Урок 1. Общие сведения о PowerPoint. Создание, загрузка, сохранение презентации
PowerPoint — приложение для подготовки презентаций, слайды которых выносятся на суд общественности в виде распечатанных графических материалов или посредством демонстрации электронного слайд-фильма. Создав или импортировав содержание доклада, вы сможете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем. Приложение PowerPoint — лидер среди систем организации презентации. С его помощью текстовая и числовая информация легко превращается в красочно оформленные слайды и диаграммы. Программа PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентации, поскольку она направляет действия пользователя с момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презентации.
Создание презентации
В основе любой презентации лежит набор слайдов, на которых размещаются текст, графики, рисунки. Электронные слайды подобны обычным фотографическим, но издаются гораздо проще. Программа PowerPoint сама запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию, а также предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.
Сразу после запуска PowerPoint (Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office PowerPoint 2003) появляется окно презентации с первым титульным слайдом.
Можно также другим способом создавать презентацию. Для этого нужно воспользоваться меню Файл команда Создать. На экране появится пустой слайд новой презентации.
Загрузка существующей презентации
Принцип загрузки презентации PowerPoint ничем не отличатся от загрузки любого документа Microsoft Office.
1. Меню Файл, команда Открыть;
2. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать файл с презентацией, который необходимо открыть (для этого необходимо, используя стандартные элементы управления в окне, произвести один щелчок на имени файла);
3. Нажать кнопку Открыть.
Сохранение презентации
При сохранении используется команда Сохранить меню Файл. При этом, если презентация сохраняется первый раз, то появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать местоположение вашей презентации на диске. В поле Имя файла указывается имя вашей презентации. В поле Тип файла указывается формат файла вашей презентации. После того, как все эти действия будут выполнены необходимо нажать кнопку Сохранить.
Если презентация уже была сохранена, но ее нужно сохранить под другим именем или в другом формате, тогда используется команда Сохранить как из меню Файл, которая позволяет повторно вызвать диалоговое окно сохранения презентации. После этого выполняются те же действия, как при первом сохранении, т.е. выбирается местоположение презентации на диске, указывается ее имя, указывается тип файла презентации и после этого нажимается кнопка Сохранить.
Обычно, когда презентация уже готова, ее сохраняют не в обычном файле презентации, а в виде Демонстрации PowerPoint. Демонстрация PowerPoint отличается от обычного файла презентации тем, что демонстрация при открытии не будет открывать приложение PowerPoint.
1. Меню Файл команда Сохранить как;
2. В диалоговом окне выбираем местоположение демонстрации;
3. В поле Имя файла указываем имя демонстрации;
4. В поле Тип файла указываем Демонстрация PowerPoint;
5. После нажимаем кнопку Сохранить.
Урок 2. Создание слайда. Работа с шаблонами слайдов
Создание слайда (добавление нового слайда)
Сформировав титульный слайд, можно перейти к добавлению других слайдов.
1. Найдите на панели инструментов Форматирование кнопку Создать слайд. Если вы забыли, как выглядит значок этой кнопки, переместите указатель мыши на панель инструментов и задержите его на несколько секунд. Появится экранная подсказка, разъясняющая смысл той кнопки, на которой расположен указатель мыши. Перемещайте указатель по кнопкам и читайте экранные подсказки.
2. Щелкните на кнопке Создать слайд. В окне презентации появится незаполненный слайд.
3. В области задач в окне Разметка слайда PowerPoint предлагает 27 типов стандартных авторазметок, которые способны удовлетворить практически любые потребности разработчиков презентаций.
Авторазметка — это шаблон слайда с заранее размещенными стандартными объектами, такими как заголовок, маркированный список, диаграмма или рисунок.
После создания слайда на базе авторазметки вам остается лишь щелкать на местозаполнителях этих объектов и вводить необходимую информацию.
В области структуры презентации появится значок второго слайда, а справа будет виден сам новый слайд.
4. Чтобы добавить заголовок нового слайда, щелкните на местозаполнителе Заголовок слайда. Текст местозаполнителя исчезнет, и вы сможете сразу ввести заголовок.
5. Щелкните на местозаполнителе маркированного списка Текст слайда и введите пункт списка. Нажмите клавишу Enter.
