Теоретические сведения

Практическая работа №6

Тема: Создание электронных презентаций в MS PowerPoint

Цель работы:Приобретение практических навыков создания и проведения электронных презентаций с помощью программы PowerPoint.

Теоретические сведения

1. Презентация — способ представления информации

Первое правило при разработке любой презентации — простота. Презентация должна быть информативной, а различного рода эффекты являются лишь способами визуального и звукового оформления материала. Однако звук является чрезвычайно важным компонентом любой презента­ции. Применение видео позволяет оживить различные фрагменты презентации. Информация должна быть представ­лена в наиболее наглядной и убедительной форме, что призвано облегчить вам взаимодействие с аудиторией.

В процессе созда­ния эффективных презентаций можно выделить три основных этапа:

• Планирование: Составление списка ключевых вопросов и изучение мате­риала создаваемой презентации. Составление схемы презентации. Создание сценария презентации.

• Производство: Реализация сценария с помощью соответствующих профессиональных программных и аппаратных средств.

• Проведение: Подготовка презентации. Проведение презентации.

2. Классификация презентаций

Виды презентаций. Современная техника по­зволяет готовить на компью­тере два вида презентаций: электронные и слайдовые (на обычной 35-милли­метровой пленке). Преимущества электронных презентаций: возможность включать анимации и ви­део, звук, трюковые эффекты. Для показа электронных презентаций необходим персональный компьютер, или ноутбук и соответствующее программное обеспечение. Сегодня слайдовые презентации можно подготавливать с использованием компьютерных средств. Для их показа достаточно недорогого слайд - проектора из тех, которыми оснащены многочисленные конференц-залы. Не нужно возить с собой компьютер или беспокоиться о полной совместимости среды (программы, шрифты) той машины, на которой готовилась презентация, с той, которая будет использована для показа. На слайдовых презен­тациях легче получить высокую четкость и хороший цвет. Наконец, слайдовые презентации надежнее — в отличие от ноутбука, их не страшно, скажем, уронить на пол.

Можно выделить несколько основных типов презентаций, исполь­зуемых в качестве среды разработки:

• Торговые презентации. Предназначены для использования тор­говыми агентами при заключении сделок. Позволяют за корот­кое время представить всю необходимую информацию о товаре и тем самым значительно сэкономить время. Можно выделить два основных типа торговых презентаций:

- линейная (материал презентации расположен "по порядку": нача­ло (основные сведения) — середина (выгоды) — конец (резюме)),

- со сценарием(агент изучает сценарий, согласно которому долж­на развиваться презентация, и, ознакомившись с ним, модифицирует его в соответствии с запросами конкретного покупателя.)

Стилей проведения презентации существует также два:

- мобильный со сценарием (Агент по продажам может провести презентацию в офисе будущего покупателя или у него дома. лично для покупателя или для группы заинтересованных лиц);

- интерактивный (агент по продажам высылает покупателю инте­рактивную (или на видеоленте) презентацию с целью предварительного определения заинтересованности данного лица в приобретении продукции компании).

• Маркетинговые презентации. Основные сведения о приоритет­ных направлениях деятельности компании и продукции, кото­рую она выпускает. Существуют три основных типа маркетинговых презентаций:

- Со сценарием. Являются совершенным средством представления информации для большой аудитории. Материал в такой презентации, как правило, хорошо организован, ее можно отрепети­ровать заранее, чтобы обеспечить безупречную демонстрацию. Презентации со сценарием можно также разослать менеджерам офисов для проведения показов видеоматериала в отделах сбыта на местах.

- Интерактивные. В таких презентациях реализована возможность выбирать, как способ изучения деятельности компании, и ее продукции, так и степень подробности изложения материала. Презентации этого типа позволяют адаптировать информацию для чрезвычайно широкой и разнообразной аудитории.

- Самовыполняющиеся. Законченные информационные продукты. На выставках такие презентации часто составляют основу экс­позиции. Можно адресовать самовыполняющуюся презентацию широкой аудитории, если поместить ее на дискету, компакт-диск или видеокассету и рассылать потребителям.

