Мастер отчетов

Работа с мастером отчетов очень похожа на работу с мастером форм. В качестве примера создания отчета с помощью мастера создадим отчет о продажах товаров, содержащий фамилию, имя и отчество покупателя, наименование, цену и единицу измерения товара, количество, проданного товара и дату продажи. Для создания отчета необходимо:

1. Перейти на закладку «Отчеты» и выполнить команду «Создать».

2. В появившемся окне диалога «Новый отчет» выбрать инструмент «Мастер отчетов» и нажать на кнопку «ОК».

3. В окне диалога «Создание отчетов» (рис.6.3) раскрыть список Таблицы/запросы и, последовательно выбирая из списка таблицы «Покупатели», «Товары» и «Продажи», отобрать в список «Выбранные поля» поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Товар», «Цена», «Ед_измерения», «Количество» и «Дата».

4. На следующем шаге работы мастера отчетов надо будет выбрать главную таблицу отчета (рис.6.4). В нашем случае главной таблицей может быть или таблица «Покупатели», или «Товары». Выберем в качестве главной таблицы таблицу «Товары». Для каждого записи из главной таблицы данные из таблицы «Продажи» (а также и из таблицы «Покупатели») будут группированы. Если создается одно табличный отчет, то этого шаге не будет.

На этом шаге можно задать группировку данных (рис.6.5). Если создается много табличный отчет, то в дополнение в уже существующей группировке. Если в отчете используется группировка по нескольким полям, то на этом шаге можно задать иерархию группировок. В нашем примере зададим группировку по дате и группировку по дате сделаем группировкой первого уровня.

На следующем шаге можно выбрать каким образом будут сортироваться данные в отчете (рис.6.6). Для этих целей в окне диалога есть четыре поля для выбора названий полей, по которым данные в отчете должны быть отсортированы. В нашем примере зададим сортировку по фамилиям, именам и отчествам покупателей. Кроме того, в этом окне есть кнопка «Итоги», которая позволяет сформировать в отчете итоговые поля. После нажатия этой кнопки появится окно диалога, в котором будет список числовых полей и операций для подведения итогов: суммирование, среднее значение, максимальное и минимальное значения.

Далее можно выбрать макет отчета и ориентацию бумаги (рис.6.7). Макет определяет положение полей в отчете. В окне диалога приведен список шести различных макетов отчета. В окне рядом со списком макет схематически отображается выбранных макет.

На этом шаге работы мастера отчетов надо выбрать стиль отчета (рис.6.7). Здесь также есть список из шести стилей и окно, в котором отображается оформление отчета выбранным стилем.

На последнем шаге работы мастера создания отчетов необходимо ввести имя отчета, под которым он будет храниться в БД.

Созданный отчет представлен на рис.6.9. Если отчет, созданный с помощью мастера отчетов, не полностью удовлетворяет требованиям разработчика базы данных, то его можно отредактировать с помощью конструктора отчетов.