6. В списке появится маркер второго пункта. Не огорчайтесь, если форма маркера вас не устраивает. Позже его можно будет изменить или даже совсем убрать. Введите еще один пункт. Снова нажмите клавишу Enter.
Работа с шаблонами слайдов
Справа в области задач приложения видно окно Создание презентации. Оно позволяет выбрать способ создания документа. Первый раздел Открыть презентацию дает возможность открыть уже существующую презентацию. В разделе Создание перечислены возможные варианты создания новой презентации:
- Новая презентация без какого-либо форматирования;
- Презентация Из шаблона оформления;
- Презентация Из мастера автосодержания с заранее заданной структурой содержания.
В этом же окне можно выбрать шаблон оформления в разделе Создание с помощью шаблона.
Если у вас уже есть тезисы презентации и нужно лишь разместить готовый текст на слайдах и оформить его надлежащим образом, выполните следующие шаги:
1. Щелкните на пункте На моем компьютере.
2. Откроется окно диалога Создать презентацию. На вкладке Шаблоны оформления вы увидите список доступных шаблонов оформления слайдов. Щелкните по очереди на значках каждого из шаблонов, чтобы в расположенном справа поле просмотра увидеть примеры оформления презентации.
3. Дважды, щелкните на значке понравившегося шаблона. Шаблон будет применен к слайду в окне презентации.
4. В поле презентации окажется титульный слайд в режиме структуры с примененным к нему выбранным шаблоном, а в области задач появится окно Разметка слайда с набором стандартных авторазметок. Поместив указатель мыши на одном из образцов, вы увидите всплывающую подсказку, характеризующую образец, и треугольник справа от него, скрывающий раскрывающийся список с набором возможных команд.
5. Щелкните в поле с надписью Заголовок слайда и введите заголовок презентации.
6. Чтобы добавить к основному названию небольшое пояснение, щелкните на поле Подзаголовок слайда и введите подзаголовок.
7. Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов Стандартная. Откроется окно сохранения презентации.
8. В левой части окна щелкните на значке папки Мои документы. В поле Имя файла введите имя вашей презентации и щелкните на кнопке Сохранить. Любой файл PowerPoint содержит всю презентацию целиком, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что при демонстрации некоторые слайды могут пропасть.
Добавление и удаление слайдов
Кроме перестановки слайдов в процессе разработки презентации может понадобиться добавить новые или убрать некоторые слайды. Это удобно делать в режиме сортировщика, так как здесь можно наблюдать влияние выполненных изменений на общий вид презентации.
1. Щелчками на нижней кнопке полосы прокрутки переместитесь в конец презентации.
2. Выделите слайд, например 7, а затем щелчком на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная удалите его.
3. Щелкните, например, на слайде 3, нажмите клавишу Shift и щелкните на слайде 5. Нажатием клавиши Delete удалите выделенные слайды 3,4 и 5. Оставшиеся слайды будут перенумерованы.
4. Щелкните на слайде 5, а затем на кнопке Новый слайд панели инструментов Стандартная.
5. В окне разметки слайда щелкните на авторазметке Текст и графика. Между пятым и шестым слайдами появится новый, пустой слайд, который можно наполнить содержанием в обычном режиме, режиме слайдов или структуры.
Чтобы выйти из режима сортировщика и вернуться к обычному просмотру конкретного слайда, просто дважды щелкните на этом слайде.
Урок 3. Внедрение объектов в презентацию
Презентации PowerPoint поддерживают практически все популярные форматы мультимедийных файлов (звук, видео, графика).
Графические объекты PowerPoint ничем не отличаются от рисунков и автофигур Word. Их можно вставлять как на сами слайды, так и в образцы. Для форматирования графических объектов используются кнопки и команды панели инструментов Рисование.
Вставка рисунка или фотографии из файла:
1. Выбрать слайд, на который будет вставлена картинка;
2. Меню Вставка, подменю Рисунок, команда Из файла;
3. В открывшемся диалоговом окне выбрать необходимый рисунок.
4. Нажать кнопку Вставить.
Вставка рисунка из коллекции Microsoft Office:
1. Выбрать слайд, на который будет вставлена картинка;
2. Меню Вставка, подменю Рисунок, команда Картинки;
3. Справа в области задач приложения видно окно Коллекция клипов;
4. В поле Искать необходимо указать ключевое слово картинки, которую необходимо найти в коллекции.