• Обучающие презентации, в том числе:

— Обучающие презентации-семинары: знакомство с новой тех­никой, образовательные презентации, сравнительный ана­лиз выпускаемой продукции, обзор текущего состояния рынка; обучение студентов, надомных работников; презен­тации для потребителей и потенциальных потребителей.

— Презентации для самообразования: интерактивные мультимедийные системы, при помощи которых можно получить сведения о товаре, о компании, о рынке, о конкурентах, — обо всем, включая программный пакет, в среде которого осуществляется просмотр материала.

— Презентации-руководства: содержат адресованные препода­вателю или лекторам советы, как эффективнее проводить презентации.

— Презентации для клиентов крупных корпораций: обучающие диски и тематичес­кие самоучители, которые рассылаются по заказам потребителей. Информация изло­жена здесь в удоб­ной для усвоения форме.

• Корпоративные "широкоформатные" презентации, такие как:

— Финансовые презентации, нацеленные на получение средств на фондовом рынке или освещающие финансовую деятель­ность компании (которые содержат информацию о финан­совой стороне деятельности компании, предназначенную, например, для потенциальных инвесторов).

— Презентации для служб по работе с персоналом, предназна­ченные для ознакомления новых работников фирмы и кан­дидатов в сотрудники со структурой компании, с ее культур­ными традициями и творческой атмосферой и, естественно, рассказывающие о преимуществах работы в ней.

2.1 Презентации со сценарием

Основу любой хорошей презентации, конечно же, составляет хоро­ший сценарий. Именно он образует своеобразный каркас, на кото­ром строится все представление материала, — чем удачней сценарий, тем эффективнее будет презентация. Но прежде чем приступать к созданию сценария, нужно решить, какой аудитории адресована данная презентация, какую информацию вы хотите представить, а также определиться со способами ее представления и распростране­ния. Ответив на перечисленные вопросы, вы должны разработать схему сценария и детально ее проработать. И только после этого можно приступать к созданию собственно сценария.Важно предусмотреть на этапе планирования возможность после каждого крупного этапа разработки пересматривать презентацию с учетом того, как она была воспринята аудиторией (т.е. реализовать обратную связь). Таким образом, процесс создания сценария презентации включает три основных этапа: вопросы, схема, обсуждение.

Вопросызаключаются в установлении цели, задач и необходимых средств презентации. Ниже приведены два примерных списка вопросов для двух различных категорий клиентов — агентов по продажам и инженеров-специалистов.

Аудитория — агенты по продажам

• Характеристика аудитории. Дополнительные сведения о предпо­лагаемой аудитории.

Степень подготовленности аудитории: насколько хорошо разбираются в технике агенты по продажам, которым адре­сована данная презентация. Чем можно заинтересовать слушателей? Какую пользу может принести информация, содержащаяся в презентации?

• Численность аудитории. На какое количество слушателей рассчи­тана презентация: на одного человека или на большую группу?

• Цель презентации. Какой эффект должна, по мнению заказчика иметь данная презентация? Какую цель вообще ставит перед собой ваш заказчик? Какое влияние должна оказать данная презентация на работу агентов по продажам? Где и как, по мнению заказчика, агенты должны использо­вать информацию, представленную в презентации?

• Информация о конкурентах. Информация о фирмах - производителях конкурирующей продукции и о выпускаемых ими товарах. Каковы преимущества представляемых изделий перед их рыночными аналогами? Какие свойства продукции данной фирмы должны обеспечить ей успех на рынке? Цена. Функциональные возможности. Степень популярности торговой марки фирмы. Информация о совместимости и преемственности различ­ных моделей выпускаемых устройств. Сведения о системе послепродажного сопровождения про­дукции.

• Характеристики товара. Информация о назначении предлагаемо­го изделия, правилах его эксплуатации и свойствах.

• Выгодность товара. Какие выгоды может получить потребитель от покупки предлагаемого товара.

