Создание таблиц импортированием данных

СУБД Microsoft Accessпозволяет создавать таблицы путем импортирования данных из других программ. В данном пособии рассмотрим импорт данных в Microsoft Access из Microsoft Excel.

Для импорта данных необходимо на закладке «Таблицы» выполнить команду «Создать» и выбрать продолжение «Импорт таблиц» (Рис. 2.5)

После команды «Импорт таблиц» откроется окно диалога «Импорт» (Рис.2.10). В этом окне необходимо выбрать тип документа, из которого будут импортироваться данные (поле «Тип файлов:»), открыть нужную папку и выбрать файл, из которого данные будут импортироваться. После выполнения этих настроек надо нажать на кнопку «Импорт».

Затем откроется окно следующего шага импорта данных (Рис.2.11). При импорте данных из Microsoft Excel на этом окне отображается список рабочих листов выбранной рабочей книги (файла). Здесь необходимо выбрать нужный лист рабочей книги. В нижней части окна диалога отображается содержимое выбранного рабочего листа. Переход на следующий шаг осуществляется нажатием кнопки «Далее».

После этого переходим на третий шаг импорта данных. На этом шаге в окне диалога вместо списка рабочих листов отображается переключатель «Первая строка содержит заголовки столбцов». Поставив галочку в переключателе рядом с данной надписью можно объявить первую строку таблицы строкой заголовка.

На четвертом шаге импорта данных надо выбрать в новую или существующую таблицу надо импортировать данные. Чтобы не было проблем с ранее заданными параметрами полей уже существующей таблицы, рекомендуется на данном шаге выбрать импорт в новую таблицу.

На следующем шаге предлагается описать каждое из полей импортируемой таблицы (Рис.2.12). На этом шаге можно задать является ли поле индексированным.

На следующем шестом шаге импорта можно определить ключ таблицы (Рис.2.13). Однако надо отметить, что можно определить только простой ключ. Если необходимо создать составной ключ, то нужно выбрать продолжение «Не создавать ключ» и создать ключ конструктором после импорта данных.

Выбор продолжения «Автоматически создавать ключ» добавляет в начало таблицы ключевое поле «Код» типа счетчик. Для создания простого ключа надо выбрать нужное поле из поля списка рядом с надписью «Определить следующий ключ».

На последнем шаге импорта данных надо задать название таблицы и нажать на кнопку «Готово». Здесь можно указать также имя уже существующей таблицы.

В созданной импортированием таблице типы данных будут установлены на основе данных содержащихся в исходной таблице. После импорта данных типы данных можно уточнить с помощью конструктора таблиц.