Пояснювальна записка повинна бути роздрукована на принтері без граматичних, орфографічних, стилістичних помилок та переплетена у тверду палітурку. В усіх випадках текст розміщується на одній стороні аркуша формату А4.
Пояснювальна записка повинна бути виконана українською мовою.
При першій згадці у тексті іноземних фірм, маловідомих прізвищ або географічних назв їх пишуть в українській транскрипції та мовою оригіналу.
На аркушах пояснювальної записки необхідно залишити береги з усіх чотирьох сторін. Розмір лівого берега — 30 мм, правого — 15 мм, верхнього і нижнього — 20 мм.
При наборі тексту міжрядковий інтервал — 1,5. Шрифт — Times New Roman (14 кегль). Назви розділів - Times New Roman Bold (16). Для фрагментів або повних текстів програм - шрифт Courier New (12). Шрифт, висота, міжрядковий інтервал в додатках не нормується.
Схеми і рисунки виконуються в графічному редакторі. Якість виконання записки (тексту, ілюстрацій) повинна забезпечувати можливість зняття ксерокопії.
Неточності та помилки оформлення, виявлені у процесі перевірки записки, повинні бути виправлені від руки креслярським шрифтом (чорнилом, пастою чи тушшю чорного кольору) або після акуратної підчистки, заклеювання чи покриття спеціальними фарбами, лаком, білою стрічкою. Помарки, сліди виправлень, розриви паперу не допускаються. На одній сторінці повинно бути не більше п’яти виправлень.
Перелік вузькоспеціальних скорочень, символів і термінів включають у записку у випадках, коли їх загальна кількість більше 20 і кожне з них повторюється у тексті не менше 3 разів. Вони розміщуються у переліку в лівому стовпці, а в правому — їх детальна розшифровка. При відсутності у записці переліку скорочень (символів, термінів) достатньо їх детальної розшифровки при першій згадці, безпосередньо у тексті (у дужках) або у примітці.
Першою сторінкою пояснювальної записки є титульний аркуш, який включають до загальної нумерації сторінок дипломного проекту. На титульному аркуші номер сторінки не ставлять.
Структурні елементи «ЗМІСТ», «ВСТУП», «ВИСНОВКИ», «СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ» не мають порядкового номера, але всі аркуші, на яких розміщені згадані структурні частини пояснювальної записки, нумерують звичайним чином. Не нумерують лише їх заголовки, тобто не можна друкувати «1.ВСТУП», або «6. ВИСНОВКИ».
Розділи, підрозділи, пункти, підпункти пояснювальної записки слід нумерувати арабськими цифрами.
Розділи пояснювальної записки повинні мати порядкову нумерацію в межах викладеної суті роботи і позначатися арабськими цифрами без крапки, наприклад, 1, 2, 3 тощо.
Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою. Після номера підрозділу крапку не ставлять, наприклад 1.1, 1.2 тощо.
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу і порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять, наприклад, 1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 тощо.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою, наприклад, 1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 тощо.
Ілюстрації (фотографії, креслення, схеми, графіки, карти) і таблиці необхідно подавати в пояснювальній записці безпосередньо після тексту, де вони згадані вперше, або на наступній сторінці. Ілюстрації і таблиці, які розміщені на окремих сторінках пояснювальної записки, включають до загальної нумерації сторінок. Таблицю, малюнок або креслення, розміри якого більше формату А4, враховують як одну сторінку і розміщують у відповідних місцях після згадування в тексті або у додатках. На всі ілюстрації повинні бути посилання в пояснювальній записці.
Ілюстрації слід нумерувати арабськими цифрами порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком ілюстрацій, наведених у додатках. Номер ілюстрації складається з номера розділу і порядкового номера ілюстрації, відокремлених крапкою, наприклад, рисунок 3.2 — другий рисунок третього розділу.
Ілюстрації (рисунки, графіки, схеми, діаграми, фотознімки) слід розмішувати безпосередньо після тексту, де вони згадуються вперше, або на наступній сторінці. На всі ілюстрації мають бути посилання у тексті. Якщо ілюстрації створені не автором, необхідно при поданні їх у тексті пояснювальної записки дотримуватися вимог чинного законодавства про авторські права. Ілюстрації, розміщені в тексті, повинні відповідати вимогам стандартів «Єдиної системи конструкторської документації» та «Єдиної системи програмної документації».
Фотознімки розміром меншим за формат А4 мають бути наклеєні на аркуші білого паперу формату А4.
Ілюстрації повинні мати назву, яку розміщують під ілюстрацією симетрично до тексту. За необхідністю, під ілюстрацією розміщують пояснювальні дані (підрисунковий текст).
