Краткие теоретические сведения

Лабораторная работа № 4

«Средства для работы с базами данных в электронных таблицах»

Цель работы: изучение возможностей создания баз данных в MS Excel

Краткие теоретические сведения

База данных - такой способ организации данных для хранения большого объема информации (например, библиотечный каталог, телефонный справочник, экзаменационная ведомость), что найти нужную информацию можно легко и быстро.

Информационная система имеет в своем составе:

− базу данных (БД);

− систему управления базой данных (СУБД).

В терминологии MS Excel база данных - набор записей, т.е. список. Фрагмент списка экзаменационной ведомости студентов нескольких специальностей и разных форм обучения, сдающих экзамен по информатике, приведен в табл. 1.

Таблица 1

Каждый столбец представляет определенную однородную категорию информации- поле в терминологии БД.

Фамилия, шифр, факультет, специальность, форма обучения, экзаменационная оценка - отдельные типы данных.

Каждая строка, называемаязаписью, - набор данных об одном студенте или другом единичном элементе. Все записи, включенные в один файл, составляют файл базы данных (в Ехсеl -список). Список Ехсеl содержит 256 полей и 65535 записей.

Ехсеl функционирует как ПЛОСКАЯ база данных, работающая в каждый момент времени только с одним списком. Для создания базы данных обеспечивающей одновременный доступ к данным из нескольких списков (таблиц), следует воспользоваться другим пакетом программ - системой управления базами данных (СУБД), например MS Ассеss.

Имея базу данных (см. табл.1), можно ставить, например, следующие задачи:

сортировка списков по факультетам, по фамилиям студентов, по специальностям, отбор сведений о студентах, получивших неудовлетворительные оценки и т.д.

Упрощают работу со списками диалоговые командыФормы данных, Сортировка, Фильтр, Итоги.