ним. Отмена действий осуществляется при помощи меню Правка>Отменить «указание совершенного действия» либо синей полукруглой стрелкой на панели инструментов Стандартная. Возврат к ним производится из того же меню Правка> Повторить «указание совершенного действия» либо синей полукруглой стрелкой вправо на панели инструментов Стандартная.
Ввод текста в местозаполнители чем-то похож на аналогичную работу с шаблонам в Word. Окруженные пунктиром, или штриховым контуром местозаполнители и форматируются определенным шрифтом с: заданным размером символов, а содержащиеся в них рекомендации по содержимому должны заменяться текстом докладчика. Для ввода в них авторского текста надо: выделить текст местозаполнителя; заменить его на авторский; затем щелкнуть мышью в любом месте за пределам местозаполнителя. Если ранее пользователь PowerPoint сталкивался с проблемой пределы рамки, то в новой версии текст автоматически подгоняется под имеющееся свободное месте. Единственное, за чем надо внимательно следить - это за тем, чтобы местозаполнитель, вместе с текстом не выходил пределы слайда. В PowerPoint 2000 при необходимости можно передвигать границы местозаполнителей на слайде или менять размер шрифта и тексте. Основные функции ввода и редактирования текста, как, например, перемещение по тексту, использование пробелов, переход к следующему абзацу и другие, аналогичны заложенным в Word. Вместе стем использование местозаполнителей предполагает ряд особенностей.
· Прежде всего, надо помнить, что при работе с шаблоном перед вводом текст местозаполнителя выделяется обязательно, в противном случае авторский текст будет вставлен перед текстом с рекомендациями по содержимому.
· Иногда требуется включить в слайд пустой местозаполнитель. Для этого надо выполнить команду меню Вставка> Надпись и задать размеры нового местазаполнителя.
Наконец, немаловажной функцией, предоставляемой PowerPoint, является проверка орфографии. Обнаружение орфографических ошибок при проведении презентации не только ставит в неудобное положение докладчика и отрицательно сказывается на его выступлении, но и может вызвать раздражение зрителей до такой степени, что впечатление от презентации из позитивного превратится в негативное. Поэтому здесь на проверку орфографии стоит обратить особое внимание. Прежде всего, необходимо проверить, включена ли автоматическая проверка орфографии. Об этом уже говорилось ранее, когда речь шла о тематике настроек вводом текста. Кроме того, не лишним будет проверить правописание во всем документе при помощи элемента управления Орфография на панели инструментов Стандартная. При этом PowerPoint двигается по тексту в поисках слов с возможными орфографическими ошибками, не содержащимися в его стандартном и пользовательских словарях. При обнаружении такого слова он открывает диалоговое окно Орфография, где выписывает найденное слово и варианты замены при наличии таковых либо сообщение, что вариантов замены не знает. При этом предлагается несколько вариантов действий:
· Пропустить, чтобы оставить слово в таком написании;
· Пропустить все, чтобы впредь не останавливаться на этом слове во всей презентации;
· Добавить, чтобы внести это слово в пользовательский словарь;
· Заменить, чтобы заменить слово на выделенное предложенное;
· Заменить все, чтобы заменить данным образом все такие слова в данной презентации;
· Предложения, чтобы выбрать и произвести замену из предложенного списка.
Если в диалоговом окне отсутствует правильный вариант написания слова, то надо ввести его в области Заменить на и затем щёлкнуть мышью на кнопке Заменить или Заменить все. Для большего понимания многообразия предоставляемых возможностей на рис. 11 приведен вид данного диалогового окна.
При работе с пустой презентациейможно выбрать два разных способа. Можно вводить текст с чистого листа, что, как правило, не очень удобно. Вторым, более грамотным методом является организация замысла в виде структуры, в том числе использование структуры готового документа в Word, и затем превращение ее в слайды. Структура состоит из последовательности заголовков с подчиненными заголовками более низких уровней. Они помогает не только упорядочить замысел при создании презентации, но и выделить относительную важность различных положений презентации. Работу со структурой лучше производить в Режиме структуры, хотя такая возможность предоставляется и в Обычном режиме.
Рис. 11. Диалоговое окно проверки орфографии в PowerPoint
При создании структуры в самом документе PowerPoint необходимо учитывать несколько моментов:
· В зависимости от предыдущего введенного уровня структуры сочетание клавиш Ctrl+Enter переключает программу между созданием нового слайда и маркированного элемента. То есть если последний введенный текст был заголовком то сочетание этих клавиш переключает на создание маркированного элемента, и наоборот, если последний введенный текст был маркированным элементом, то нажатие клавиш переключает на создание нового слайда.
· После добавления абзаца нажатие клавиши Enter создает новый абзац, уровень которого совпадает с уровнем предыдущего. При этом если последний введенный текст был маркированным элементом, то нажатие Enter создает еще один элемент, а если последний введенный текст был заголовком слайда, то - нажатие клавиши создает новый слайд.
· PowerPoint предусматривает возможность созданий документов с многоуровневой структурой. При необходимости создания структуры с несколькими уровнями иерархии используются кнопки Повысить уровень — для того чтобы поднять абзац в иерархии на один уровень, и Понизить уровень, чтобы понизить абзац в иерархии на один уровень или переместить заголовок слайда на предыдущий слайд.
· Также Режим структуры, равно как и Режим сортировщика слайдов позволяет перемещать слайды в презентации, Для того чтобы перенести слайд и другое место презентации, необходимо выделить его щелчком мыши на значке слайда и структуре. Затем, не отпуская кнопку мыши, надо переместить его в выбранное место. При этом самой распространенной ошибкой является вставка слайда внутрь другого слайда. Для того чтобы этого не произошло, необходимо тщательно следить за горизонтальной линией, показывающей конечное положение перемещаемого слайда в структуре. Как только линия окажется выбранной позиции, кнопку мыши можно отпускать. Слайд окажется перенесенным и перенумерованным с соответствующим изменением всей структуры презентации. Те же особенности имеются при работе в Режиме сортировщика.
