Условия отбора записей

Для вывода списка клиентов, находящихся в определенном городе, необходимо ввести условие отбора записей. Щелкните мышью в строке Условие отбора в столбце требуемого поля и введите подходящее значение. Например, для вывода списка клиентов в Москве щелкните мышью в строке Условия отбора в столбце Город и введите Москва. Условия действуют в запросах так же, как и в фильтрах. Ниже в сжатой форме приведены основные моменты работы с условиями:

· Введите конкретное значение, с которым поле будет сравниваться на равенство. Для сравнения используйте операторы (< , >, <=, >=, <>).

· В составных условиях используйте операторы AND и OR («и» и «или»).

· Для выявления пустых полей используйте оператор Is Null, для выявления непустых – Is Not Null.

· Чтобы указать, что значение поля должно включаться в некий набор значений, используйте оператор In.

· Для проверки вхождения в интервал значений используйте конструкцию BETWEEN … AND.

· Условия для различных полей обрабатываются совместно по AND (логическое И).

· Для создания совместной обработки условий (по одному или нескольким полям) по OR (логическое ИЛИ) располагайте их в различных строках.

Из окна конструктора можно выполнить запрос с помощью кнопок Запуск (Run Query) или представления запроса (Query View). Наш пример выводит список записей, состоящих из имени, города и телефонного номера клиентов в Москве. Для возвращения в конструктор запросов еще раз нажмите кнопку Представление запроса. Используйте ее всякий раз, когда потребуется переключиться из режима конструктора запросов в режим просмотра таблицы. (Для изменения существующего запроса выберите его на вкладке Запросы окна базы данных и щелкните на кнопке Конструктор.)

Представление запроса Запуск

Теперь рассмотрим строку Вывод на экран (Show). При установленном флажке в соответствующем столбце поле будет присутствовать в выборке, создаваемой запросом. Так как все отобранные клиенты живут в Москве, нет никакого смысла помещать в набор данных название города, но при этом удалять его нельзя, так как оно необходимо для задания условия отбора. Чтобы использовать поле только для отбора записей и не помещать в готовую выборку, сбросьте флажок в строке Вывод на экран для данного поля. После выполнения запроса вы увидите, что поле Город отсутствует в наборе данных, но, тем не менее, используется в запросе для сужения получаемого списка.

При открытии запроса Access, тем не менее, удалит все ссылки на поля, у которых сброшен флажок Вывод на экран и которые не используются для сортировки, задания условия или параметра. Если они используются, то Access переместит их в конец списка после выводимых полей.

Если вы создали запрос, который использовался нами для примера, сохраните его в базе данных: выберите в меню Файл команду Сохранить, введите имяКлиенты в Москве и щелкните на кнопке «OK».