Простой запрос является удобным инструментом получения интересующей пользователя информации. Однако простой запрос не позволяет задавать условия выбора данных из таблиц или запросов.
С помощью мастера простых запросов можно отобрать из таблицы часть данных или из нескольких таблиц отобрать связанные данные. Для ознакомления с созданием простого запроса рассмотрим создание запроса, который из таблицы «Покупатели» отбирает фамилии, имена, отчества и номера телефонов покупателей.
Для этого необходимо:
1. Перейти на закладку «Запросы» в окне базы данных и нажать на кнопку «Создать».
2. После появления окна для выбора инструмента для создания запроса (рис.4.1) выбрать инструмент «Простой запрос».
3.
На следующем шаге в окне диалога «Создание простых запросов» надо в поле «Таблицы/запросы» выбрать таблицу «Покупатели».
4.
После этого в поле «Доступные поля» появится список полей выбранной таблицы. Используя первую кнопку, расположенную между полями «Доступные поля» и «Выбранные поля», надо выбрать из таблицы поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Телефон» (рис.4.2).
5. После нажатия кнопки «Далее» появится следующий шаг окна диалога «Создание простых запросов». На этом шаге надо ввести имя запроса, например, «Телефоны покупателей», установить переключатель «Дальнейшие действия» на опцию «Открытие результатов выполнения запроса» и нажать на кнопку «Готово».
6. В результате выполнения запроса откроется таблица, в которую будут отобраны только те поля из таблицы «Покупатели», которые были указаны в запросе.
Рассмотрим другой пример использования мастера запросов. В таблице «Продажи» хранятся сведения о продажах товаров покупателям, но в таблицы вместо фамилии и других данных о покупателе записан только его код и также о товаре. Просматривать такую таблицу очень неудобно. Создадим запрос для удобного просмотра сведений из таблицы «Продажи», т.е. по коду покупателя отберем из таблицы «Покупатели» поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество», по коду товара из таблицы «Товары» наименование товара, из таблицы «Продажи» данные о количестве купленного товара и дате продажи. Таким образом, в результате выполнения запроса должны быть отобраны следующие данные: фамилия, имя и отчество покупателя, наименование товара, количество и дата покупки. Результаты запроса в данном случае отбираются из нескольких таблиц, т.е. это многотабличный запрос и работа мастера запросов в данном случае будет немного отличаться от предыдущего варианта.
Для создания указанного запроса необходимо:
1. Перейти на закладку «Запросы» в окне базы данных и нажать на кнопку «Создать».
2.
После появления окна для выбора инструмента для создания запроса (рис.4.1) выбрать инструмент «Простой запрос».
3. На следующем шаге в окне диалога «Создание простых запросов» надо в поле «Таблицы/запросы» выбрать таблицу «Покупатели».
4. Поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество» этой таблицы выбрать в поле «Выбранные поля».
5. Выбрать таблицу «Товары» и выбрать поле «Товар».
6. Выбрать таблицу «Продажи» и выбрать поля «Количество» и «Дата». Окно создания запросов после выполнения этих операций будет иметь вид, представленный на рис.4.4.
7. После нажатия кнопки «Далее» откроется окно следующего шага мастера запросов (рис.4.5). В этом окне надо выбрать вид запроса. Запрос может быть подробным или итоговым. Отличие между этими запросами в том, что в итоговом отчете производятся какие-то операции (суммирование, определение среднего, минимального или максимального значения) над числовыми полями запроса и в результирующей таблице отображаются только результаты вычислений. В подробном запросе отображаются все данные.
8.
После выбора опции «Подробный» и задания имени запроса (Подробные данные о продажах) на следующем шаге будет создана новая таблица, содержащая все заданные в запросе поля (рис.4.6).
Надо отметить, что таблица «Продажи» связана с таблицами «Покупатели» и «Товары» через общие поля, поэтому из таблиц отбирается только связанные данные. Если бы таблицы были не связанны, то при отборе данных из различных таблиц были бы отобраны все возможные комбинации данных и количество записей в результирующей таблице было бы значительно больше.