• Характеристика потребителя. Что можно сказать о типичных потребителях предлагаемой продукции: Являются ли они производителями продукции? Собираются ли они использовать данный товар для научных исследований? Какой из факторов для них важнее — цена или высокий уровень производительности, который обеспечивает предлагаемая продукция? Какие модели или товары уже используют в своей производственной деятельности ваши потребители? Пользуются ли они услугами вашей фирмы в настоящее время или являются потенциальными клиентами?

• Области применения предлагаемой продукции. Предполагаемые области применения данного товара или услуги. Список областей применения.

• Наличие товара. Сведения о наличии товара. Дата поступления товара в продажу.

• Совместимость. Информация о совместимости данного изделия с другими изделиями этой фирмы.

• Информация по заказам. Включает следующие пункты: Номера партий. Цена. Процедура заказа. Сроки выполнения.

• Поддержка и сопровождение. Информация об имеющихся средствах поддержки и сопровождения товара в процессе его эксплуатации.

Аудитория — инженеры-специалисты

• Характеристика аудитории. Информация о специализации инже­неров, для которых предназначена презентация, и о степени подробности изложения материала. Уточните, должна ли пре­зентация носить обзорный характер или же ваш заказчик хотел бы получить полный курс обучения для своих сотрудников.

• Численность аудитории. На какое количество слушателей рассчи­тана презентация: на одного человека или на большую группу?

• Цель презентации. Какие цели ставит перед собой заказчик? Какое влияние на работу инженеров должна оказать данная презентация?

• Сопутствующая техническая информация. Сделайте набросок блок-схемы или схемы работы изделия. Изображение этой схемы, равно как и других чертежей, вы можете включить в свою презентацию.

• Основное содержание презентации. Попросите заказчика дать обзор технических характеристик изделия, чтобы получить пред­ставление об изделии. Узнайте, на что еще следует обратить внимание, какие свойства товара, по мнению производителя, являются важными и о каких следует упомянуть особо. В таких презентациях можно широко использовать копии спецификаций, руководств и другую относящуюся к делу техническую документацию.

• Краткая информация о потребителях. Как инженеры должны использовать ваш продукт? Каким образом они могут встроить его в свои системы? Как можно применять данный продукт?

• Средства поддержки. Перечень средств, предназначенных для того, чтобы помочь инженеру использовать продукт с большей эффективностью.

• Обучающие курсы и другие средства поддержки. Какие имеются курсы обучения по работе с данным продуктом и другие средства поддержки: Документация. Обучающие курсы. Техническая поддержка.

Схема является необходимым этапом при разработке презентации. Схема должна отражать подробную структуру будущей презентации и соответствовать требованиям заказчика. Полезно создать такую схему в виде последовательности кадров, т.е. так называемую "раскадровку". Костяк вашей схемы должен состоять из трех основных блоков:

• Начало.

— Презентацию, адресованную торговым агентам, рекоменду­ется начинать с краткого информационного сообщения о товаре. Не забудьте упомянуть о прибыли, которую можно получить от его реализации. Сделайте краткий обзор основ­ной части презентации.

• Основная часть. Должна включать описание предлагаемой про­дукции и предложения по стратегии продаж.

— Основная часть презентации должна быть посвящена опи­санию назначения и свойств товара, а также вопросам его эксплуатации. Можно дать рекомендации о том, как лучше представить информацию о товаре потенциальному покупа­телю, на какие преимущества предлагаемых образцов товара по сравнению с существующими аналогами следует обра­щать особое внимание, какие категории потребителей являются наиболее перспективными, какой выигрыш получат покупатели от приобретения данного товара и т.д. Следует коснуться и вопросов, связанных с оформлением сделок.

• Заключительная часть.

— В завершение можно еще раз кратко остановиться на свой­ствах предлагаемой продукции и предполагаемой прибыли от ее реализации, коснуться вопросов послепродажного со­провождения товара, а затем перейти к демонстрации заклю­чительных слайдов.

