Основным элементом базы данных MS Access является таблица. Она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о работнике предприятия может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.
При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо определить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В MS Access можно выбрать любой из основных типов данных:
Тип данных
Описание
Текстовый (используется по умолчанию)
Текст или числа, не требующие проведения расчетов (до 255 знаков)
Числовой
Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время
Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO
Для хранения комментариев (до 65535 символов)
Счетчик
Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи
Логический
Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE
Объект (например, таблица Excel, документ Word, рисунок или другие данные), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка
Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки.
Мастер подстановок
Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
При использовании числового типа данных в поле таблицы, MS Access позволяет задать подтип числового типа. Свойство Размер поля определяет длину текстовых данных или подтип числового типа данных. Для текстового поля можно ввести число символов, которое можно ввести в поле, а для числового типа данных подтип выбирается в раскрывающемся списке.
Подтипы числового типа данных:
Подтип
Описание
Дробная часть
Байт
Числа от 0 до 255
Отсутствует
Целое
Числа от –32768 до 32767
Отсутствует
Длинное целое
Числа от –2147483648 до 2147483647
Отсутствует
С плавающей точкой (4 байта)
Числа от –3.402823Е38 до 3.402823Е38
7 знаков
С плавающей точкой (8 байт)
Числа от –0.79769313486232Е308 до 0.79769313486232Е308
15 знаков
Денежный
Числа от -922337203685447.5808 до 922337203685447.5808
4 знака
Форматы отображения данных:
Тип данных
Формат
Результат применения
Числовой
Основной
Денежный
Фиксированный
С разделителями разрядов
Процентный
Экспоненциальный
"Да" или "Нет"
"Истина" или "Ложь"
"Вкл" или "Выкл"
–1 или 0
В MS Access существует три основных способа создания пустой таблицы:
· Режим конструктора позволяет создать структуру таблицы, определяя такие параметры таблицы как имена и тип полей, а также свойства полей;
· Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты;
· Режим таблицы позволяет вводить данные непосредственно в пустую таблицу. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только режим конструктора позволяет сразу задать нужную структуру таблицы, поэтому далее рассмотрим работу в конструкторе.
