Отчет должен содержать список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон. Сгруппировать данные по первой букве фамилии. Вычислить количество фамилий в каждой группе. Вид отчета представлен на рис. 4.1.
СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ 25.02.04
Идентификационный код
Фамилия
Имя
Отчество
Телефон
Группа фамилий, начинающихся на букву А
Архипов
Сергей
Иванович
нет
Количество в группе 1
Группа фамилий, начинающихся на букву Б
Бородулин
Андрей
Васильевич
27-14-12
Безродный
Владимир
Михайлович
32-32-14
Бронзов
Станислав
Иванович
23-10-70
Количество в группе 3
Группа фамилий, начинающихся на букву К
Круговой
Геннадий
Иванович
68-14-13
Коваль
Александра
Николаевна
47-67-33
Каменева
Татьяна
Дмитриевна
65-67-72
Количество в группе 3
Группа фамилий, начинающихся на букву М
Мапошенко
Юрий
Николаевич
43-35-13
Количество в группе 1
Группа фамилий, начинающихся на букву С
Садчиков
Аркадий
Викторович
10-12-10
Строков
Олег
Викторович
69-05-03
Старченко
Светлана
Борисовна
65-12-13
Количество в группе 3
Группа фамилий, начинающихся на букву Ц
Царева
Анна
Николаевна
47-23-15
Количество в группе 1
Рис. 4.1. Вид простого отчета
Для создания такого отчета выполнить следующие действия.
1.Открыть базу данных, для которой создается отчет.
2. Начать создание отчета в режиме Конструктор. Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку Создать. Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных — таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать ОК. На экран выводятся окна, представленные на рис. 4.2. Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул. Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке Панель элементов на панели инструментов или выполнив команду Вид Ø Панель элементов. в) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид Ø Список полей или выполнив щелчок по кнопке Список полей на панели инструментов. Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета — слева, Список полей в правой области экрана, ниже — Панель элементов. Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид Ø Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.
Рис. 4.2. Вид конструктора отчета
3. Установить размеры отчета. Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см). Выполнить Файл Ø Параметры страницы. При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297). При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм. При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов — 1; ширина столбца —18 см; высота — 3 см; ОК. Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке.
4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета. Для этого выполнить Вид Ø Заголовок/Примечание отчета.
5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей. В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей b поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева — подпись, справа — значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления. Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл Ø Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений. Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого необходимо выполнить следующие действия. Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу j и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать. Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула. Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3 см. Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с рис. 4.1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3 см, Высота 1 см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12 см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат Ø Выровнять, Формат Ø Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента. Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх. Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с рис. 4.1. Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл Ø Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия рис. 4.1 или ошибки.
6. Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:
Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид Ø Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка. В столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия. В столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию). Выполнить установку свойств в области Свойства группы, для этого необходимо выполнить следующие действия. Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных. Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам. В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1. В строке Не разрывать установить значение Полную группу. Закрыть окно Сортировка и группировка.
7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа. Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области). Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25 см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8 см от левой границы области. В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу e. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат Ø Размер Ø По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая. В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке Линия, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля.
8. Просмотреть отчет, выбрав Файл Ø Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).
9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе. Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке аб|, а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.
10. Вставить рисунок в заголовок отчета: Вставка Ø Рисунок Ø Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке ОК.
11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета. На панели элементов выбрать кнопку аб|, переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу Date(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул. Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.
