Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office и в настоящее время является самой популярной настольной СУБД. Среди программ этого пакета Access всегда стояла особняком, потому что в отличие от других программ применение Access в домашних условиях найти сложно, а по своим возможностям и сложности интерфейса Access ближе к профессиональным, а не к домашним программам.
Но современная жизнь немыслима без систем обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения и именно СУБД позволяют извлекать из большого массива информации нужные данные и в нужном виде. Без собственной базы данных сегодня не обходится ни одна корпорация, ни одно учебное заведение или госучреждение и умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, важнейшей функцией которого является хранение информации.
Успех СУБД Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Для домашнего пользователя будет достаточно простой БД с двумя-тремя связанными таблицами, в рамках офиса или предприятия функционируют базы с десятками или сотнями таблиц.
СУБД Access не только имеет удобный интерфейс и понятные инструменты, но и дает возможность создавать достаточно сложные структуры данных с расширенными возможностями. Кроме того СУБД Access может работать с файлами СУБД Paradox, dBASE, FoxPro. Это значит, что Access и Paradox, например, могут иметь одновременный многопользовательский доступ к одним и тем же разделяемым файлам.
СУБД Access работает с БД реляционной модели с использованием технологии «клиент-сервер». Аналогично другим SQL-базам данных СУБД Access для каждой базы данных использует один файл, содержащий множество таблиц и других объектов БД. Однако это не значит, что она является сервером базы данных. В многопользовательской системе каждый клиент Access должен сам извлекать записи из разделяемого хранилища и обрабатывать их на своем компьютере.
К достоинствам СУБД Access следует отнести и гибкость. Почти все сложные операции в Access выполняются с помощью мастеров. Можно даже без труда создавать простые программы. Для более сложных программ можно использовать язык программирования Visual Basic for Applications (VBA). Поддержка структурированного языка запросов SQL (Structured Query Language) дает возможность писать программный код, непосредственно взаимодействующий с удаленной базой данных. Средство проектирования запросов (QBE-запрос по образцу) обеспечивает простой способ генерации кода в виде SQL.
Перечислим основные достоинства и недостатки СУБД Access.
Достоинства:
· является самой быстрой из существующих СУБД этого класса;
· вобрала в себя многие возможности СУБД «клиент-сервер»: системная информация хранится в специальных таблицах, страничная организация хранения, существует система защиты от несанкционированного доступа;
· для хранения данных имеет собственную уникальную структуру хранения всех объектов в одном MDB-файле;
· являясь частью Microsoft Office, имеет схожий интерфейс и возможность обмена данными с другими программами пакета;
· предлагает набор мастеров, упрощающих создание приложений и баз данных;
· предлагает способ автоматизации работы с БД посредством макросов;
· предлагает мощный язык разработки программ Visual Basic for Applications (VBA), переносимых между приложениями Microsoft;
· поддерживает целостность данных (ограничения доступа к данным, первичный ключ, каскадное обновление данных);
· имеет архивариус – мастер, который создает словарь данных;
· предоставляет инструментальный комплект разработчика Developer’s Toolkit для создания отчуждаемых приложений.
Недостатки:
· требует больших объемов оперативной памяти (ее нехватка может снизить производительность);
· медленная работа в среде интерпретатора.
СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса – Конструктор форм. Для получения распечаток используются конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. В случае недостатка визуальных средств, пользователи могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.