5. Нажать кнопку Начать.
6. Ниже появятся картинки, удовлетворяющие критерию поиска. Щелкните по понравившейся картинке, она будет вставлена в слайд.
Также можно вставлять Автофигуры, Надписи WordArt, рисовать линии, прямоугольники, овалы, стрелки. Для этих целей используется панель Рисование. Принцип работы с этой панелью, такой же, как и в Word.
Вставка фильма из коллекции Microsoft Office:
1. Выбрать слайд, на который будет вставлен фильм;
2. Вставка – Фильмы и звук – Фильм из коллекции картинок;
3. Справа в области задач необходимо щелкнуть по понравившемуся фильму.
Вставка фильма из файла:
1. Выбрать слайд, на который будет вставлен фильм;
2. Вставка – Фильмы и звук – Фильм из файла;
3. В диалоговом окне выбрать необходимый видеоролик;
4. Нажать OK.
Вставка звука из коллекции Microsoft Office:
1. Выбрать слайд, на который будет вставлен фильм;
2. Вставка – Фильмы и звук – Звук из коллекции картинок;
3. Справа в области задач необходимо щелкнуть по понравившемуся звуку.
Вставка звука из файла:
1. Выбрать слайд, на который будет вставлен звуковой файл;
2. Вставка – Фильмы и звук – Звук из файла;
3. В диалоговом окне выбрать необходимый звуковой файл;
4. Нажать OK.
Запись звука с микрофона:
1. Выбрать слайд, на который будет помещено звуковое сопровождение;
2. Вставка – Фильмы и звук – Записать звук;
3. В появившемся окне необходимо нажать кнопку с красной точкой. Начнется процесс записи;
4. Проговорить в микрофон необходимый текст.
5. Нажать кнопку с квадратом. Запись будет остановлена.
6. Нажмите кнопку OK. Запись будет вставлена в текущий слайд.
Урок 4. Эффекты анимации
Организация переходов
В обычном режиме слайды презентационной последовательности просто сменяют друг друга. Настроив переходы между слайдами, можно приукрасить этот процесс, заставив слайды плавно перетекать друг в друга.
1. Выберите команду Показ слайдов/Смена слайдов.
2. В списке Применить к выделенному слайду, открывшемся в области задач окна Смена слайдов, выберите один из доступных эффектов перехода, например пункт Наплыв вправо-вниз.
3. В списке Скорость раздела Изменить переход выберите положение переключателя средне, чтобы задать среднюю скорость наплыва слайда. При этом настроенный переход будет показан в поле слайда. Если вы не успели рассмотреть переход, щелкните на надписи Просмотр, эффект перехода будет повторен.
4. Переберите все пункты списка Применить к выделенному слайду и отыщите тот вариант перехода, который лучше отвечает вашему вкусу.
5. В разделе Смена слайда установите флажок автоматически после.
6. Введите в одноименное поле число 6. Теперь каждый слайд презентации будет демонстрироваться ровно 6 секунд, после чего автоматически появится следующий слайд.
7. Чтобы озвучить процесс перехода между слайдами, выберите в списке Звук один из предлагаемых звуков.
Установленный флажок по щелчку разрешает смену слайда щелчком мыши до истечения установленного срока демонстрации.
8. Щелкните на пункте Применить ко всем, при этом настроенный переход будет назначен всем слайдам презентационной последовательности.
Если разным слайдам необходимо назначить различные переходы или неодинаковое время демонстрации, то, игнорируя пункт Применить ко всем, переходите последовательно от слайда к слайду и настраивайте переход для каждого. Продолжайте этот процесс, пока не переберете все слайды.
9. Выберите команду Показ слайдов ‑ Начать показ и понаблюдайте за автоматической сменой слайдов и анимационными эффектами, прослушайте звуки, сопровождающие переходы.
Настроить переход от кадра к кадру можно просто щелкнув правой кнопкой на слайде в обычном режиме и выбрав в контекстном меню команду Смена кадра. При этом отображается область задач с окном Смена кадра.
Анимация объектов
В дополнение к переходам между слайдами PowerPoint позволяет настроить анимацию объектов слайдов. Давайте изучим возможности анимации на примере пунктов маркированного списка.
1. Выберите слайд на который необходимо добавить эффекты анимации.