— Заключительные слайды — краткое резюме всей презентации. За ними обычно идет слайд с "призывом к действию", т.е. предложение заняться реализацией предла­га­е­мых изделий или услуг. В завершение можно дать общий обзор деятельности ком­пании и продукции, которую она производит.

2.2. Интерактивные презентации

Интерактивная презентация — это диалог между компьютером и человеком, в котором человеку предоставляется возможность искать и находить для себя информацию самостоятельно, по мере необхо­димости. Все интерактивные авторские и презентационные программы имеют общее свойство: они управляются событиями. Это означа­ет, что когда происходит некоторое событие (нажатие клавиши, позиционирование курсора на экранный объект), программа в ответ выполняет соответствующее событию действие. Другой отличительный признак интерактивной презен­тации — это заложенное в ней свойство увлекать пользователя и поддерживать в нем интерес к представляемому материалу. Лучшие интерактивные презентации содержат элементы неожиданности, кото­рые способствуют стимуляции интереса пользователя к дальнейшим исследованиям. Порции информации могут быть представлены самыми разнообразными способами: графически, в текстовом виде, с помощью анимации или видеоклипов, путем зачитывания текста "от автора" и использования звуковых эффектов, и их различных сочетаний.

Рисунок 1 - Структурная схема интерактивной презентации

Указания по созданию эффективной презентации

Приведенный ниже план будет вам полезен при работе над собст­венной презентацией.

• Прежде чем приступить к работе над презентацией, следует добиться полного понимания того, о чем вы собираетесь рас­сказывать.

• В презентации не должно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой необходимое звено повествования и работать на общую идею презентации. Неудачные слайды необ­ходимо объединить с другими, переместить или удалить вообще.

• Пользуйтесь готовыми шаблонами при выборе стиля символов и цвета фона. Не бойтесь творческого подхода. Эксперименти­руйте при размещении графики и создании спецэффектов.

• Не перегружайте слайды лишними деталями. Иногда лучше вместо одного сложного слайда представить несколько простых. Не следует пытаться "затолкать" в один слайд слишком много информации.

• Дополнительные эффекты не должны превращаться в самоцель. Их следует свести к минимуму и использовать только с целью привлечь внимание зрителя к ключевым моментам демонстрации. Звуковые и визуальные эффекты ни в коем случае не должны выступать на передний план и заслонять полезную информацию.

Для создания слайдовой презентации на компьютере необхо­димо принимать во внимание ряд предположений:

• Дизайн:Слайдовая презентация должна быть хорошо продума­на и спроектирована. Глав­ные средства выражения идеи в слайдовой презентации — текст и цвет. Для того чтобы текст хорошо смотрелся, позаботьтесь о правильном сочетании цветов текста и фона. Текст светлого цвета (белый, желтый, светло-голубой) хорошо смотрится на темном фоне или градиентной подложке. Текст темного цвета нужно поме­щать на светлом фоне; чтобы он лучше выделялся, сле­дует использовать теневые эффекты или плашки свет­лого цвета, отличающегося от цвета фона. Это прида­ет тексту объемность и усиливает эффект восприятия. Распространенной ошибкой является применение на­сыщенных цветов для текста и фона одновременно в расчете на то, что далекие друг от друга цвета будут хорошо смотреться вместе.

Многие программные средства для создания пре­зентаций сопровождаются шаблонами типичных до­кументов. Посмотрите, не следует ли увеличить раз­мер шрифта по сравнению с шаблоном при созда­нии конкретной презентации, а может быть, и внести соответствующие изменения прямо в шаблон. Часто шаблоны предполагают ввод довольно боль­ших по объему текстов, но читать получающийся документ на экране будет трудно, особенно в боль­шом зале.

На практике следует придерживаться «двойного правила шести»: текст должен занимать не более шести строк на кадр, а в каждом предложении нужно стараться употреблять не бо­лее шести слов. Не делайте все слай­ды одинаковыми с точки зрения дизайна, цвета, шрифта. Применяйте различные текстовые эффекты.

