Проведение презентации зависит от того, будет ли она проводиться под руководством человека или без посторонней помощи (например, при распространении через Интернет). В любом случае нужно провести настройку параметров презентации.
Для настройки показа слайдов нужно выполнить команду Показ слайдов, Настройка презентации (рис.14).
Рисунок 14 – Окна настройки презентации
Каким образом будет поводиться презентация, задаётся по команде Показ слайдов, Смена слайдов. В окне Смена слайдов (рис.14) необходимо выбрать эффект смены слайдов, скорость перехода к следующему слайду и вариант смены слайда (по щелчку и/или автоматически). При автоматической смене слайда необходимо задать время, в течении которого слайд будет представлен на экране. Количество секунд, в течение которых слайд будет оставаться на экране, отображается в режиме Сортировщик слайдов в нижней части каждого слайда.
Для проведения презентации необходимо открыть файл с презентацией типа Презентация (*.ppt) или Демонстрация PowerPoint (*.pps). Если открыт файла типа Презентация (*.ppt), то просмотр на компьютере готовой презентации осуществляется с помощью команды меню Показ слайдов/Начать показ. В этом случае осуществляется показ всех слайдов презентации в предусмотренном режиме их смены (по щелчку или автоматически).
Если демонстрацию презентации приходится выполнять для различных по уровню подготовки или по интересам категорий слушателей, процесс демонстрации может усложниться.
Чтобы изменить порядок просмотра слайдов, нужно перейти в один из режимов: Структура или Сортировщик слайдов, в режиме Сортировщик слайдов это сделать проще.
Некоторые слайды придется пропустить, а к некоторым вернуться еще раз. Чтобы скрыть, то есть не показывать какой-либо слайд или группу слайдов в текущем показе презентации, в области слайдов нужно выделить слайды, которые требуется скрыть, и выбрать команду Показ слайдов/Скрыть слайд. Рядом со скрытым слайдом перечеркивается значок, содержащий его номер. Скрытые слайды остаются в презентации, и впоследствии их отображение в показе презентации можно восстановить, повторив относительно ранее скрытых слайдов только что описанные действия.
В принципе, во время демонстрации совершенно не обязательно просматривать все слайды в запланированном порядке. В частности, в процессе показа можно применить следующие приемы работы со слайдами:
· Временная остановка автоматического показа слайдов: клавиша S. Продолжение показа: левая кнопка мыши или клавиша Enter.
· Переход к следующему слайду:
Ø щелчок мыши,
Ø клавиша Enter,
Ø команда Далее в контекстном меню экрана.
· Переход к предыдущему слайду:
Ø клавиша Backspace,
Ø команда Назад в контекстном меню экрана.
· Переход к слайду с заданным номером:
Ø нажать клавишу номера слайда и клавишу Enter,
Ø вызвать контекстное меню и выполнить команду Перейти к слайду,
Ø щелкнуть по названию нужного слайда в списке.
· Завершения показа демонстрации слайдов ранее последнего: щелкнуть по клавише Esc.
В общем случае может потребоваться начать демонстрацию с какого-либо не титульного слайда и демонстрировать слайды в порядке, отличном от проектного. В последнем случае создаётся схема демонстрации слайдов. Для формирования такой схемы следует командой Показ слайдов/Произвольный показ открыть одноименное диалоговое окно, затем щелчком по кнопке Создать открыть окно Задание произвольного показа. В поле Имя произвольного показа: этого окна необходимо задать название формируемой схемы демонстрации слайдов, а затем последовательно щелкать по заголовкам или названиям в списке Слайды презентации: и по кнопке Добавить. Названия отобранных слайдов накапливаются в списке Слайды произвольной презентации. Если в этот список попал ненужный слайд, его следует выделить и щелкнуть по кнопке Удалить. Если уже после формирования списка произвольной демонстрации потребовалось изменить порядок демонстрации слайдов, то перемещаемый слайд нужно выделить и кнопками со стрелками изменить его положение. Для завершения формирование схемы демонстрации слайдов следует щелкнуть по кнопке ОК.
Чтобы осуществить показ презентации в необходимом порядке следования слайдов, требуется вновь воспользоваться командой Показ слайдов/Произвольный показ, в списке выделить название требуемой схемы показа и щелкнуть по кнопке Показ.
При проведении презентации удобно использовать слайд содержания – это слайд с простым списком тем с гиперссылками. Каждый элемент списка ссылается на произвольный показ, имеющий отношение к одной из областей презентации. Слайды содержания позволяют разделить презентацию на логические части, после просмотра выбранной части происходит возврат к слайду содержания. Для создания слайда содержания нужно выполнить следующие действия:
1. Создать произвольный показ для каждого раздела презентации.
2. Создать новый слайд, выбрав разметку Заголовок и текст, текст в виде маркированного списка.
3. Ввести заголовок (Содержание) и элементы маркированного списка (название разделов презентации).
4. Выделить название первого раздела, вызвать контекстное меню и выполнить команду Настройка действия.
5. Щёлкнуть по кнопке Перейти по гиперссылке и выбрать пункт Произвольный показ. В диалоговом окне Связать с произвольным показом выбрать показ, соответствующий первому разделу. Поставить флажок Показать и вернуться, эта команда сделает возврат к слайду содержания после окончания произвольного показа.
6. Шаги 4-5 нужно повторить для всех разделов, входящих в содержание.
При показе презентации часто используют управляющие кнопки, которым назначаются определённые действия: переход к следующему и предыдущему слайдам, загрузка Web-страниц, запуск других программ и т.д.
Создание кнопки перехода на следующий слайд:
1. В Обычном режиме перейдите на слайд, в котором нужно создать управляющую кнопку.
2. Щёлкните по кнопке Автофигуры панели инструментов Рисование, выберите пункт Управляющие кнопки или выполнит команду Показ слайдов, Управляющие кнопки.
3. Выберите кнопку Далее и поместите её в нужное место слайда. Откроется окно Настройка действия, по умолчанию выбранная кнопка содержит гиперссылку на следующий слайд.
4. Нажмите кнопку ОК.
Создание кнопки перехода на предыдущий слайд аналогично созданию кнопки Далее, только в пункте 3 нужно выбрать кнопку Назад .
Создание настаиваемой кнопки:
1. В Обычном режиме перейдите на слайд, в котором нужно создать управляющую кнопку.
2. Щёлкните по кнопке Автофигуры панели инструментов Рисование, выберите пункт Управляющие кнопки или выполнит команду Показ слайдов, Управляющие кнопки.
3. Выберите первую пустую кнопку и поместите её в нужное место слайда. Откроется окно Настройка действия, поля в котором не заполнены (рис.15).
Рисунок 15 – Окно Настройка действия
4. Поставьте переключатель в положение Перейти по гиперссылке, выберите нужную гиперссылку. Для придания кнопке указания по запуску программы нужно выбрать переключатель Запуск программы используя кнопку Обзор выбрать нужную программу.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. При необходимости отредактируйте кнопку (измените цвет, размер, добавьте название и т.д.)
Для настройки показа слайдов нужно выполнить команду Показ слайдов, Настройка презентации (рис.14).
и поместите её в нужное место слайда. Откроется окно Настройка действия, по умолчанию выбранная кнопка содержит гиперссылку на следующий слайд.
.
и поместите её в нужное место слайда. Откроется окно Настройка действия, поля в котором не заполнены (рис.15).