Работа с запросами

Запрос - это объект Ms Access, с помощью которого из таблиц извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Запросы позволяют отсортировать записи (строки) в нужном порядке, выполнить вычисления с данными, подсчитывать итоговые значения.

Виды запросов: Запрос на выборку, Запрос с параметрами, Запрос на удаление записей, Запрос на добавление, Запрос на обновление записей, Запросы SQL, Запрос на объединение, Перекрестный запрос.

Запрос на выборку – самый распространенный вид запроса. Данные извлекаются из одной или нескольких таблиц. Результаты отображаются в виде таблицы, в которой разрешено изменение записей (при некоторых ограничениях). Кроме того, запросы на выборку используются для группировки записей, вычисления сумм, средних значений, и так далее.

Создание с помощью мастера простого запроса на выборку:

-в окне БД выберите Запросы → «Создание запроса с помощью мастера»;

- выберите поля, которые нужно поместить в запрос →OK;

- выполняйте инструкции Мастера.

Если созданный мастером запрос не полностью соответствует задуманному, измените запрос в режиме конструктора.

Создание запроса на выборку без помощи мастера:

- в окне БД выберите вкладку Запросы → «Создание запроса в режиме конструктора»;

- в окне «Добавление таблицы»

выделите имена объектов, добавляемых в запрос и нажмите кнопку Добавить → Закрыть;

- после добавления таблиц появляется окно:

в верхней части – список таблиц и их полей;

в нижней – добавленные поля, которые будут отображаться в запросе.

- добавьте поля в запрос. Это можно сделать одним из способов:

1. подведите мышь к нужному полю в таблице, захватите его, и перетащите в список полей запроса;

2. поместите мышь к нужному полю в таблице и выполните двойной щелчок мышью;

3. щелкните на ячейке строки «Поле» и выберите из раскрывающего списка нужное поле.

- введите имя поля в ячейку строки «Поле» (для удаления поля из запроса выделите поле и нажмите клавишу DEL);

- ведите в запрос условия отбора, задайте порядок сортировки, создайте итоговые поля;

- нажмите , чтобы просмотреть результаты запроса;

- для сохранения нажмите , введите имя запроса, затем OK.

Ввод условия отбора в запрос:

- в режиме конструктора запроса выберите ячейку строки "Условие отбора" в столбце поля, для которого задается условие отбора;

- введите выражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений (для того, чтобы открыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условия отбора, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Построить).

Сортировка записей в бланке запроса или расширенного фильтра:

- откройте запрос в режиме конструктора;

- чтобы провести сортировку по нескольким полям, разместите поля в бланке в порядке выполнения сортировки (Access начинает сортировку с самого левого поля в строке "Сортировка", затем переходит к следующему, расположенному справа от него, и так далее…: например, чтобы выполнить сортировку сначала по полю "Фамилия", а затем по полю "Имя", поле "Фамилия" должно стоять в бланке слева от поля "Имя");

- в строке "Сортировка" для поля, по которому следует провести сортировку, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужное значение.