Введення даних до таблиць

РОБОТА В СУБД MS ACCESS

Режим „Таблиці” дозволяє відображати усі введені дані. Якщо ж структура таблиці тільки створена, то зрозуміло що дані у таблиці відсутні (таблиця порожня), а „Маркер запису” (трикутний покажчик, спрямований вправо ►), встановлюється у першому рядку таблиці.

Для введення значення у поле необхідно перемістити курсор у це поле і набрати відповідне значення. Під час редагування запису маркер запису прийме вигляд олівця. При введенні нового запису автоматично з'являється наступний рядок (на маркері зображена зірочка для позначення нового запису). Маркер нового запису завжди показує останній рядок таблиці.

При введенні нового запису курсор зазвичай розміщується у першому полі таблиці.

В залежності від виконуваної операції й типу запису, маркер запису може приймати одну із чотирьох форм:

– маркер поточного запису;

– маркер запису, що редагується;

– маркер блокованого запису (при роботі в багато користувальницькому режимі).

– маркер нового запису.

Після створення таблиць до них можна вводити дані. Для безпосереднього введення використовують режим таблиць, перейти в який із вікна бази даних можна натисканням кнопки „Відкрити” при виділеній таблиці на робочому полі цього вікна (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Вікно порожньої бази даних „Відомість про студентів: база даних”

Якщо до цього моменту зв’язки між таблицями ще не встановлені, то коректність введення залежить від користувача. Крім того, уводити дані до таблиці можна із застосуванням екранної форми, приклад якої показано на рис. 11.2.

Рис. 11.2 Екранна форма

Під час введення, система перевіряє відповідність даних що вводяться властивостям поточного поля, і при можливості, перетворює дані у відповідний тип.

У випадках, коли при визначенні типу даних у полі використовується „Майстер підстановок”, дані вибирають із списку, що розкривається. Для зручності введення, користувач може змінювати макет таблиці на екрані, варіюючи його елементи (висоту рядка, ширину стовпця, стиль шрифту, колір фону та символів тощо).

Для введення даних типу „Поле об'єкта OLE” необхід­но активізувати ділянку цього поля, клацанням правою кнопкою миші викликати контекстно-залежне меню, і активізувати команду „Вставка об’єкта”, внаслідок чого на екра­ні з'явиться однойменне діалогове вікно (рис. 11.3).

Рис. 11.3 Діалогове вікно „Вставка об’єкта”

У цьому вікні необхідно знайти і обрати потрібний об'­єкт (наприклад, фотографію праців­ника). Для іншої предметної галузі бази даних це може бути інший об'єкт.

Після того як необхідний файл знайдено, клацанням на кнопці „ОК” знову викликають діалогове вікно „Вставка об’єкта”, де відображається ім'я файлу й шлях до нього (рис. 11.5).

Рис. 11.4 Діалогове вікно „Огляд” Рис. 11.5. Вікно „Вставка об’єкта”

Якщо об'єкт необхідно витягнути з файлу, то потрібно увімкнути альтернативний перемикач „Створити з файлу”, клацнувши мишею на кнопці „Огляд...”, внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно „Огляд” (рис. 11.4), через яке і здійснюють пошук потрібного файлу.

Якщо перемикач „Зв'язок” у вікні зробити активним, то поле таблиці з типом OLE, пов'яжеться із зазначеним фай­лом, що дасть змогу автоматично відображати в таблиці зміни цього файлу.