Ілюстрація супроводжується словом «Рисунок», яке разом із назвою ілюстрації розміщується після пояснювальних даних (після згадування в тексті пояснювальної записки).
Ілюстрації слід нумерувати арабськими цифрами з порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком ілюстрацій, наведених у додатках. Номер ілюстрації складається з номера розділу і порядкового номера ілюстрації, відокремлених крапкою, наприклад, «Рисунок 3.2» (другий рисунок третього розділу). Якщо подано назву ілюстрації, то після номера рисунка ставлять тире, а назву записують з великої літери. Наприклад, «Рисунок 3.1 — Схема обробки деталі на багатошпиндельному автоматі».
При необхідності, під номером і назвою рисунка приводиться експлікація, в якій деталі сюжету позначаються цифрами, які виносять у підпис, супроводжуючи їх текстом, причому експлікація не змінює загального найменування сюжету, а лише пояснює його.
Саме такий варіант рекомендується використовувати при оформленні рисунків дипломної роботи.
Посилання на ілюстрації пояснювальної записки вказують порядковим номером ілюстрації, наприклад, «рис. 1.2». Не варто робити посилання на ілюстрації як самостійні фрази, в яких лише повторюється те, що міститься у підписі. У тому місці, де викладається тема, пов’язана з ілюстрацією, і де читачеві треба вказати на неї, розміщують посилання у вигляді виразу в круглих дужках «(рис. 3.1)» або зворот типу «…як це видно з рис. 3.1» або «…як це показано на рис. 3.1».
Цифрові дані та іншу однотипну інформацію рекомендується оформляти у вигляді таблиць. Кожна таблиця позначається словом «Таблиця» з порядковим номером арабськими цифрами, що розміщується за словом «Таблиця» з правої сторони без підкреслень. Заголовок таблиці розміщується з нового рядка симетрично тексту. Таблиці у розділах записки нумеруються послідовно арабськими цифрами, наприклад:
Таблиця 1.1
Схема взаємодії модулів
Заголовки граф таблиць повинні починатися з великих літер, підзаголовки — з малих, якщо вони складають одне речення з заголовком і з великих — коли вони самостійні. Не допускається ділити заголовки граф таблиці по діагоналі. Не допускається включати у таблицю графу «№ з/п». Висота рядків таблиці повинна бути не менше 8 мм.
Таблицю потрібно розміщувати після першої згадки про неї у тексті так, щоб її можна було читати без обертання аркуша. Коли це неможливо, таблицю розміщують так, щоб її можна було читати після повертання аркуша за годинниковою стрілкою. При перенесенні таблиці на іншу сторінку над верхнім правим кутом розміщують слова «Продовження таблиці А» (А — порядковий номер таблиці). Коли заголовки граф таблиці великі, при перенесенні таблиці їх можна не повторювати. Тоді графи таблиці нумерують і повторюють їх нумерацію на наступній сторінці.
Повторюваний у графі таблиці текст з одного слова можна замінювати лапками. Повторюваний у графі таблиці текст з двох або більше слів можна замінювати при першому повторенні - словом «теж», а далі — лапками. При повторенні цифр, марок, математичних і хімічних знаків, символів ставити лапки не дозволяється. Якщо цифрові чи інші дані у будь-якому рядку графи таблиці не наводять, то в ній ставлять прочерк.
Формули, на які є посилання у тексті записки, нумеруються у розділі арабськими цифрами.
При використанні формул необхідно дотримуватися певних техніко-орфографічних правил.
Формули та рівняння наводять безпосередньо після тексту, в якому вони згадуються, посередині рядка. Формули набираються за допомогою редактора формул з дотриманням рекомендованих розмірів математичних формул (рис.5.1).
Рисунок 5.1 — Розміри символів та індексів у формулах
Формули, котрі містять знаки суми, добутку, диференціювання, інтегрування, розміщують на окремих рядках. Це стосується також і всіх нумерованих формул. Для економії місця кілька коротких однотипних формул, відокремлених від тексту, можна подати в одному рядку, а не одну під одною. Невеликі і нескладні формули, що не мають самостійного значення, вписують всередині рядків тексту.
Формули та рівняння слід нумерувати порядковою нумерацією в межах розділу. Номер формули або рівняння складається з номера розділу і порядкового номера формули або рівняння, відокремлених крапкою, наприклад, формула (1.3) — третя формула першого розділу. Номер зазначають на рівні формули або рівняння, в дужках у крайньому правому положенні на рядку.
