Запрос обновления

Запрос обновления позволяет изменить значения выбранного поля во всех записях, удовлетворяющих определенному условию. Предположим, что цена на конфеты всех сортов повысились на 20%. Операцию изменения цен можно выполнить с помощью запроса обновления. Для этого необходимо:

1. С помощью кнопки «Создать» открыть окно конструктора запросов.

2. Выбрать таблицу «Товары».

3. Командой «Обновление» из меню «Запрос» выбрать тип запроса. В бланке запроса должна появиться строка «Обновление:».

4. Поместить в бланк запроса поле «Цена».

5. В строке «Обновление:» первого столбца ввести формулу для изменения цены товара [Товары]![Цена] * 1.2. Формулу можно написать, используя построитель выражений.

6. Поместить во второй столбец бланка запроса поле «Товар».

7. В строке «Условие отбора:» второго столбца написать условие «Конфеты*».

8. Сохранить созданный запрос (например, под именем «Повышение цен на конфеты»).

Запрос на обновление тоже по-другому отображается в списке запросов: рядом с именем запроса стоит карандашик с восклицательным знаком. При запуске запроса также дважды выдаются сообщения и для выполнения запроса надо в обоих окнах диалога выбирать кнопку «Да».

Однако надо отметить, что после использования данного запроса на обновление запросы, в которых вычисляются стоимость товаров, будут выдавать стоимость конфет по новой цене независимо от даты продажи, что вообщем-то неправильно. Это связано с тем, что данной БД не предусмотрено возможности изменения цен с правильным отображением стоимости ранее проданных товаров, т.е. цены в ней изменять можно, но при этом нарушаются информация о ранее проданных товарах. Это к вопросу о правильности проектирования таблиц БД. Таким образом, если в рассматриваемой нами БД должна быть предусмотрена возможность изменения цен на товары, то структура таблиц в ней должна быть другой.

Формы

Содержимое таблиц в Microsoft Access можно просматривать в режиме просмотра таблиц, но этот режим обычно не удобен для просмотра и заполнения таблиц. Часто бывает необходимо просмотреть не все поля записи, а только часть. Кроме того, часто бывает необходимо представить поля таблицы в виде стандартного бланка, например, при работе с бухгалтерскими документами и т.д. Формы как раз и позволяют представить данные, хранящиеся в таблицах в удобном для заполнения и просмотра виде. Форма мощный, удобный и гибкий инструмент представления информации.

Для работы с формами в окне БД есть специальная закладка «Формы». Также как и при создании запросов, в Microsoft Access существует несколько инструментов создания форм.