Отчеты.

Рассмотренные в предыдущем разделе формы предназначены для ввода информации в таблицы и ее вывода из таблиц на экран. Однако Microsoft Accessпредоставляет возможность вывести информацию из таблиц на бумагу (принтер), файл или на экран. Возможность вывода твердой копии любых данных из БД является еще одним достоинством СУБД. Для вывода информации из таблиц баз данных на бумагу (конечно, любой отчет можно всегда вывести на экран) используются отчеты. Для создания отчетов, также как и для других объектов БД, существует ряд инструментов.

Существует табличный отчет и отчет в свободной форме. табличный отчет представляет напечатанную таблицу с данными упорядоченными по столбцам и строкам. Каждый столбец отчета содержит поле из исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой часть полей записи или всю запись полностью. Однако на практике такое представление данных не всегда удобно. Отчеты в сводной форме позволяют создавать отчеты с произвольным расположением полей таблицы на бумаге. Стандартные форматы Microsoft Access для создания отчетов в свободной форме позволяют располагать поля исходной таблицы вертикально, но с помощью конструктора отчетов всегда можно изменить местоположение полей.

Прежде чем приступить к созданию отчета, необходимо спроектировать его, т.е. определить для чего создается этот отчет и зачем он нужен, какая информация и из каких таблиц должна быть представлена в отчете, как должны располагаться поля данного отчета, как должны быть группированы данные в отчете.