Нумерувати слід лише ті формули, на які є посилання у наступному тексті. Інші нумерувати не рекомендується.
Номер групи формул, розміщених в окремих рядках і об’єднаних фігурною дужкою (парантезом), ставиться справа від вістря парантеза, яке знаходиться в середині групи формул.
Загальне правило пунктуації в тексті з формулами таке: формула входить до речення, як його рівноправний елемент. Тому в кінці формул і в тексті перед ними розділові знаки ставлять відповідно до правил пунктуації.
Розділовими знаками між формулами, котрі йдуть одна за одною і не відокремлені текстом, можуть бути кома або крапка з комою, безпосередньо за формулою до її номера.
Розділові знаки між формулами при парантезі ставлять всередині парантеза. Після таких громіздких математичних виразів, як визначники і матриці, можна розділові знаки не ставити.
Двокрапку перед формулою ставлять лише у випадках, передбачених правилами пунктуації: а) у тексті перед формулою є узагальнююче слово; б) цього вимагає побудова тексту, що передує формулі.
Пояснення значень символів і числових коефіцієнтів треба подавати безпосередньо під формулою в тій послідовності, в якій вони дані у формулі. Значення кожного символу і числового коефіцієнта треба подавати з нового рядка. Перший рядок пояснення починають зі слова «де» без двокрапки.
Приклад:
Передаточне відношення розраховують за формулою:
, (5.1)
де — кутова швидкість ведучої ланки;
— кутова швидкість веденої ланки передачі.
Рівняння і формули треба виділяти з тексту вільними рядками. Вище і нижче кожної формули потрібно залишити не менше одного вільного рядка. Якщо рівняння не вміщується в один рядок, його слід перенести після знака рівності (=) або після знаків плюс (+), мінус (-), множення (×) і ділення (:). Знак, на якому формула чи рівняння роз'єднується, при переносі залишається на кінці рядка і повторюється на початку наступного. При довгому чисельнику і короткому знаменнику дробу чи навпаки для зручності переносу формулу бажано перетворити так, щоб значна частина її була однопорядковою і перенос можна було б зробити на одному із знаків цієї частини формули.
Для буквених позначень математичних величин використовують шрифти латинського, грецького і готичного алфавітів. Варто пам’ятати, що латинські літери друкуються «курсивом», грецькі літери — прямим нанесенням. Умовне скорочення (sin, cos, tg і т. д) слід набирати шрифтами латинського алфавіту прямого нанесення. Скорочення найменувань фізичних величин, незалежно від латинського чи українського алфавіту, теж набирають прямим нанесенням шрифту.
Математичні знаки потрібно застосовувати лише у формулах. Слід писати «S = 0,15 мм/об», але: «Подача дорівнює 0,15 мм/об». Винятками є знаки (+) і (-), у супроводі цифр. Треба писати: «Температура падає від +815 до -250° С». Знаки «№» і «%» застосовують лише у супроводі цифрових чи буквених позначень.
Посилання на формули пояснювальної записки вказують порядковим номером формули в дужках, наприклад «... у формулі (2.1)».
При посиланнях у тексті на джерела інформації потрібно вказувати у квадратних дужках порядковий номер із списку літератури, наприклад: [2]. При необхідності зробити посилання на стандарти, технічні умови, інструкції, де потрібено вказути позначення і назву документа, чи позначення і назву документа та номер, і назву розділу. Вказувати окремі підрозділи, пункти, ілюстрації недоцільно. При оформленні списку літератури до ДР користуються такими самими правилами, як і при оформленні технічних видань. Джерела інформації, включені у список літератури до ДР, подаються на мові оригіналу. Джерела, надруковані мовою з особливою графікою (грузинська, арабська, китайська, японська), подаються у перекладі.
Приклади оформлення списку використаних джерел наведені у додатку.
Матеріал, який доповнює текст записки, слід розміщувати в додатках. Додатками можуть бути, наприклад, описи алгоритмів і тексти програм (модулів), графічний матеріал, таблиці великого формату, розрахунки та ін. Додатки оформляються як продовження записки на наступних після списку літератури сторінках.
Кожний додаток слід починати з нової сторінки. Він повинен мати заголовок. Додатки позначають великими літерами української абетки за винятком літер (Г, Є, І, Ї, Й, О, Ч, Ь). Після слова «Додаток _» іде літера, що позначає його послідовність. Якщо в пояснювальній записці один додаток, то він позначається «Додаток А». Після слова «Додаток_» і літери іде заголовок додатку з нового рядка посередині.
, (5.1)
— кутова швидкість ведучої ланки;
— кутова швидкість веденої ланки передачі.