ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Цель любой информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных (БД) - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это можно только в том случае, когда данные структурированы.

Структурирование– это введение соглашений о способах представления данных.

Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария - системы управления базами данных.

База данных (БД) - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования, т.е. управления данными, хранимыми в базе.

Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл (таблица).

Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту.

Для описания поля используются следующие характеристики:

· имя - например, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

· тип - например, текстовый, числовой, календарный;

· длина - будет определяться максимально возможным количеством символов, которые можно ввести в поле данного типа;

· точность - используется для числовых данных, например, два десятичных знака для отображения дробной части числа.

Запись - совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одной структуры.

Реляционная модель данных(от англ. relation - отношение) - форма организации данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

· каждый элемент таблицы - один элемент данных;

· все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;

· каждый столбец имеет уникальное имя;

· одинаковые строки в таблице отсутствуют;

· порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Например, реляционной таблицей можно представить информацию о студентах, обучающихся в вузе:

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ. В показанном примере ключевым полем таблицы является "N личного дела".

Microsoft Access – это мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, которая может применяться в различных областях деятельности человека:

· в малом бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, о деловых контактах);

· в работе по контракту (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений);

· в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации);

· в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.).

К числу наиболее мощных средств MS Access относятся автоматизированные средства разработки – мастера, которые можно использовать для создания различных объектов: таблиц, запросов, форм и отчетов. В MS Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большинство приложений можно создать, не написав ни единой строки программного кода. Однако при необходимости построения действительно сложного приложения можно использовать язык программирования – Visual Basic для приложений.

Все объекты базы данных MS Access, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы, хранятся в едином дисковом файле с расширением mdb.