Создание таблиц в окне Конструктора предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы.
При выборе режима Создать/Конструктор появится окно конструктора таблицы, в верхней части которого задаются:
Имя поля – вводятся имена полей создаваемой таблицы, может содержать до 64 символов. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.
Тип данных нужно задать тип данных для каждого поля
Описание можно ввести описания полей
При работе с базами данных в среде Access доступны следующие девять типов полей:
¨ текстовый(до 255 байт) – применяется для полей, не участвующих в вычислениях и не подпадающих ни под один из перечисленных ниже типов.
¨ поле МЕМО(до 64кбайт) –используется, когда необходимо ввести свыше 255 символов, представляет собой нечто вроде небольшого текстового редактора и может содержать до 64 000 символов;
¨ числовой(1,2,4,8 байт) – применяется только в тех случаях, когда необходимо производить вычисления и не требуется, чтобы числа были отформатированы как денежная единица;
¨ дата/время(8 байт) – служит для ввода даты и времени. С его помощью над датами можно выполнять математические операции и вычислять, например, промежуток между двумя датами;
¨ денежный(8 байт) – является числовым типом с фиксированным числом разрядов после запятой и указанием денежной единицы (р. – рубль, $ – доллар);
¨ счётчик(4 байта) – применяется для автоматической нумерации записей. Их значения увеличиваются на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любым случайным числом (данное свойство можно задать в строке Новые значения – Последовательные или Случайные);
¨ логический (1 байт)– используется в случаях, когда поле принимает только два значения: Да или Нет, например: «Оплачено?», «Высшее образование?», «Прошёл собеседование?». Это поле будет снабжено флажком. Установленный флажок означает Да, сброшенный – Нет;
¨ поле объекта OLE (до 1 Гбайта)–используется для рисунков, звуковых файлов, графиков и т.п.
¨ мастер подстановок – служит для создания поля с возможностью выбора значения из полей в другой таблице. На самом деле это не отдельный тип поля, а способ ввода информации в таблицу.
СУБД Access позволяет для каждого поля базы данных задать ряд его свойств. Свойства полей определяют параметры ввода, отображения и хранения данных. Набор свойств поля зависит от его типа, и для описания разных типов полей используют различные свойства. Рассмотрим некоторые общие свойства полей:
¨ размер поля – устанавливается для текстовых и числовых полей. Для текстовых полей число символов в поле варьируется от 1 до 255 (по умолчанию – 50). Для числовых полей выбирается один из типов – Байт, Целое, Длинное целое, С плавающей точкой (4 байт), С плавающей точкой (8 байт), Код репликации;
¨ формат поля – определяет способ отображения информации на экране и при печати Символы для свойства Формат поля
& - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел.
@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;
< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;
> - преобразует все символы справа к верхнему регистру;
¨ число десятичных знаков – указывает число разрядов после запятой для числовых и денежных полей;
¨ новые значения – определяют выбор последовательных (1, 2, 3, ... и т. д.) или случайных значений для счетчика;
¨ маска ввода – для текстового, числового и денежного типов данных, а также для типа Дата/Время можно задать маску ввода, которую пользователь увидит на экране при вводе данных. Список шаблонов масок задан, шаблоны можно редактировать. Символ шаблона – это замещающий символ, появляющийся там, где будет вводиться текст. Символы, используемые для задания маски ввода:
0 – в данную позицию должна быть введена цифра (не допускается ввод знаков + и -, обязательный символ)
9 – в данную позицию может быть введена цифра или пробел (+, - нельзя). Если пользователь не занесет в эту позицию информацию, то MS Access ее пропустит.
# - в данную позицию может быть введена цифра, пробел, + или -. Если пользователь пропустит эту позицию, то MS Access занесет в нее пробел.;
¨ подпись – указывает текст, который выводится в строке заголовка в режиме формы и отчёта;
¨ значение по умолчанию – определяет данные, автоматически появляющиеся в поле, если не вводится иная информация (кроме полей типа счетчик, МЕМО, объект OLE);
¨ условие на значение – задает выражение, которое при вводе или редактировании должно быть истинным.
Например,
>0 - для проверки ввода положительных чисел,
>0 and <1000 - число больше 0 и меньше 1000
between #01.01.00# and #01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001
>#01.01.00# and <#01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001
between # 01.01.00# and date() - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до текущей даты;
¨ сообщение об ошибке – появляется в случае, когда информация в поле не отвечает условию, заданному в предыдущем свойстве;
¨ обязательное поле – если в данном поле не может быть 0 или NULL, то выбрать ДА;
¨ пустые строки - определяет, необходимо ли вводить в данное поле значение или можно оставить поле пустым.
Чтобы предусмотреть при создании таблицы способ заполнения какого-либо поля путем выбора соответствующей записи из списка значений ключевого поля другой таблицы нужно нажать на имя этого поля и в Свойства поля, вкладка Подстановка выбрать:
– в строке Тип элемента управления - поле со списком;
– источник строк – название таблицы, из которой будут взяты значения.
Импорт таблиц, Связь с таблицами – дают возможность создавать таблицы из готовых баз данных, используемых другими программами.
Отношение между таблицами одной базы данных. Понятие схемы данных и целостности данных
В реляционной базе данных очень важным является понятие связи между таблицами. Связь (relationship) — это логическое отношение между объектами, представленными таблицами. Связь между записями двух таблиц основана обычно на совпадении значений атрибутов, по которым эта связь устанавливается.
Связи между таблицами удобнее всего делать на схеме данных (Сервис->Схема данных или на ПИ нажать пиктограмму (Схема данных)). В диалоговом окне Добавление таблицы, добавить связываемые таблицы.
Тип отношений в создаваемой связи Access определяет самостоятельно, он зависит от связываемых полей:
· Отношение один-ко-многим создается когда только одно из полей является ключевым или уникального индекса.
· Отношение один-к-одному – когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
· Отношение многие-ко-многим являются двумя отношениями один-ко-многим с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа других таблиц.
Если соединить не ключевые и не индексные поля, то создается неопределенное отношение, условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.
При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда ключевое поле является полем типа Счетчик. Поле счетчика связывается с числовым полем, если значения свойства Размер поля обеих полей совпадают, например имеют значение Длинное целое.
Свойства связи:
- Обеспечение целостности данных. После добавления этого свойства (щелкнуть по флажку) Access сделает невозможным запись в подчинённую таблицу такого значения общего поля, которого нет в главной таблице.
- Каскадное обновление связанных полей.Если выбрать эту опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в главной таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах.
- Каскадное удаление связанных полей. Удаление одной из записей в главной таблице приведет к удалению тех записей в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа. Например, если из таблицы Студенты удалить запись об одном из студентов, то записи о результатах сданных им экзаменов будут удалены автоматически.
(Схема данных)). В диалоговом окне Добавление таблицы, добавить связываемые таблицы.