Операція сортування даних завжди використовується для зручного знаходження потрібної інформації. Коли інформація впорядкована то її значно легше знайти як на папері, так і на екрані. Упорядкування табличних даних може здійснюватись за алфавітом, датою, збільшенню або зменшенню значень у стовпцях, що містять числа тощо. Залежно від ситуації, виникає необхідність сортування за різними полями, критеріями тощо. Наприклад, для деканату потрібне сортування учбових груп за алфавітом, для військкомату необхідне сортування студентів за статтю і датою народження, для отримання стипендії – упорядкування за середнім балом тощо. При цьому, обробка великих за обсягом файлів даних може вимагати значного часу.
При сортуванні, створюються новий файл із структурою і записами, аналогічний вихідному але записи у ньому розташовані іншим чином. Цей метод має низку недоліків які проявляються особливо виразно при значних об’ємах файлу, що підлягає сортуванню:
1. Сортування процес тривалий. Це зумовлено тим, що програма переписує увесь файл, усі записи й поля у новому порядку.
2. Застосування сортування потребує великих обсягів дискової пам’яті. Точна копія вихідного файлу займає такий же простір на диску, як і сам файл. Якщо файл займає більше половини диску, то на цьому ж диску його вже відсортувати неможливо.
В MS Access, за умовчання, коли відкривається таблиця в режимі „Таблиці”, вона упорядковується за значенням ключового поля. Якщо ключове поле не визначене, то записи виводяться у порядку їх введення в таблицю. Якщо потрібно відсортувати записи за значенням іншого поля, достатньо встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця і натиснути одну із кнопок на панелі інструментів: „Сортування за убуванням” або „Сортування за зростанням”.
Інший спосіб виконання операції: клацнути правою кнопкою миші на будь-якому рядку стовпця і обрати з контекстного меню відповідну команду (рис. 11.6).
Рис. 11.6. Контекстне меню в режимі „Таблиці”
Таким чином можна впорядкувати записи за будь-яким стовпцем таблиці. Обмеження існують тільки на тип даних, які не можна упорядковувати – поля memo, гіперпосилання, об’єкти OLE.
Щоб правильно виконувати сортування, потрібно знати декілька простих правил:
■ при сортуванні „За зростанням”, записи, що містять пусті поля (поля з пустими значеннями), вказуються у списку першими;
■ числа, що знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Якщо потрібно відсортувати їх у числовому порядку, усі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то на початку потрібно вставити незначущі нулі.
Примітка 1. Порядок сортування залежить від настроювань мови, які визначаються в діалоговому вікні „Параметри” при створенні бази даних. Щоб змінити ці настроювання необхідно вибрати в меню „Сервіс” команду „Параметри” відкрити вкладку „Загальні" і в полі „Порядок сортування бази даних” вибрати потрібну мову.
Примітка 2. Процес сортування значно прискорюється, якщо попередньо за даним полем був побудований індекс.
Якщо ви змінили порядок сортування записів у таблиці а потім вирішили її закрити, MS Access запитує, чи хочете ви зберегти зміни макету. Якщо ви відповісте „Так”, то новий порядок сортування збережеться і відтвориться, коли таблиця буде відкрита наступного разу. Для того щоб повернутись до первісного порядку сортування (за значенням ключового поля) потрібно виконати команду меню „Записи” Ø „Видалити фільтр”.
Іноді виникає необхідність виконати сортування за значенням декількох полів. Для цього потрібно спочатку перемістити стовпці, що будуть сортуватись, таким чином, щоб вони виявилися, по-перше, поруч, а по-друге, з урахуванням пріоритетів. Пріоритети встановлюються зліва направо, тобто першими будуть сортуватись значення у крайньому лівому стовпці. Після цього потрібно виділити всі стовпці і натиснути кнопку „Сортування за зростанням” або „Сортування за убуванням” на панелі інструментів.
