Замечание

Если потребуется отменить добавление поля группировки, нажмите кнопку "<" или дважды щелкните по названию этого поля (выделенному жирным шрифтом) в области диалогового окна с эскизом отчета.

8. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals). Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д.

9. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку «ОК». Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов (рис. 7.5) нажмите кнопку «Далее» (Next).

Рис. 7.5. Четвертое диалоговое окно Мастера отчетов

10. Access позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям. По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

11. Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите на кнопку «Итоги» (Summary Options). В появившемся диалоговом окне Итоги (Summary Options), изображенном на рис. 7.6, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку «ОК».

Рис. 7.6. Диалоговое окно Итоги

12. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 7.7. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная (Landscape). Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next) .

Рис. 7.7. Пятое диалоговое окно Мастера отчетов

13. В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 7.8). Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.