• Переадресация готовой электронной презентации на слайды: Прежде всего, скопируйте имеющуюся электронную пре­зентацию в другой файл, иначе в момент, когда вы укажете 35-миллимет­ровую пленку в качестве носителя для вывода, большинство программ авто­матически переформатирует ваш до­кумент. Обратите внимание на тот факт, что у слайдов свое соотно­шение ширины и высоты, поэтому после переформатирования нужно за­ново просмот­реть все кадры, чтобы убедиться, все ли в них вошло и нет ли нежелательных смещений элементов. Удалите также иконки, служащие ссылками на звук, анимацию или видео.

• Проблемы со шрифтами:Устройство для вывода на слайды называется фильм-рекорде­ром, или слайд-принтером. Для того чтобы результат соответствовал вашим ожиданиям, необ­ходимо согласовать перечень ис­пользованных шрифтов при оформлении заказа и предоставить все шрифты, отсутствующие в сервис-бюро по выводу презен­тации на слайды, вместе с файлами презентации.

• Проблемы с цветопередачей: Цвета на экране монитора отличаются от цве­тов, которые будут определены в командах выходного файла. Чтобы свести это различие к минимуму, при­меняют цветокалибровку монитора, либо используют цвета из готовых наборов Pantone, с учетом драйвера имеющегося слайд-принтера.

• Использование слайд-принтера: Слайд-принтер — во многом напоминает обычный принтер спо­собом взаимодействия с программным обеспечени­ем. Однако вместо механизма транспортировки бумаги в нем имеется 35-миллиметровая камера (или ка­мера со сменной задней крышкой, что позволяет при­менять различные фотоматериалы), а вместо печата­ющего узла — катодно-лучевая трубка и блок свето­фильтров, позволяющий задать переменные установ­ки в терминах системы RGB.

• Разрешающая способность и цвет: Важной характеристикой слайд-принтера является разрешающая способность. Ее обычно измеряют ко­личеством пикселей, формирующих изо­бражение по более длинной стороне слайда (35 мм), и записыва­ют как 2К, 4К и т.д. Разрешение 2К означает 2048 пикселей по горизонтали и 1З66 по вертика­ли на все изображение. Помимо самой разрешающей способности, на качество изоб­ражения влияют параметры катодно-лучевой трубки и размер пикселя.

Качество цветопередачи пря­мо связано с количеством цветовых бит на пиксель изображения. В лучших слайд-принтерах на пиксель каждой цветовой составляющей системы RGB приходится 12 бит (всего — 36), что обеспечивает передачу 1б,7 млн. цветов.

3. Программные средства и платформа разработки презентации

Создание электронных презентаций опирается на новую информационную технологию мультимедиа, дающую многостороннее совместное представление информации в звуковой, визуальной, текстовой форме. Разработка и проведение мультимедийных презентаций возможны как на IBM - совместимых компьютерах с операционной системой Windows, так и компьютерах сериях Power Macintosh Audio Visual компании Apple, имеющих встроенные функции работы с мультимедиа.

Исполь­зуемое вами программное обеспечение в значительной степени влияет на вид, гибкость и эффективность презентации. Операционная система Windows, в которой реализована поддержка механизма OLE, является идеальной платформой для создания и проведения мультимедийных презентаций. Создание презентаций в среде Macintosh позволяет демонстрировать ее на Windows-компьютере или перенести с помощью специального программного обеспечения на рабочую станцию UNIX. При выборе авторской или презентационной программы для созда­ния презентации со сценарием кроме ее наличия и ваших знаний следует учитывать программное обеспечение и платформу ЭВМ, используемые заказчиком.

В настоящее время имеется множество программ для создания и проведения мультимедийных презентации, каждая из которых в полной мере использует возможности операционной системы и позволяет создавать презентации с элементами анимации, звукового сопровождения и поддержкой взаимо­действия с пользователем (таблица 1).

Таблица 1 - Авторские и презентационные программы для создания презентаций со сценарием