2. Выберите команду Показ слайдов ‑ Настройка анимации. В области задач откроется окно Настройка анимации. В центре окна перечислены все объекты слайда. Ниже находятся две стрелки, направленные вниз и вверх, позволяющие менять очередность анимации выделенного элемента.
3. Выберите объект на слайде.
4. Нажмите кнопку Добавить эффект, и в списке предлагаемых эффектов выберите необходимый эффект.
5. Щелкните на треугольнике рядом с выделенным элементом. В раскрывающемся списке, щелкнув на команде Параметры эффекта, вызовите на экран окно диалога настройки текущего эффекта с тремя вкладками, позволяющими уточнить параметры установки выбранной анимации, а также задать интервалы времени, определяющие скорость автоматического появления объекта и анимацию текста.
С помощью команды Просмотр внизу окна Настройка анимации можно наблюдать эффект анимации текущего слайда на всех этапах настройки.
Урок 5. Просмотр и печать презентации
Запуск слайд-фильма
Вы уже, наверное, догадались, что запустить демонстрацию слайд-фильма можно выбором команды Показ слайдов ‑ Начать показ или простым нажатием клавиши F5. Однако, готовясь показать презентацию перед большой аудиторией, следует настроить параметры демонстрации и научиться манипулировать слайдами. Выберите команду Показ слайдов ‑ Настройка презентации.
Переключатель и флажки раздела Показ слайдов открывшегося окна диалога позволяют задать следующие режимы:
- управляемый докладчиком ‑ полноэкранный режим демонстрации;
- управляемый пользователем ‑ демонстрация в окне;
- с полосой прокрутки ‑ добавление полосы прокрутки в оконном режиме просмотра;
- автоматический ‑ автоматически повторяющаяся бесконечное число раз демонстрация всей последовательности;
- непрерывный цикл до нажатия клавиши Esc ‑ переход к первому слайду после показа последнего;
- без речевого сопровождения ‑ отключение всех записанных звуковых сообщений;
- без анимации ‑ отключение анимации объектов слайдов.
Чтобы демонстрировались только некоторые слайды, введите номера первого и последнего слайдов последовательности в счетчики с и по и выберите соответствующее положение переключателя.
Для отмены автоматической смены слайдов выберите положение переключателя вручную. Теперь презентация полностью находится под вашим контролем.
Завершив настройку, щелкните на кнопке ОК.
Нажатием клавиши F5 запустите показ презентации.
Щелкая левой кнопкой мыши, пролистайте все слайды презентации, прослушав записанную звуковую дорожку. Если понадобится сделать перерыв, не стоит оставлять на экране текущий слайд (особенно при показе презентации с помощью проектора в большом зале). Команда Экран ‑ Черный экран отключает показ, заменяя слайд черным полем. Вызывается эта команда щелчком правой кнопки мыши по слайду. Чтобы возобновить презентацию, просто щелкните мышью.
Печать презентации
Преимуществом печатного варианта представления презентации является его независимость от компьютеров. Прозрачные пленки со слайдами презентации можно показать в любом конференц-зале на большом экране, а страницы с комментариями просто раздать коллегам для ознакомления. С другой стороны, в печатной копии исчезают добавленные электронные эффекты.
Параметры страницы
Перед выводом слайдов на печать следует проверить установленные параметры страницы. Стандартные величины, выбираемые в PowerPoint пo умолчанию, обычно подходят для электронного слайд-фильма и печати прозрачных пленок. Менять их имеет смысл при выводе презентации на 35-миллиметровые слайды или на бумагу специального формата.
Чтобы проверить параметры страницы, выберите команду Файл ‑ Параметры страницы. Откроется диалоговое окно Параметры страницы.
В раскрывающемся списке Размер слайдов выберите один из стандартных размеров. Например, для печати прозрачных пленок следует указать пункт Прозрачка.
Если создаваемая презентация является продолжением предыдущего доклада, измените нумерацию слайдов, задав номер первого из них с помощью счетчика Нумеровать слайды с.
При выборе пункта Произвольный с помощью счетчиков Ширина и Высота можно задавать произвольные размеры страницы. По умолчанию вариант Произвольный устанавливает размеры поля вывода для текущего принтера.
PowerPoint позволяет выбирать разную ориентацию страницы для вывода слайдов и для печати заметок.
