Создание поля подстановки

Поле подстановкипредназначено для упрощения ввода данных.

Поле подстановки позволяет выбрать информацию из другого поля раннее созданной таблицы, что ускоряет процесс ввода и гарантирует правильность написания данных или создать заранее определенный набор данных, вводимых в конкретное поле.

Поле подстановок можно создать, используя Мастера подстановок. Для этого:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора

2. В столбце «Тип данных» поля, где будет сделана подстановка, в раскрывающемся списке выбрать «Мастер подстановок»

3. Мастер создает столбец подстановки, в котором отображается список значений для выбора. Столбец может быть

3.1. из раннее созданной таблицы или запроса (рис.2)

3.2. набор фиксированных значений (рис.3).

В первом случае необходимо выбрать объект, из которого делаем подстановку столбца (таблица или запрос). Во втором случае ввести с клавиатуры набор

данных, элемент только из этого набора сможет присутствовать в новом столбце.

Рисунок 2 Рисунок 3

Связи между таблицами

Связь соединяет таблицы. Используя связь, создаются запросы, получающие данные из двух или большего числа таблиц. Связи объединяют относящиеся друг к другу данные из разных таблиц.

Имеется три типа связей (отношений):

· один-к-одному, при котором каждой записи в таблице сопоставляется ровно одна запись в связанной таблице. Встречается редко, поскольку в таком случае данные обычно хранятся в одной таблице. Однако иногда разумно применять отношение один-к-одному между двумя таблицами; например, в одной таблице вы храните общедоступную информацию о сотрудниках (имя, отдел, начальник), а в связанной таблице, доступ к которой ограничен частную информацию, такую как адрес, телефон и жалованье.

· один-ко-многим встречается чаще других. При отношении один-ко-многим таблица, находящаяся на стороне отношения «один» называется главной (адресуемой) таблицей. Таблица на стороне отношения «многие» называется внешней (адресующей).

· многие-ко-многим также встречается достаточно часто. Каждая из таблиц может иметь несколько значений в другой таблице.

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группой взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами применяют специальное окно Схема данных.

Окно Схема данных открывают щелчком на кнопке

на панели инструментов или выполнить команды: Сервис; Схема данных. При этом:

§ Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

§ Если связи между таблицы уже были заданы, что для введения в схему данных новой таблицы надо: щелкнуть п.к. на схеме данных ‑ Добавить таблицу.

§ Введя в схему данных все необходимые таблицы, установим связь между полями путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

§ После перетаскивания открывается окно диалога Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

§ Флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

§ Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.