Создание отчета с помощью Мастера

1. Откройте вкладку Отчеты – Создать – Мастер отчетов.

2. В нижнем поле выберите в качестве источника данных таблицу или запрос – ОК;

3. Двойным щелчком выберите поля для отчета – Далее;

4. Выберите вид макета для отчета – Далее;

5. Выберите стиль оформления – Готово;

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере.

5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.

6. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

Рассмотрим примеры баз данных, построения запросов к ним, создание форм и отчетов.

Пример №1.

База данных состоит из одной таблицы, содержащей данные по группе студентов.

ФИО	Математика	Информатика	История	Год_рождения	Место_жительства
Алешин А.А.					Сухой Лог
Артемьев М.И.	недопуск				Камышлов
Иванов И.И.	недопуск	недопуск			Екатеринбург
Илюхин А.О.					Первоуральск
Мишин А.П					Екатеринбург
Петров А.М.					Екатеринбург
Сиророва Е.К.					Первоуральск
Шитова В.Л.					Сухой Лог

Таблица 3

Рекомендации по созданию таблицы:

1. создавать в режиме Конструктора

2. Проанализировать данные:

a. столбец «Математика» содержит ограниченный набор элементов. Для ускорения ввода и избежания ошибок ввода этот столбец следует заполнять с использованием Мастера подстановок., дающего возможность выбора из фиксированного набора данных. Аналогично столбцы «Информатика» и «История».

b. столбец «Год_рождения» содержит числа в интервале между 1985 годом и 2000. Воспользуемся свойством поля «Условие на значение». С учетом правил написания операторов выражение в строке свойств «Условие на значение» поля примет вид: Between 1985 And 2000 .

c. ввести данные.