И ответственности

Для привлечения сотрудников к принятию решений руководители должны уметь делегировать полномочия.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы предприятия для достижения её целей.

Делегирование – это передача части полномочий и задач лицу (лицам), принимающему на себя ответственность за их выполнение.

Управленческие полномочия являются основой, на которой базируется власть менеджера, стиль управления, роль и место, занимаемое им в делах предприятия. Полномочия определяются и зависят от организационной и управленческой структуры предприятия, стратегии, коммуникаций, организационной культуры и других обстоятельств. Полномочия подразделяются на линейные и аппаратные (рис. 24).

Р и с. 24. Основные виды полномочий

Линейные полномочия – это права и ответственность, передаваемые непосредственно от начальника подчиненному. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать решения без согласования с вышестоящим руководством в пределах, установленных организацией или законом.

Аппаратные (штабные) полномочия – полномочия штабного аппарата, в обязанности которого входят: консультирование линейных руководителей, подбор кадров, связи с общественностью, формирование исследовательских групп, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение и т.д. Эти полномочия называют еще полномочиями обслуживающего аппарата.

Права – совокупность установленных законом, нормативами и инструкциями компетенций конкретного руководителя действовать в отношении сотрудников, а также распоряжаться материально-вещественными и финансовыми ресурсами, технологиями и т.д.

Обязанность – определенный круг действий, возложенных на руководителя или исполнителя и безусловных для выполнения.

В полномочия менеджеров высшего звена управления (директора, вице-президенты фирмы и т.д.) входят: разработка вопросов по организационному устройству компании, формирование кадрового состава, разработка процедуры составления финансового плана, подготовка бюджета и контроль за его выполнением, анализ финансовой деятельности служб, планирование и контроль.

В полномочия руководителей среднего звена управления (заместители директора, управляющие отделами, начальники подразделений) входят: планирование, разработка целевых программ, производство и сбыт, обеспечение информационных потоков, текущий контроль, работа с кадрами, формирование технологической базы и т.д.

К полномочиям менеджеров низшего звена управления (начальники цехов, мастера, бригадиры) относятся: организация работы на своих участках и контроль за её выполнением, учет результатов работы, обеспечение материалами, инструментами, технической документацией и т.д.

Полномочия непосредственных исполнителей (работников, результатом деятельности которых является произведенный продукт или услуга) определяются квалификацией. Например, управлять автомобилем имеет право только специалист соответствующей квалификации и здесь передача полномочий недопустима.

Делегирование полномочий вызвано внутрипроизводственным разделением труда и эффективным расходованием рабочего времени. Менеджер не в состоянии охватить все текущие, срочные и сверхсрочные дела. Для ускоренного анализа дел и задач, требующих решения по степени срочности и важности, можно использовать принцип Д.Эйзенхауэра (рис. 25).

Р и с. 25. Принцип Эйзенхауэра

Делегирование может носить разовый характер или быть длительным (генеральным). В процессе делегирования менеджер передает подчиненному не только саму работу, но и функциональную ответственность за её выполнение. Управленческая ответственность остается при этом за менеджером.

Какие функции можно делегировать? Рутинную работу, отнимающую много времени; решение частных вопросов; подготовительную работу (составление проектов, предложений); работу, требующую специальных профессиональных знаний; среднесрочные и долгосрочные задачи; участие в заседаниях, где присутствие самого менеджера необязательно.

Делегировать нельзя: определение стратегических направлений развития; принятие устава и внесение в него изменений; мотивацию сотрудников; утверждение документов и издание приказов; задачи особой важности; задачи высокой степени риска; увольнение сотрудников; принятие решений о ликвидации структурных подразделений; срочные дела, не оставляющие времени на объяснение и проверку исполнения.

Делегировать работу можно только сотрудникам, которые находятся в непосредственном подчинении менеджера, или сервисным службам внутреннего характера.

Общих правил делегирования не существует, однако можно выделить ряд критериев «правильного» делегирования работы:

§ при делегирование необходимо учитывать способности и возможности сотрудников;

§ работу делегируют заблаговременно;

§ работу делегируют целиком, а не по частям;

§ одну и ту же работу нельзя делегировать разным людям;

§ не вмешиваться в ход работы без необходимости;

§ контроль за итогами.

Остерегайтесь «обезьян»! – гласит одно из правил делегирования. Каждый сотрудник, входящий в ваш кабинет, приводит с собой толпу «обезьян» - большие и маленькие проблемы, которые он хочет с вами обсудить. В действительности он хочет только одного – пересадить «обезьян» со своих плеч на ваши, чтобы вместо него с ними мучались вы. Остерегайтесь этого! Следите за тем, чтобы каждый входящий получал своих «обезьян» назад. Или вас прельщает роль привратника обезьянника?

[В. Зигерт, Л. Ланг. Руководить без конфликтов. М.: Экономика. 1990]